Description du poste

Principalement sous la supervision du Responsable des Ressources humaines, l’assistant(e) des voyages accomplira les tâches suivantes :
- Répondre aux besoins de prestations voyage des membres du personnel de CHEC, des visiteurs et des collaborateurs, au meilleur rapport qualité prix ;
- Organiser les voyages et la logistique pour les ateliers, les séminaires, les formations, les réunions et autres activités similaires y compris le transport, les réservations d’hôtel, les communications et les dispositions relatives aux salles de réunion/conférence ;
- Négocier et référencer les agences de voyage pour les prestations de services de voyage conformément aux procédures de soumission et de passation des marchés du Centre ;
- Se rapprocher des agences de voyage pour les achats et les services de billetterie à des tarifs préférentiels, et avec des itinéraires les plus directs ;
- Traiter les ordres de mission en calculant les per diem avant de les soumettre aux Département des finances ;
- Réceptionner et vérifier les demandes de remboursement/justificatifs des frais de voyage (TEC) des agents, les signer et les soumettre au Département des finances ;
- Obtenir des informations à jour sur tous les itinéraires actuels, les structures de coûts agressifs des billets, les tarifs spéciaux des hôtels, les réductions des billets et les classes de voyage et les sur classements ;
- Obtenir des réductions spéciales et de groupe sur la billetterie pour les grandes conférences et réunions ;
- Effectuer un suivi du coût de la billetterie et recommander une alternative pour réduire les coûts des voyages ;
- Maintenir des archives sur tous les aspects des voyages et des activités de réservation d’hôtel et les coûts ;
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- En collaboration avec le chargé du transport, prendre des dispositions relatives au transport des visiteurs de CHEC à l’arrivée et au départ des aéroports, des gares de train, des stations de bus, etc. ;
- Négocier des tarifs de réservation d’hôtel pour le Centre et publier/communiquer ces tarifs au personnel ;

Profil du poste

Qualifications/critères de sélection
Éducation : BTS en gestion de voyage, tourisme ou dans tout autre domaine pertinent.
Expérience professionnelle :
- Une année d’expérience professionnelle à ce poste. idéalement, au sein d’une agence de voyage ou d’une organisation internationale.
Connaissance et compétences clés :
- Avoir une connaissance et des compétences en gestion des demandes de voyage, y compris les demandes de visa, les réservations d’hôtel et le transport.
- Avoir la capacité de travailler dans un environnement multiculturel.
- Avoir une excellente capacité de communication, à l’oral et à l’écrit.
-Le candidat doit avoir une parfaite maîtrise (oral et écrit) de l’anglais.

Dossiers de candidature

Faites parvenir un dossier de candidature (un CV détaillé et justificatifs des qualifications pour le poste) à hroffice.chec@gmail.com  en précisant en objet : « Recrutement – assistant (e) Administratif(ve) et des voyages ».
Les candidatures sont recevables jusqu’au Vendredi 10 Avril janvier 2023.
Nous remercions tous les candidats, mais seuls les candidats présélectionnés seront contactés.