MONJOB
recrute
SECRETAIRE

Description du poste

Créée en 2012, MONJOB est une entreprise de placement de personnel permanent et temporaire ayant pour objet social la gestion et la mise à disposition du personnel. Elle intervient également dans le Marketing Opérationnel et l'évènementiel et est un allié incontournable dans l’accompagnement des entreprises de tous secteurs d’activité en leur proposant des solutions RH adaptées.

MONJOB recrute une secrétaire de direction elle sera chargée de:

- Exécuter des actes administratifs et de gestion courante.
- Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de la
Direction Générale des Services.
- Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.

Gestion administrative
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
- Assurer les prises de rendez-vous
- Traiter le courrier postal et électronique ainsi que les appels téléphoniques
- Suivre la circulation des parapheurs
Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports ….), les reproduire et les diffuser
• Traiter et diffuser des informations internes et externes
• Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
• Sélectionner et diffuser l'information en interne et en externe
• Organiser les réunions et leurs logistiques, rédiger les relevés de décisions
• Instruire des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
• Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées
• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative
• Classer, pré-archiver les documents en lien avec le service des archives
• Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administrative
• Participer à l’organisation d'événements internes et à l’organisation matérielle des élections
• Suivre certains dossiers (relations avec la Ferme Pédagogique, l’association Clinamen, …) et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés
Profil pour le poste Connaissances :
 Maîtrise des techniques de communication orale et écrite.
 Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
 Maîtrise de WORD, Excel, POWERPOINT, et des outils de messagerie.

Profil du poste

Être titulaire d'un BAC+2 en secrétariat, justifier d'une expérience de deux 2 (deux) ans.

Compétences opérationnelles :
 Très bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale
 rigueur, sens de l'organisation et autonomie de travail
 Sens des priorités
 Sens de l'organisation
 Capacité à prendre des initiatives
 Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique
 Capacité à s'adapter aux changements, à faire face à des situations d'urgence
 Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion avec plusieurs
directeurs

Savoir être :
 Discrétion
 Très bon sens relationnel
 Calme
 Autonome
 Accueillante
 Capacité d’anticipation
 Force de proposition
 Sens de l'écoute
 Sens du service public

Dossiers de candidature

Merci d'envoyer votre dossier de candidature CV à l'adresse suivante recrutements@monjob.online avec en objet: ASSISTANTE DE DIRECTION