Description du poste
L’assistant (e) exécute des actes administratifs et de gestion courante.
Il (elle) recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de la Direction Générale des Services. Il (elle) informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes. Il (elle) prend en charge, l’organisation matérielle et logistique des réunions Gestion administrative
Gestion administrative
Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
Assurer les prises de rendez-vous
Traiter le courrier postal et électronique ainsi que les appels téléphoniques
Suivre la circulation des parapheurs
Gérer les agendas électroniques et contrôler les échéances
Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports ….), les
reproduire et les diffuser
Traiter et diffuser des informations internes et externes
Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
Organiser les réunions et leurs logistiques, rédiger les relevés de décisions
Prendre en charge des aspects logistiques (gestion du stock des fournitures
bureautiques, photocopieur …)
Instruire des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la
structure en appliquant les procédures dédiées
Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
administrative
Classer, pré-archiver les documents en lien avec le service des archives
Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information
administrative
Participer à l’organisation d'événements internes et à l’organisation matérielle des
élections
Suivre certains dossiers et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés
Gérer l’organisation matérielle et logistique des réunions
Assurer l’envoi des ordres du jour, les convocations
Vérifier la régularité des réunions : quorum ….
Participer aux séances, prendre des notes, rédiger les procès-verbaux, les comptes
rendus de réunions et les diffuser (interne, ENT …), finaliser les rédactions des
procès-verbaux, les comptes rendus de réunions lorsque ceux-ci sont externalisés
Suivre le prestataire de prise de notes
Profil du poste
Connaissances :
• Maîtrise des techniques de communication orale et écrite.
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
• Maîtrise de WORD, Excel, POWERPOINT, et des outils de messagerie.
Compétences opérationnelles :
• Très bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale
• Rigueur, sens de l'organisation et autonomie de travail
• Sens des priorités
• Sens de l'organisation
• Capacité à prendre des initiatives
• Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique
• Capacité à s'adapter aux changements, à faire face à des situations d'urgence
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion avec plusieurs directeurs
Savoir être :
• Discrétion
• Très bon sens relationnel
• Calme
• Autonome
• Accueillante
• Capacité d’anticipation
• Force de proposition
• Sens de l'écoute
• Sens du service public
Dossiers de candidature
DOSSIERS :
Domaine de formation souhaité : secrétariat, gestion administrative.
BAC+ 2
Transmettre CV à globalsysynergy64@gmail.com
Date limite : 13/08/2022