DEVELOPMENT ALTERNATIVES INTERNATIONAL (DAI INC.)
recrute
ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE)
Description du poste
DUREE ANTICIPE :
Approximativement neuf (9) mois (jusqu’à la fin de janvier 2019).
CONTEXTE :
Préparation et Réponse (Preparedness and Response, P&R) est une des composantes du programme sur les menaces pandémiques émergentes (EPT 2) de l'Agence des États-Unis pour le développement international (USAID).
P&R dispose d'un double mandat en vue d'aider des pays à concevoir et mettre en place des plans nationaux de préparation d'urgence et d'intervention face à des crises de santé publique d'étiologie inconnue et à établir et renforcer les plateformes nationales « One Health. ».
Notre but est d'aider à aborder les questions pratiques qui se posent aux gouvernements nationaux dans leur lutte pour répondre aux contraintes humaines, financières et logistiques liées aux menaces de pandémies.
Le projet P&R fournit une assistance technique et des services de formation pour créer une capacité nationale et régionale durable.
OBJECTIF :
L'Assistant administratif est un membre clé de l'équipe du bureau régional en appui à toutes les opérations d'affaires quotidiennes du bureau. L'Assistant administratif est responsable de la mise en œuvre des systèmes, procédures et politiques de l’administration de bureau. Il/elle devra travailler en étroite collaboration avec l'ensemble du personnel du bureau régional, ainsi que le personnel local de la direction basé aux États-Unis.
TÂCHES :
Administration du bureau
• Fournir un appui administratif pour garantir que les opérations du bureau sont faites de manière efficace et précise.
• Enregistrer, classer et archiver les courriers
• Accueillir les visiteurs et faire le suivi de leur déplacement et hébergement ;
• Assister à la planification et l'organisation de réunions avec le gouvernement et les autres partenaires concernés
• Gérer les appels, les courriels et les communications électroniques et jouer le rôle d'interface, le cas échéant, entre les parties passant par ou se servant du bureau de projets. En outre, acheminer les messages et informations aux personnes correspondantes en accordant une attention particulière à la transmission de communications aux autres bureaux de projets.
• Assister à la réception de biens et services (exemples : nettoyage, fournitures de bureau, interprétation) et négocier avec les fournisseurs.
• Résoudre les problèmes administratifs en coordonnant la préparation de rapports, l'analyse des données;
• Faire le suivi du véhicule de l’Organisation
Gestion des stocks
• Gérer l'inventaire des fournitures par : la vérification des stocks pour déterminer le niveau d'inventaire ; l'anticipation des fournitures nécessaires ; le placement et l'accélération des commandes de fournitures ; la confirmation de la réception des fournitures.
• Veiller au bon fonctionnement des équipements par : la satisfaction des exigences d'entretien préventif ; la réclamation des réparations ; le maintien de stocks d'équipement ; l'évaluation de nouveaux équipements et techniques
• Assurer l’inventaire des matériels/équipements
• Conserver les données actualisées des équipements délivrés au personnel.
Gestion documentaire
• Développer et maintenir des systèmes de classement de bureau en conformité avec la carte d'enregistrement du projet.
• Constituer, mettre à jour et maintenir la base de données TAMIS.
• Sécuriser les informations en effectuant des sauvegardes de base de données.
Gestion des réunions, voyages et plannings
• Planifier et préparer le matériel/fournitures pour les réunions.
• Prendre les notes, préparer et distribuer les rapports des réunions.
• Assister le Coordonnateur des déplacements et des achats dans l’organisation de la logistique pour toutes les réunions et formations, y compris les achats d'articles de papeterie, les locaux, et les préparatifs de voyage.
Ressources humaines
• Veiller à la soumission des feuilles de temps par tous les employés locaux dans les délais
• Faire le suivi des dossiers du personnel et des consultants
• Assurer la liaison avec la compagnie d'assurance et l’Administration sociale pour les formalités relatives aux nouveaux employés et aux employés en instance de départ.
Finance
• Gérer la petite caisse
• Assister le Comptable pour l’archivage électronique des ordres de paiement
Autres
• Assurer toutes autres tâches à la demande de son superviseur et en relation avec ses domaines de compétences
Profil du poste
QUALIFICATIONS :
Education :
• Diplôme universitaire (Bac+2/3) en administration, secrétariat ou dans un domaine pertinent ou équivalent.
Expérience de Travail :
• De préférence trois (3) années de travail effectif à des fonctions d’administration, de secrétariat ou à des fonctions d'appui général au bureau.
• Connaissance des politiques et procédures de USAID préférée ; expérience avec USAID ou travail sur des projets financées par des donateurs internationaux est un atout.
Compétences :
• Excellentes compétences interpersonnelles en personne et au téléphone ainsi qu'un fort professionnalisme.
• Parfaite maitrise du paquet MS Office (Word, Excel, PowerPoint)
• Capacité à travailler efficacement dans un environnement multidisciplinaire, esprit d'équipe.
• Capacité à utiliser divers équipements de bureau tels que les imprimantes, scanners, téléphones, etc.
• Flexible et désireux d'apprendre, prêt à accomplir les tâches assignées et supplémentaires au besoin.
• Capacité à s'organiser et à travailler sous pression.
Langues :
• La maîtrise du français est obligatoire.
• La maîtrise de l’anglais est obligatoire.
BASE DES OPERATIONS :
• Abidjan, Côte d’Ivoire
LIEN HIERARCHIQUE :
• Rend compte directement au Directeur des finances et de l’administration.
Dossiers de candidature
INSTRUCTIONS :
Veuillez envoyer les CV à PRPrecruitment@dai.com
L'OBJET DU MAIL DOIT ÊTRE : "ABIDJAN ADMIN"
Seuls les candidats sélectionnés pour un entretien seront contactés.
Les candidatures doivent être envoyées au plus tard le 02 mai 2018.
