NO.

Domaine essentiel de competence

Activites/Responsabilites Majeures

1.

Comptabilite Generale

1.  Superviser la préparation des paiements et des pièces comptable liés au journal, veillant à ce que les documents soient authentiques et toute la documentation pertinente et adéquate soient pris en compte.
2. Superviser l’enregistrement des transactions financières dans QuickBooks, et soumettre les rapports en temps opportun chaque mois.
3. À la fin du mois, superviser la transmission de toutes les données des bureaux de terrain dans QuickBooks, les enregistrer dans la comptabilité.
4.  Exécutez les paiements approuvés pour les fournisseurs locaux, des entreprises et des consultants pour les biens et services reçus, en conformité avec les lois et règlements de la Côte d'Ivoire, MSH et réglementations de l'USAID. Veiller à ce que toutes les factures soient payées en accord avec les pièces justificatives, y compris les devis, bons de commande et des bons de livraison. Émission et conciliation des avances de trésorerie aux membres du personnel et / ou des consultants. Résoudre les questions connexes, si nécessaire lors de la comptabilisation.
5. Gérer les flux de trésorerie, y compris les transferts de fonds à partir du Siège de MSH. Estimer les besoins de trésorerie futurs et les l’état des dépenses cumulées si nécessaire.
6.  S’assurer que le processus de remboursement des exonérations de la TVA est suivi avec soin sur une base mensuelle.
7.  Travailler avec des responsables techniques de programmes et fournir des conseils dans la préparation des budgets, des prévisions de flux de trésorerie, et des rapports financiers mensuels.
8.  Préparer le rapport financier mensuel et la demande de fonds du mois soumis a l’approbation du Directeur des Operations du pays.
9.  Superviser le processus de feuille de temps pour le personnel (timesheet) de bureau assurant la présentation en temps opportun, l'approbation, la précision et le dépôt, en coordination avec le comptable et le coordonnateur des ressources humaines.

2.

Supervision des Operations

1. Apporter un soutien opérationnel dans les départements suivants: l'approvisionnement, la gestion de la flotte, le soutien logistique pour une meilleure gestion du cadre de travail et des équipements professionnels (avec d'autres employés), la documentation sur les nouvelles politiques et procédures de MSH, et d'autres fonctions de soutien comme assigné.
2. Maintenir les opérations rigoureuses dans les bureaux de terrain, communiquant régulièrement avec le bureau principal pour s’assurer du bon fonctionnement.
3. Conservez des copies de paiement et autres pièces justificatives pour les dossiers financiers de MSH selon un archivage strict.
4. Veiller à ce que tous les paiements soient pris en charge par une documentation adéquate, y compris les demandes, les reçus et les preuves de paiement qui devraient être autorisés par des personnes appropriées de MSH  avant la signature des chèques.
5. Vérifiez toutes les autorisations de Voyage avant approbation par les chefs de projets et veiller à ce que de nouvelles avances de voyage ne soient pas émises avant la réconciliation de l'encours.
6. Vérifiez les avances et fiche de remboursement du personnel de projet avant de l'envoyer au directeur COMU pour traitement.
7. Veiller à ce que les documents pré-numérotés tels que des chèques d'émission, les demandes d'achat et bons de commande soient disponibles à tout moment pour éviter une rupture.
8. S’assurer du bon fonctionnement du bureau à tout moment.

3.

Bureaux Regionaux

1. Superviser les opérations des bureaux régionaux  y compris les finances et le personnel administratif.
2.  Gérer la préparation et la coordination sur des bureaux régionaux : ateliers / formations/ coaching.
3.  Assurer l’archivage de la documentation complète de toutes les transactions financières des bureaux régionaux.
4.  Assurez que les staff de terrain  des bureaux régionaux fournissent  un soutien logistique approprié en temps opportun à l’équipe technique du projet.
5.  Veiller sur les avances de voyage et d’activités pour les activités régionales et s’assurer que les réconciliations sont traitées en temps opportun.
6.  Fournir des conseils aux comptables des bureaux régionaux dans la préparation et la gestion des budgets des projets.
7.  Assurer le maintien des stocks et des commandes pour les immobilisations, tels que des meubles et  matériel informatique dans tous les bureaux de MSH Côte d'Ivoire.
8.  Coordonner le démarrage des activités financières dans de nouveaux bureaux extérieurs, mettre en place des procédures comptables et d'approvisionnement pour chaque bureau et fournir une formation sur les politiques et procédures de MSH pour de nouveaux financements et pour le personnel administratif.
9. Etre le point de contact pour les documents de réconciliation de la banque pour les sous bureaux.
10. visiter régulièrement chaque bureau de terrain pour effectuer des vérifications périodiques et des évaluations de leurs systèmes de gestion et de tenue des opérations.
11. Procéder a l'inventaire périodique et aléatoire, des équipements et autres matériels du bureau.

4.

Conformite

1. Assurer la cohérence, l'inclusion et l'exactitude des coûts qui sont conformes à la politique de MSH et l'USAID, le cas échéant; et de travailler avec le personnel dans l’élaboration des budgets pour les activités techniques nécessaires.
2. Mettre en œuvre des procédures et des formulaires normalisés qui favorisent et / ou assurent la conformité du programme aux termes et conditions, Assurant les dépenses des programmes tout en offrant une meilleure valeur.
3. Gérer les rapports financiers mensuels et trimestriels de MSH. Veiller à ce que les rapports requis soient présentés à temps et en conformité avec les normes de l’USAID.
4. Contribuer à la préparation du budget annuel, y compris le coût du plan d’action et son intégration dans le budget approuvé.
5. Etablir des systèmes fiables de monitoring et de contrôle internes et implémenter toutes les recommandations d’audits internes et externes
6. Rassembler les documents destinés aux audits
7. Mettre en œuvre des actions de recommandation des rapports d'audits internes et externes

5.

Supervision et management du staff

Superviser le personnel qui lui est assignées: 07 Comptables des bureaux régionaux et 02 Comptables basé au bureau principal d'Abidjan. Les Responsabilités de supervision  n’étant pas limitées incluent: rencontre régulière avec les  supervisés pour discuter des problèmes, des progrès,  fournir des conseils et du soutien, assurer une qualité constante du travail effectué; faire des examens du plan de rendement et de développement; communication, mise en œuvre et assurer le respect des politiques de MSH, des directives et des valeurs; développer les compétences et les connaissances du personnel; approbation des feuilles de temps.