• Titre du poste: Agent chargé(e) de l’inventaire des immobilisations
• Grade: GS6
• Poste N°: 50050775
• Référence: ADB/16/415
• Date de publication: 05/09/2017
• Date de clôture: 25/09/2017
• Pays: Côte d'Ivoire 

LA BANQUE: 

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social dans l’ensemble du continent. La Banque compte 80 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Pour davantage se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013‑2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour l’Afrique ont été identifiés, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines. 

LE COMPLEXE: 

Le Complexe de la Vice-présidence des services institutionnels et des ressources humaines (CHVP) assure la fourniture de services efficaces, centrés sur les personnes et répondant aux besoins des clients, afin de garantir une efficacité institutionnelle globale dans tous les aspects des services institutionnels de la Banque. Le Complexe pilote les efforts visant à assurer la compétitivité de la Banque en tant qu’employeur de choix. Il est chargé d’assurer le leadership en matière de formulation et de mise en œuvre des stratégies de la Banque relatives à la gestion des personnes, aux technologies de l’information, aux services généraux et achats institutionnels, aux services linguistiques, à la continuité des activités, ainsi qu’à la santé et à la sécurité. 

DÉPARTEMENT/DIVISION: 

Le Département des services généraux et des achats (CHGS) a pour principale mission de gérer les actifs de la Banque, superviser l’ensemble des activités institutionnelles relatives à la passation de marchés de biens, de services, de travaux et aux transactions immobilières, coordonner tous les voyages et le transport du personnel et des biens de la Banque, les services de restauration et autres dispositions logistiques ainsi que les services de courrier, et de tenir le personnel informé des services offerts. À cette fin, le Département des services généraux et des achats élabore et applique les règles en matière d’acquisition, de stockage et d’entretien du mobilier, du matériel et des fournitures de bureau. Le Département conçoit, prépare et met en œuvre les programmes de construction ou d’acquisition et d’entretien des installations et des locaux ; il élabore les politiques administratives et veille à leur application adéquate et efficace au sein de la Banque dans des domaines comme les communications, le transport, les voyages, la sécurité, la protection et la sûreté du personnel et des biens de la Banque ; il effectue également des tâches connexes. Le Département est responsable de la gestion des immobilisations de la Banque (estimées à plus de 100 millions d’UC). Sous l’autorité du Directeur, le Département des services généraux et des achats comprend trois (3) divisions à savoir : la Division de l’exploitation et de l’entretien (CHGS.1) ; la Division des achats institutionnels (CHGS.2) ; et la Division des services d’appui (CHGS.3). 

LE POSTE: 

L’Agent chargé(e) de l’inventaire des immobilisations a pour mission d’effectuer la gestion quotidienne des immobilisations de la Banque dans le but de les protéger tout en répondant aux besoins de clients en leur fournissant ou en leur cédant ces actifs pour accroître leur productivité. 

Sous la supervision du/de la Chargé(e) en chef de la gestion des biens, l’Agent chargé(e) de l’inventaire des immobilisations devra : 

1.    Saisir les informations relatives aux immobilisations dans la base de données pertinente, en fonction des descriptions techniques reçues sur l’actif  concerné et de la nomenclature de la base de données.

2.    Imputer les demandes d'achat d'actifs immobilisés au Budget d’équipement de CHGS en utilisant les codes budgétaires approuvés et les documents d'achat connexes, tels que les contrats, etc.

3.    Recevoir, vérifier (contrôle de qualité), décrire et saisir dans la base de données des immobilisations les biens acquis conformément aux dispositions du Manuel de gestion des immobilisations ; et les distribuer aux destinataires.

4.    S’assurer que tous les actifs reçus par la Banque sont numérotés et ont des codes-barres (stocks) entrés dans le système. Ces numéros créés constituent le principal lien avec les données comptables et les données de gestion du matériel dans SAP.

5.    Publier des rapports mensuels sur les immobilisations créées, les bons de commande émis et les marchandises reçues en vue de rectifier les anomalies et de prendre des mesures pour résoudre les problèmes en suspens.

6.    Surveiller le mouvement des immobilisations en émettant des permis de mouvement d'actifs, suivre le mouvement des actifs en question et actualiser en conséquence leur emplacement dans la base de données.

7.    Coordonner l'inventaire des immobilisations conformément au Manuel de gestion des immobilisations et recevoir les états d'inventaire des immobilisations des bureaux nationaux et des bureaux régionaux pour les télécharger au registre des actifs dans SAP.

8.    Aider à s’assurer de l'intégrité de la base de données, en collaboration avec l'équipe des Finances.

Notamment compétences, connaissances et expérience souhaitables

1.    Etre titulaire d'au moins une Licence ou d'un diplôme équivalent en administration des affaires, en passation de marchés et gestion de la chaine d’approvisionnement, en comptabilité ou en ingénierie.

2.    Justifier d’au moins quatre (4) années d’expérience pertinente dans la gestion des immobilisations, la comptabilité, les activités financières ou administratives.

3.    Faire montre de connaissances et de compétences professionnelles, faire preuve de capacités d’anticipation et de gestion du risque.

4.    Avoir de bonnes capacités d’analyse.

5.    Etre capable de comprendre les principes comptables.

6.    Avoir une expérience dans le secteur privé constituera un avantage supplémentaire.

7.    Etre capable de travailler dans un environnement multiculturel.

8.    Etre capable de travailler en équipe.

9.    Agir avec intégrité et maintenir la confidentialité en traitant des informations sensibles et en restant exemplaire aux yeux du personnel de la Banque.

10.  Être capable de communiquer de manière efficace (à l’écrit et à l’oral) en anglais ou en français, de préférence avec une bonne connaissance pratique de l’autre langue.

11.  Maîtriser l’utilisation des logiciels standards MS Office (Word, Excel, PowerPoint). Une connaissance pratique des systèmes SAP serait un avantage.