MEDECINS DU MONDE
recrute
UN.E CHARGE.E LOGISTIQUE

Description du poste

I. CONTEXTE DE LA MISSION

Depuis 1980, Médecins du Monde intervient en France et à l’International pour garantir un accès universel et durable aux soins. Médecins du Monde est un mouvement international indépendant de militants actifs qui soignent, témoignent et accompagnent le changement social. À partir de programmes médicaux innovants et d’un plaidoyer basé sur des faits, MdM met les personnes exclues et leurs communautés en capacité d’accéder à la santé tout en se battant pour leurs droits à la santé. Cinq axes d’intervention structurent l’action de l’association : soutien aux victimes des crises et des conflits, promotion de la santé sexuelle et reproductive (SSR), réduction des risques (RdR), soins aux populations migrantes et déplacées et réduction de l’impact de l'environnement sur la santé. Médecins du Monde France (MdM-F) a débuté ses actions auprès des populations vulnérables de Côte d’Ivoire en 1986. Actuellement, l’association met en œuvre différents projets dont :

• Un projet de Réduction des Risques (RdR) auprès des personnes usagères de drogues (PUD) mené depuis 2015 à Abidjan. Son objectif général est de contribuer à réduire les taux de mortalité et de morbidité pour les maladies infectieuses (notamment le VIH et la tuberculose) des populations usagères de drogues en Côte d’Ivoire. La troisième phase (2021 – 2023) a permis d’étendre le projet au Grand-Abidjan ainsi qu’à San Pedro, Bouaké et Yamoussoukro.

• Un projet de prévention et de prise en charge des lésions précancéreuses du col de l’utérus à Abidjan. Les activités préparatoires du projet ont démarré en 2020 et le projet est mis en œuvre depuis 2021.

• Un projet visant à renforcer le système de santé et anticiper la gestion des conséquences d’un probable afflux de réfugié.e.s et de personnes déplacées internes (PDI) et/ou une instabilité accrue de la région du Bounkani, où des besoins de renforcement du système de santé des districts sanitaires de Téhini et de Doropo ont été identifiés. Ce projet est ouvert depuis début juillet 2023 à la suite d’une mission exploratoire réalisée en juillet 2022. Pour le renforcement de l’équipe Logistique à la Coordination d’Abidjan, Médecins du Monde France en Côte d’Ivoire recherche un.e Chargé.e de logistique.

II. LIENS HIERARCHIQUES ET FONCTIONNELS

Le /la Chargée Logistique travaille :

 Sous la responsabilité hiérarchique directe du/de la Logisticien.ne;

 En lien managérial sur six (06) chauffeurs.

III. NATURE DU CONTRAT : Contrat à durée déterminée de six (06) mois renouvelables avec des déplacements occasionnels à l’intérieur du pays.

Date d’embauche probable : 20 mai 2024

IV. RESPONSABILITÉS ET TACHES

Sous la supervision directe du.de la Logisticien.ne, le/la Chargé.e Logistique organise et met en œuvre différents aspects des activités logistiques en faveur des programmes et de la coordination basés en capitale. Il/Elle anime l’équipe logistique sous sa responsabilité et, appuie le.la Logisticien.ne dans la mise en œuvre des procédures logistiques.

Tâches

1. Gestion de stocks et distribution

• Assure l’entretien, la sécurisation et le rangement des espaces de stockage et des stocks ;

• Supervise et sécurise toutes les opérations d’entrée et de sortie de stocks du magasin ;

• Assure l’organisation des livraisons et réceptions de biens, contrôle de conformité entre les biens reçus et les quantités et spécifications indiquées sur les bons de commande et contrats, en accord avec le demandeur. Contrôle de la qualité du conditionnement et de l’emballage ;

• Etablit et garde à jour les documents de gestion de stock ;

• Partage sur une base régulière l'état de stock et faire des alertes notamment en cas de durée excessive de stockage, de date de péremption proche ou de clôture prochaine d’un programme ;

• Assure l’inventaire périodique des stocks ;

• Enregistre et traite les demandes de sortie de stock ;

• Assure le suivi des plans de distribution, la planification des distributions et des moyens de manutentions nécessaires, en accord avec les équipes programmes et les bénéficiaires, en lien avec la disponibilité des moyens de transports ;

• Distribue les biens en stocks en s’assurant d’établir et de faire signer la documentation requise (Demande de sortie de stock, Waybill, Liste de colisage, Certificat de donation...) ;

• Assure le suivi, le stockage et l’utilisation des pièces détachées et consommables d’entretien ;

• Assure la gestion des fournitures de bureau et consommables ;

• Assure la gestion des produits d'entretien et de consommation ;
• Assure la gestion des malles sécu alimentaire et matériel (Guest / Bureau).

2. Gestion du parc automobile
• Veille au respect des règles de conduite MdM ;

• Assure la gestion du parc de véhicules et organise les déplacements :

o Planifie les déplacements sur une base hebdomadaire et en assure le suivi pendant et en dehors des heures de travail. o Gère la répartition des véhicules et assure une communication fluide autour de ces déplacements ;

o Organise les locations de véhicules et les moyens de transport pour les distributions, en accord avec les équipes programmes, les bénéficiaires et selon les plans de distribution ;

o Prépare les ordres de mission et contribue à l’élaboration des demandes de déplacement ;

o Assure le suivi de consommation et le rechargement des cartes carburant et à péages ;

o Assure le suivi des carnets de bord ou Logbook (déplacement, maintenance, carburant) ;

o Assure la planification et le suivi des maintenances du parc motorisé (Véhicules et Générateurs) ;

o Assure le suivi des formalités administratives (Admissions Temporaires, visites techniques, assurance, autorisation de vente, dépôt de plaques d’immatriculation, mutation de carte grise, etc.).

• Maintient à niveau les équipements et documents de sécurité dans l’ensemble des véhicules ;

• Contribue à la gestion des cas d’accidents et d’incidents en lien avec les personnes usagères, le garage, l’assureur, les autorités locales ;

• Assure la gestion des déchets (liquides et consommables usagers) ;

• Assure les réservations de billets d’avion et le suivi des SMiles.

3. Equipements et locaux

• Assure la préparation (configuration, étiquetage, enregistrement),
la maintenance et la sécurité de tous les équipements et propriétés MdM dans le respect des procédures MdM ;
• Participe à l’établissement des contrats avec les fournisseurs chargés de la maintenance des équipements ;
• Assure la gestion de l’entretien des locaux et des installations ;

• Assure le suivi du paiement des factures des bâtiments (Loyer, CIE, SODECI, CANAL+, Internet) ;

• Classe et conserve les documents logistiques (archivage physique et numérique) ;

• Veille au respect des procédures et à la bonne utilisation des outils MDM ;

• Participe au reporting logistique ;

• Apporte l’assistance technique de base aux utilisateurs, forme et sensibilise les équipes aux procédures et aux outils MdM.

4. Management

• Participe au recrutement de l’équipe logistique sous sa responsabilité, l’encadre et l’anime ;

• Supervise et évalue le staff logistique sous sa responsabilité ;

• Participe à la rédaction ou révision des profils de poste du staff logistique sous sa responsabilité en fonction de l’évolution des programmes ;

• Forme son équipe aux procédures standards MdM ;

• Développe une approche managériale qui implique le transfert de compétences et l’accompagnement des personnes sur leurs postes.

5. Gestion des systèmes de communications et télécommunications

• Contribue au dimensionnement les moyens de communication au niveau du programme en fonction des possibilités et contraintes liées au terrain ;

• Assure le bon fonctionnement et la bonne utilisation du matériel de communication ainsi que le respect des procédures et protocoles de communication en lien avec le Coordinateur Logistique ;

• Forme les staffs de la mission au bon usage et entretien des équipements de communication et télécommunication. 6. Gestion et suivi du parc informatique

• Contribue au dimensionnement du parc informatique en fonction des besoins, assure son
entretien et sa bonne utilisation;

• Accompagne les départements dans la mise en place d’une stratégie de sauvegarde et de partage de fichier au moyen des outils mis à disposition par l’organisation.

7. Gestion des tâches spécifiques

• Suit les travaux, le respect des délais d’exécution et gère la traçabilité des données des chantiers ;

• Participe au traitement des dossiers d’importations ;

• Participe à la rédaction des rapports bailleurs et rapports concernant les activités logistiques.

8. Sécurité

• Sensibilise son équipe à l’appropriation et l’application des règles sécuritaires mises en place et le mandat de MdM ;

• Garantit à son équipe tous les équipements requis pour mener à bien leur travail en lien avec la sécurité ;

• Remonte toute information liée à la sécurité à son N+1 ou à l’équipe en charge de la sécurité sur la base ;

• Fait le suivi des rapports d'incidents ;

• Supervise les activités du pool de vigiles affecté à la surveillance des locaux de MdM par le prestataire en charge du gardiennage.

NB : La liste de tâches ne se veut pas exhaustive et d’autres tâches pourront être demandées par le supérieur hiérarchique selon les besoins du programme. Par ailleurs, il est attendu de la part du /de la Chargé.e Logistique un certain degré de flexibilité et un esprit d’adaptation suivant l’évolution potentielle des contraintes de la mission. Les activités peuvent évoluer en fonction du contexte.

Profil du poste

1. Formation & Expérience

• Être titulaire d’un diplôme d’études supérieures, de niveau BAC + 2 dans le domaine de la Logistique, du Supply Chain Management ou tout autre domaine connexe, sciences de gestion, sciences techniques, avec un intérêt certain pour la logistique.

• Avoir une expérience:

o Pertinente à un poste similaire;
o Pertinente dans le domaine humanitaire.

2. Savoir être

• Excellentes capacités d’apprentissage, d’organisation, d’anticipation et de coordination;

• Capacité à travailler à un rythme soutenu et dans le respect des échéances imposées ;

• Rigueur et autonomie ;

• Réactivité et flexibilité ;

• Capacité à prendre des initiatives;

• Aptitude à pouvoir travailler en équipe et dans un environnement multiculturel et pluridisciplinaire ;

• Bon relationnel, savoir communiquer et travailler en équipe (interculturelles et multidisciplinaires), avec des multiples interlocuteurs.

3. Savoir faire

• Maîtrise du Pack Office ;

• Français courant (Ecrit et oral) ;

• Gestion d’équipe ;

• Formateur.

4. Informatique :

• Maîtrise du Pack Office

5. Langues :

• Français courant

• La maîtrise de l’anglais est un atout

Dossiers de candidature

Les personnes intéressées sont invitées à adresser leur dossier de candidature (Un curriculum vitae actualisé avec trois références et une lettre de motivation) à la Coordinatrice Générale de Médecins du Monde et envoyé par E-mail à l’adresse suivante : recrutement.rci@medecinsdumonde.net ou déposé sous pli fermé aux bureaux de Médecins du Monde en Côte d’Ivoire ci-dessous au plus tard le 25 avril 2024 à 17 heures 00.

 Bureau Abidjan : Cocody -Danga Rue des massiques Villa 68

 Bureau Doropo : Toboura 2 non loin de l’école Ouest

 Bureau San-Pédro : Quartier Balmer entre la FPH-CI (La Fédération des Organisations Professionnelles Agricoles de Producteurs de la Filière Hévéa) et le Collège Le Classique-Versailles Merci d’indiquer en objet de votre e-mail uniquement la mention " UN.E CHARGE.E LOGISTIQUE ABIDJAN-MDM " . Médecins Du Monde se réserve la possibilité de finaliser un recrutement avant la date de clôture de réception des candidatures, en raison de l’urgence du besoin. Médecins du Monde ne fait pas payer, à aucune étape de ces recrutements, un quelconque montant aux candidats. Merci de signaler toutes sollicitations de compensation financière aux autorités compétentes. Médecins du Monde pratique l’égalité des chances et encourage les candidatures de personnes qualifiées sans discrimination. Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

NB : Seules les candidatures présélectionnées seront contactées.