IVOIRE FACILITY MANAGEMENT
recrute
ASSISTANTE ADMINISTRATIVE
Description du poste
Ivoire Facility Management (IFM) exerce dans le secteur du Facility Management. Elle assure la gestion multi-technique et multi-service des bâtiments ou immeuble de grande hauteur ou de grande envergure. Grâce au déploiement de son outil GMAO, IFM assure une gestion digitalisée et une utilisation optimum des lieux au bénéfice des donneurs d’ordre et des occupants. IFM assure l’exploitation de plusieurs IGH et ERP à Abidjan.
MISSION PRINCIPALE
L’assistante administrative a pour mission principale d’apporter un appui administratif et organisationnel au Responsable d’Affaires et aux équipes services et technique du site auquel elle est rattachée.
ACTIVITES SPECIFIQUES
Traiter les courriers et colis (enregistrement, tri, mise sous pli, affranchissement, dispatching etc.)
Etablir les dossiers administratifs (technique et services), suivre les relances et retours
Faire le suivi, le classement et l’archivage des dossiers selon la procédure en vigueur
Préparer et participer aux réunions d’encadrement (salles, rédaction et communication des CR)
Tenir à jour les bases de données du site
Vérifier l’état des stocks de fournitures de bureau et gérer les commandes (devis, factures, livraisons)
Procéder à des opérations de saisie et de reprographie
Tenir la caisse du site sur demande du RA
*Liste non exhaustive des activités
Profil du poste
BAC+2 au moins en secrétariat/ assistanat de direction
Expérience de 03 ans minimum à un poste similaire
Compétences en gestion administrative
Connaissance des méthodes de classement et d’archivage (physique et numérique)
Excellentes capacités d’organisation et de gestion du temps
Excellentes capacités rédactionnelles, de synthèse et de reporting
Bonne maîtrise du pack office, notamment Word et Excel
Bases en comptabilité est un plus
Sens de l’écoute et du relationnel
Rigueur et Discrétion.
Dossiers de candidature
Envoyez votre CV à jour à rh@ivoirefacility.com en précisant en objet : Assistante Administrative.
Seules candidatures présélectionnées seront contactées.
