PROGRAMME DE DECENTRALISATION DES UNIVERSITES
recrute
SECRÉTAIRE
Description du poste
Sous la responsabilité et la supervision directe du Responsable des Affaires Administratives et financières du PDU, le ou la Secrétaire sera engagé(e) en qualité d’appui administratif au Projet et aux autres membres de l’équipe.
Le ou la Secrétaire aura les principales responsabilités suivantes :
- Recevoir et trier le courrier ordinaire transmis ;
- Enregistrer le courrier ordinaire (arrivé et départ) ;
- Recevoir et trier le courrier électronique (E-mail) ;
- Trier, diffuser et transférer les mails aux personnes concernées ;
- Préparer les réponses aux demandes de renseignements, le cas échéant ;
- Transmettre les propositions de réponse ;
- Rédiger les correspondances du service et en assurer le suivi ;
- Veiller à l’actualisation des coordonnées des partenaires individuels et institutionnels (adresses électronique et postale, téléphone) ;
- Participer à la finalisation des documents (rapports, courriers, notes) - relecture et mise en forme) ;
- Assister le supérieur immédiat dans la gestion journalière des activités administratives ;
- Apporter l’appui administratif à l’organisation des formations, ateliers et séminaires ;
- Gérer quotidiennement l’agenda du supérieur ;
- Prendre les RDV pour des personnes internes et externes ;
- Mettre les informations à la disposition du supérieur immédiat ;
- Assurer le standard (effectuer et recevoir les appels téléphoniques) ;
- Superviser la production et la multiplication de documents de travail ;
- Préparer les réunions (réservation des salles, pauses cafés, etc.), les comptes rendus ;
- Exécuter toutes autres tâches relevant de sa compétence à la demande du supérieur.
Profil du poste
- Avoir au moins un diplôme de secrétariat (niveau: Bac+2) ;
- Avoir au moins 5 ans d’expériences professionnelles ;
- Avoir la bonne maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, PowerPoint, Internet) ;
- Etre méthodique, accueillante et ordonnée ;
- Capacité de travailler en équipe ;
- Avoir une Excellente capacité rédactionnelle en français (très bien) ;
- Avoir le sens de la rigueur et de l'organisation, des relations ;
- Etre motivé (e) pour son travail, faire preuve d’autonomie et avoir des aptitudes à gérer les priorités ;
- Etre capable de travailler sous pression ;
- Faire preuve d’une grande discrétion et de confidentialité ;
- Etre immédiatement disponible.
Dossiers de candidature
Les candidats intéressés devront soumettre un dossier de candidature en langue française, en quatre (4) exemplaires dont un (1) original et trois (3) copies comprenant :
- une lettre de motivation adressée au Coordonnateur du PDU ;
- un curriculum vitae détaillé comportant des informations démontrant que le
candidat dispose des qualifications et expériences pertinentes pour le poste,
avec mention de trois références professionnelles ;
- une copie du ou des diplômes légalisés ;
- une copie des certificats/attestations de travail.
Les dossiers de candidature doivent être déposés, au plus tard le vendredi 2 août 2019 à 18 heures, à l’adresse mentionnée ci-dessous, sous pli fermé avec la mention
«Candidature au poste de …………………..».
L’adresse de dépôt des dossiers de candidature est la suivante :
Secrétariat du Programme de Décentralisation des Universités (PDU) sis Abidjan Cocody, Riviéra III, rue Lycée Français Blaise Pascal, Cité Coprim, non loin de l’Eglise Bon Pasteur, lot 1069, ilot 118 / Tél. : 22 01 23 00 Ou envoyer à : recrutement@pdu.ci
Tout dépôt de candidature devra être enregistré sur la fiche de réception des dossiers de candidature disponible au Secrétariat du PDU.
N.B. : Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour la phase des
entretiens de recrutement.
