La BAD 
recrute 
ASSISTANT(E) AU TRAITEMENT DES PAIEMENTS, SERVICES D'APPUI

• Titre du poste: Assistant(e) au Traitement des Paiements, Services d’appui
• Grade: GS7
• Poste N°: 50000340
• Référence: ADB/17/295
• Date de publication: 10/07/2017
• Date de clôture: 21/07/2017
• Pays: Côte d'Ivoire 

LA BANQUE :

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social dans l’ensemble du continent. La Banque compte 80 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Pour davantage se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013‑2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour l’Afrique ont été identifiés, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.

LE COMPLEXE :

La Vice-présidence des Ressources Humaines et des Services Institutionnels assure la fourniture de services efficaces, centrés sur les personnes et répondant aux besoins des clients, afin de garantir une efficacité institutionnelle globale dans tous les aspects des services institutionnels de la Banque. Le Complexe pilote les efforts visant à assurer la compétitivité de la Banque en tant qu’employeur de choix. Il est chargé d’assurer le leadership en matière de formulation et de mise en œuvre des stratégies de la Banque relatives à la gestion des personnes, aux technologies de l’information, aux services généraux et achats institutionnels, aux services linguistiques, à la continuité des activités, ainsi qu’à la santé et à la sécurité.

Le département recruteur :

Le Département des Services Généraux et des Achats a pour rôle principal de gérer les actifs de la Banque, de superviser l’ensemble des activités d’acquisition institutionnelle des biens, des services, des travaux et de l'immobilier, de coordonner tous les voyages et le transport du personnel et des biens de la Banque, les services de restauration et autres dispositions logistiques ainsi que les services de courrier, et de tenir le personnel informé des services offerts. À cette fin, le Département des Services Généraux et des Achats élabore et applique les règles en matière d'acquisition, de stockage et d’entretien du mobilier, du matériel et des fournitures de bureau. Le Département conçoit, prépare et met en œuvre les programmes de construction ou d'acquisition et d’entretien des bâtiments et des locaux ; il élabore les politiques administratives et veille à leur application adéquate et efficace au sein de la Banque dans des domaines comme les communications, le transport, les voyages, la sécurité, la protection et la sûreté des personnes et des biens et de la Banque ; il effectue également des tâches connexes. Le Département est responsable de la gestion des immobilisations de la Banque (estimées à plus de 100 000 000 d’UC). Le Département des Services Généraux et des Achats comprend trois (3) divisions supervisées par le Directeur des services généraux et des achats, à savoir : i) la Division exploitation et entretien (CHGS.1) ; ii) la Division de achats institutionnels (CHGS.2) ; et iii) la Division des services d’appui (CHGS.3).

LE POSTE :

L’Assistant au traitement des paiements est chargé de préparer et de vérifier toutes les factures des agences de voyage et toutes les demandes d’indemnisation du personnel tout en assurant le respect des politiques et des procédures ; il/elle apporte son appui à la division dans la fourniture de services efficients de traitement des transactions, y compris des contrôles efficaces sur toutes les transactions de voyage, en vue d’assurer l’optimisation des ressources. 

Sous la supervision et la direction du chef de division, l’assistant au traitement des paiements assume les fonctions suivantes :

1. faire des rapports mensuels sur les réclamations de dépenses de voyage et les dépenses de la division à soumettre à l’attention du chef de division ;
2. veiller au règlement rapide des factures, tout en assurant l’exactitude des données saisies et la production rapide de propositions de paiement pour faciliter le paiement de tous les dossiers approuvés ;
3. assurer le suivi des factures non réglées pour éviter toute suspension de services ;
4. faire un rapport d’exception chaque semaine pour les paiements exécutés et qui n’apparaissent pas sur les propositions dans un cadre convenu, en assurer le suivi et faire les ajustements nécessaires ;
5. préparer et communiquer des rapports mensuels sur les frais de voyage et autres ;
6. assurer le suivi avec les agences et d’autres fournisseurs pour veiller à une présentation des réclamations et des factures dans les délais prévus ;
7. faire le rapprochement des réclamations des fournisseurs des autres services et des agences de voyage avant que le paiement ne soit effectué par la Banque ;
8. assurer le suivi sur les questions en suspens sur la base du rapport mensuel ;
9. préparer les écritures comptables nécessaires. 

Notamment compétences, connaissances et expérience souhaitables

1. Être titulaire au moins d’une Licence ou d’un diplôme équivalent en comptabilité.
2. Justifier d’au minimum cinq (5) années d’expérience à un poste similaire.
3. Il serait souhaitable d’avoir une expérience de travail dans une institution financière multilatérale ou dans toute autre institution similaire.
4. L'expérience dans le secteur privé sera un avantage supplémentaire.
5. Transmettre des informations exactes.
6. Démontrer des capacités de résolution de problèmes.
7. Avoir une compréhension approfondie et actualisée des changements en cours et des compétences requises.
8. Être capable de communiquer de manière efficace (à l’écrit et à l’oral) en anglais ou en français, de préférence avec une bonne connaissance pratique de l’autre langue.
9. Maîtriser l’utilisation des logiciels standards MS Office (Word, Excel, PowerPoint). Une connaissance pratique des systèmes SAP serait un avantage.