ICRAF CI
recrute
TEAM SUPPORT ASSISTANT
Description du poste
Responsabilités principales
1.Administration
-Veiller à ce que les locaux du bureau répondent aux normes d'hygiène.
-Gérer les communications entrantes et sortantes, telles que les correspondances, les notes de service et les courriers électroniques,
-Effectuer des tâches administratives telles que le classement des dossiers, rédaction de courriers, photocopie, la reliure, la numérisation, etc.
-Gérer l'archivage électronique et physique des documents du bureau.
-Contrôler la planification des salles de réunion du bureau
-Organiser les ateliers (invitation de participants externes, réservation de salles, hébergement et restauration, budget d’activité…)
-Préparer les ordres de mission et effectuer les réservation d’hôtel.
2.Finances
-Gérer la petite caisse du bureau.
-Effectuer les paiements et collecter les reçus pour tous les achats ou toutes les utilisations des fonds conformément aux politiques du CIFOR-ICRAF.
-Tenir un registre de tous les paiements effectués et des montants reçus.
-Soumettre des rapports au comptable en temps utile afin d'éviter tout manque de liquidités.
-Gérer les budgets des activités (réunions, séminaires, ateliers).
-Gérer efficacement les avances allouées aux budgets de ces activités.
Ressources Humaines
-Contribuer à l'orientation des nouveaux staffs (basé à Soubré).
-Distribuer les fiches de paie au personnel basé dans le sud-ouest.
-Collecter, vérifier et transférer les dossiers aux ressources humaines du bureau d'Abidjan dans le cadre de la gestion des avantages sociaux.
-Compiler, vérifier et transférer toute documentation du personnel aux RH au bureau d'Abidjan.
-Soutenir la mise en œuvre des politiques et procédures de ressources humaines sur le terrain.
-Conseiller et donner des orientations au personnel sur les politiques et les procédures des ressources humaines en fonction des demandes.
Profil du poste
-Minimum Bac + 2 en Secrétariat, Administration, Ressources Humaines, Droit, Commerce ou dans un domaine connexe.
-Expérience confirmée d'au moins un (1) an dans le domaine de l'administration ou des ressources humaines.
-Connaissance des systèmes et procédures de gestion des ressources humaines et de gestion de bureau.
-Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), une expérience avec un outil ERP (SAP, Agresso Unit4...) est un avantage.
-Bonne communication écrite et orale en français et en anglais.
-Expérience dans l'organisation de séminaires et d'ateliers.
Dossiers de candidature
• La date limite de dépôt des candidatures est fixée au 02 mai 2024.
•Nous accuserons réception de toutes les candidatures, mais nous ne contacterons que les candidats présélectionnés.
Pour postuler, veuillez consulter notre site à l'adresse suivante : https://www.cifor-icraf.org/about/work-with-us/
