Description du poste

1°) Mission

Assurer l’assistanat de direction de la Holding AVOS et du Président du Conseil d’Administration.

2°) Principales activités

 Secrétariat :

o Recevoir, filtrer et transmettre les appels téléphoniques ;
o Garantir la qualité de l’accueil physique et téléphonique des clients internes et externes en assurant une haute qualité de service ;
o Organiser le planning des Directeurs et Responsables de la holding et gérer leurs déplacements et notes de frais ;
o Planifier et organiser les réunions en interne et en externe ;
o Effectuer la relecture et correction de documents ainsi que la rédaction et/ou mise en forme de discours ;
o Assurer l’ouverture, l’enregistrement et la diffusion du courrier ;
o Assurer l’acheminement de l’ensemble des envois des documents par le Coursier/Chauffeur ;
o Garantir l’excellent archivage physique et dématérialisé des documents importants et des courriers ;
o Traduire et rédiger des emails anglais/français ;
o Procéder à la recherche de prestataires de services ;
o Procéder à la veille concurrentielle et à la revue de presse.

 Administration :

o Rédiger des supports de communication sur directives générales : rapport, compte rendu de réunion, note d’information, courrier...) et en assurer la transmission ;
o Créer et mettre en forme les supports de présentation des documents à la demande des employés de la holding (PowerPoint, Excel etc.) ;
o Constituer les dossiers dans le cadre du Conseil d’administration et du Comité Exécutif en collectant, compilant les documents nécessaires et planifier en lien avec les intervenants les sujets à mettre à l’ordre du jour et suivre l’état d’avancement ;
o Coordonner le journal interne du Groupe en lien avec les relais en filiale et avec l’agence de communication et en assurer la qualité tant sur le contenu que sur la forme et ce, dans le respect des dates de parution ;
o Suivre le stock de matériel de bureau, gérer les commandes et préparer les livraisons ;
o Gérer la caisse et réceptionner, enregistrer et déposer des chèques ;
o Établir les factures fournisseurs et clients (paiement par chèques et espèces) et suivi leur paiement ;
o Etre le lien entre le cabinet comptable pour la gestion administrative du personnel (paiement des impôts, déclarations CNPS etc.) ;
o Établir et enregistrer des contrats de bail et leurs documents d’état des lieux.

NB : Cette liste des activités n’est ni exhaustive, ni limitative et pourra évoluer selon les besoins du service et de l’entreprise.

Profil du poste

6°) Exigences de la fonction

Formation initiale Bac +3 – Licence, DUT Communication ou Bac +4 – Maîtrise Administration/Gestion

Expérience 5 ans dans une fonction similaire

Connaissances Maîtrise de l'ANGLAIS

Compétences
Qualité d’organisation, Capacité d’écoute, Gestion du stress, Rigueur /
Discipline, Disponibilité, Aisance relationnelle, Discrétion, Sens de communication, Créativité /
Innovation, Qualités rédactionnelle

Dossiers de candidature

Envoyer en précisant dans l'objet: ASSISTANTE DE DIRECTION HOLDING
CV + LM
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