FORABAT BTP
recrute
SECRETAIRE
Description du poste
Réaliser le secrétariat, le suivi de certains dossiers et rendez-vous d’une direction fonctionnelle ou auprès du chef d’établissement. Organiser pour le chef d’établissement et/ou les directeurs adjoints le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications
Téléphoniques.
ACTIVITES PRINCIPALES
Accueil physique et téléphonique,Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques;
Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage);
Prise de rendez-vous, tenue de l’agenda du Responsables de Direction et des directeurs adjoints,
Planification des réunions internes et externes dans les agendas électroniques et réservation des salles de réunion;
Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers, décisions, procès-verbaux, arrêtés;
Prises de notes et rédaction de comptes-rendus, Préparation et suivi de dossiers;
Reproduction des documents;
Classement et archivage des documents : courriers, notes, comptes-rendus, décisions;
Gestion des fournitures du service et matériels de bureau (photocopieuse, fax).
Profil du poste
SAVOIR-FAIRE REQUIS
Utiliser les outils informatiques;
Accueillir, filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques ainsi que les personnes;
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel;
Renseigner les interlocuteurs;
S’exprimer aisément vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés;
Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, des rendez-vous, de visites du chef d’établissement;
Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courriers, notes, procès-verbal, comptes rendus, dossier…);
Organiser et prioriser les activités de secrétariat, discret et prise d’initiative;
Travailler en équipe.
PREREQUIS INDISPENDABLE
•Connaissance de l’outil informatique et des logiciels de bureautique
•Connaissance générale de la gestion et organisation d’une entreprise de BTP
Bac +2 avec 2 ans d'expérience générale dans le secrétariat.
Dossiers de candidature
CV et lettre de motivation avec prétention salariale à recrutement.forabatbtp.ci@gmail.com
