La BAD 
recrute 
CHARGÉ(E) EN CHEF DE LA GESTION DES CONFÉRENCES, DES CÉRÉMONIES ET DES ÉVÉNEMENTS

• Titre du poste: Chargé(e) en Chef de la Gestion des Conférences, des Cérémonies et des Evénements
• Grade: PL3
• Poste N°: 50093585
• Référence: ADB/17/328
• Date de publication: 13/07/2017
• Date de clôture: 26/07/2017
• Pays: Côte d'Ivoire 

LA BANQUE :

Créée en 1964, la Banque africaine de développement  est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social dans l’ensemble du continent. La Banque compte 80 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Pour mieux se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour l’Afrique ont été définis pour renforcer la Stratégie décennale, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines. La Banque entend constituer une équipe de direction qui pilotera la mise en œuvre efficace de cette vision pour l’Afrique.

LE COMPLEXE :

Le Président planifie, supervise et administre les activités du Groupe de la Banque. Sous l’orientation des Conseils d’administration, le Président dirige les activités de la Banque et du Fonds Africain de Développement ; il administre les opérations et les activités conformément aux accords portant création de la Banque et du Fonds africain de développement. Le Président supervise plusieurs départements et divisions, notamment le Cabinet du Président , le Département de l’évaluation indépendante du développement ; le Département de l’intégrité et de la lutte contre la corruption ; l’Unité de vérification de la conformité et de médiation  ; le Secrétariat du Comité d’appel des sanctions  ; le Tribunal administratif  ; le Bureau de l’Auditeur général  ; la Direction de la gestion des risques du Groupe  ; le Département du conseil juridique général et des services juridiques  ; le Département de la communication et des relations extérieures  ; le Bureau de l’intégrité du personnel et de l’éthique  ; et le Bureau du Secrétaire général et Secrétariat général .

LE DÉPARTEMENT QUI RECRUTE :

Le Bureau du Secrétaire général et Secrétariat général de la Banque a pour rôle de faciliter l’atteinte des objectifs énoncés dans la Stratégie décennale de la Banque, le Top 5 et le Modèle de développement et de prestation de services, en rationalisant le processus décisionnel des organes de gouvernance et en forgeant de meilleures relations de travail avec les actionnaires et les pays d’accueil de la Banque. Le Bureau du Secrétaire général et Secrétariat général comprend :

1.   le Bureau du Secrétaire général, qui a aussi la responsabilité de gérer la section de la gestion des archives et la section de la politique de gouvernance institutionnelle et des relations avec les actionnaires ;

2.   la Division des affaires du Conseil et des comptes rendus des sessions

3.   la Division du protocole, des privilèges et immunités ; et

4.   la Division des conférences et des réunions.

LE POSTE :

Le ou la titulaire du poste supervise la Section en charge de la gestion des conférences, des cérémonies et des événements. Ces principaux objectifs sont les suivants :

1.   planifier et gérer les cérémonies, les événements et les réunions, y compris, mais sans s’y limiter, les Assemblées annuelles de la Banque, les réunions du Fonds Africain de Développement , les cérémonies de signature d’accords de prêt, de garantie et de dons, ainsi que toutes les autres réunions, conférences et manifestations organisées ou financées par la Banque ;

2.   planifier et gérer les visites de haut niveau, notamment les visites de chefs d’État et de gouvernement, des Gouverneurs de la Banque, des ministres et d’autres invités de marque ;

3.   planifier et gérer la participation du Président du Groupe de la Banque et des délégations de la Banque aux réunions de haut niveau, en collaboration avec les gouvernements et d’autres organisations internationales.

Sous la supervision et l’orientation du chef de division des conférences et des réunions, le ou la chargé(e) en chef de la gestion des conférences, des cérémonies et des événements assume les fonctions et responsabilités ci-après :

1.   Diriger et coordonner toutes les activités liées à la planification et à l’organisation des cérémonies, événements et réunions majeurs du Groupe de la Banque ;

2.   Planifier, gérer et organiser les cérémonies, les événements et les réunions, y compris, mais sans s’y limiter, les Assemblées annuelles de la Banque, les réunions du Fonds Africain de Développement , les cérémonies de signature d’accords de prêt, de garantie et de dons, ainsi que tous les autres réunions, conférences et événements organisés ou parrainés par la Banque ;

3.   Diriger et coordonner la planification et la gestion des visites de haut niveau, notamment les visites des chefs d’État et de gouvernement, des Gouverneurs de la Banque, des ministres et d’autres invités de marque ;

4.   Coordonner la planification et superviser la participation du Président du Groupe de la Banque et des délégations de la Banque aux réunions de haut niveau, en collaboration avec les gouvernements, les autres organisations internationales et les services chargés du protocole à la Banque ;

5.   Coordonner la planification de toutes les visites du Président du Groupe de la Banque dans les pays membres et non membres de la Banque, en étroite collaboration avec les services chargés du protocole à la Banque ;

6.   Conseiller la Haute direction et gérer directement tous les aspects logistiques des cérémonies, événements et réunions, notamment : i) en identifiant les lieux ; et ii) en justifiant et défendant le choix de la méthode de passation des marchés, etc. ;

7.   Coordonner le travail et diriger les équipes sous sa responsabilité, superviser leur formation, leur développement professionnel et l’évaluation de leur rendement ;

8.   Définir et valider les objectifs et le programme de travail de la section et exécuter toutes les tâches administratives et techniques connexes, y compris la rédaction de rapports, des lettres, etc. ;

9.   Effectuer les tâches connexes assignées par le chef de division, le Secrétaire général ou le Cabinet du président.

Notamment compétences, connaissances et expérience souhaitables

1.   Être titulaire d'au moins un Master 2/DESS/DEA ou d’un diplôme équivalent en gestion d’événements, en administration des affaires, en relations internationales ou dans une discipline connexe ;

2.   Justifier d’au moins sept (7) années d'expérience pratique pertinente en gestion de conférences et d’événements, en relations internationales, en administration publique, en droit international public ou dans un domaine similaire ;

3.   L'expérience dans le secteur privé sera un avantage supplémentaire.

4.   Justifier d’une expérience dans la planification et la gestion de conférences et d’événements dans une organisation de même nature ;

5.   Posséder de fortes capacités à mobiliser des équipes multiculturelles et différents niveaux de qualification pour atteindre les objectifs assignés ;

6.   Disposer de fortes compétences en négociation ;

7.   Avoir de bons antécédents démontrés en matière d’excellence technique, de diplomatie et de perfection dans la réalisation des résultats ;

8.   Être apte à anticiper et à agir de manière proactive (avoir une capacité à prédire les problèmes possibles et à fournir des solutions appropriées afin de gérer les aléas) en supervisant la mise en œuvre et l’équipe techniques, et en assurant la supervision et le suivi avant, pendant et après l’événement ;

9.   Connaître les règles et procédures de la Banque ;

10.  Être capable de communiquer et d’écrire efficacement en français ou en anglais, avec une connaissance pratique de l’autre langue ;

11.  Être apte à utiliser les applications standard de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Access et PowerPoint) ; la connaissance de SAP (ou d’un tout autre système intégré de gestion de documents, voire de progiciels d’analyse de données quantitatives et qualitatives) est un atout.