La BAD 
recrute 
CHARGÉ(E) PRINCIPAL(E) DES VOYAGES

• Titre du poste: Chargé(e) Principal(e) des Voyages
• Grade: PL4
• Poste N°: 50000361
• Référence: ADB/17/301
• Date de publication: 04/07/2017
• Date de clôture: 17/07/2017
• Pays: Côte d'Ivoire 

LA BANQUE :

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social dans l’ensemble du continent. La Banque compte 80 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Pour davantage se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013‑2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour l’Afrique ont été identifiés, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.

LE COMPLEXE :

La Vice-présidence des Ressources Humaines et des Services Institutionnels assure la fourniture de services efficaces, centrés sur les personnes et répondant aux besoins des clients, afin de garantir une efficacité institutionnelle globale dans tous les aspects des services institutionnels de la Banque. Le Complexe pilote les efforts visant à assurer la compétitivité de la Banque en tant qu’employeur de choix. Il est chargé d’assurer le leadership en matière de formulation et de mise en œuvre des stratégies de la Banque relatives à la gestion des personnes, aux technologies de l’information, aux services généraux et achats institutionnels, aux services linguistiques, à la continuité des activités, ainsi qu’à la santé et à la sécurité.

Le département/ La division qui recrute :

Le Département des Services Généraux et des Achats a pour rôle principal de gérer les actifs de la Banque, de superviser l’ensemble des activités d’acquisition institutionnelle des biens, des services, des travaux et de l’immobilier, de coordonner tous les voyages et le transport du personnel et des biens de la Banque, les services de restauration et autres dispositions logistiques ainsi que les services de courrier, et de tenir le personnel informé des services offerts. À cette fin, le Département des services généraux et des achats élabore et applique les règles en matière d’acquisition, de stockage et d’entretien du mobilier, du matériel et des fournitures de bureau. Le Département conçoit, prépare et met en œuvre les programmes de construction ou d’acquisition et d’entretien des bâtiments et des locaux ; il élabore les politiques administratives et veille à leur application adéquate et efficace au sein de la Banque dans des domaines comme les communications, le transport, les voyages, la sécurité, la protection et la sûreté des personnes et des biens et de la Banque ; il effectue également des tâches connexes. Le Département est responsable de la gestion des immobilisations de la Banque (estimées à plus de 100 000 000 d’UC). Le Département des Services Généraux et des Achats comprend trois (3) divisions supervisées par le Directeur des services généraux et des achats, à savoir : i) la Division exploitation et entretien (CHGS.1) ; ii) la Division de achats institutionnels (CHGS.2) ; et iii) la Division des services d’appui (CHGS.3).

La division est responsable de la gestion des voyages et de la logistique, des services de restauration et d’hôtellerie ; elle prépare les plans et les stratégies d’achat, prépare et publie les dossiers d’appel d’offres, reçoit les offres et les propositions et sert de contact officiel entre la Banque et les fournisseurs.

LE POSTE :

Le/la titulaire du poste organise les voyages officiels de la Banque dans le cadre des missions, du recrutement initial, de la prise de services ou de la cessation de service ; il/elle organise également les voyages des personnes invitées aux réunions et des participants aux conférences qui voyagent sous le parrainage de la Banque. Cela implique également d’autres services d’appui aux voyages tels que les négociations de tarifs réduits avec les hôtels et les compagnies aériennes et la gestion de la fourniture de services d’hébergement et carte de voyage.

Sous la supervision et la direction générales du chef de division des services d’appui, le/la Chargé(e) principal(e) des voyages assume les fonctions suivantes :

1.      planifier, orienter et évaluer le travail de l’équipe et, en consultation avec le chef de la division des services d’appui, établir les normes de performance ;

2.      préparer les rapports à l’intention de la Direction analysant le fonctionnement et la performance de l’équipe et prendre les mesures appropriées en vue d’amélioration, si nécessaire ;

3.      examiner et soumettre les requêtes de budget annuel sur la base d’une évaluation des besoins de personnel et d’équipements dans le cadre des buts et objectifs identifiés ; vérifier et approuver les dépenses de voyage ;

4.      élaborer et mettre en œuvre les politiques et stratégies de voyage ; évaluer leur efficacité et recommander des changements, le cas échéant ;

5.      établir les procédures et les contrôles pour la mise en œuvre effective des dispositions de toutes les règles, règlements et directives administratifs régissant les voyages et conseiller les autres départements de la Banque en conséquence ;

6.      assurer le suivi de la performance des agents de voyage ; gérer les profils de voyage par pays et les normes indicatives de coûts et, de manière générale, assister le personnel pour les questions liées aux voyages ;

7.      suivre, encadrer et soutenir les membres de l’équipe ; fixer les priorités du programme de travail et les objectifs financiers ; traiter les questions opérationnelles délicates, de priorité élevée et de grande visibilité en tant que de besoin ;

8.      assurer le suivi des performances des agents de voyages.

Notamment compétences, connaissances et expérience souhaitables

1.      Être titulaire d’au moins un Master 2/DESS/DEA ou d’un diplôme équivalent en Administration des affaires.

2.      Justifier d’au moins six (6) années d’expérience pertinente dans l’expertise des voyages, de préférence dans le cadre d’organisations internationales.

3.      L’expérience dans le secteur privé sera un avantage supplémentaire.

4.      Avoir d’excellentes aptitudes interpersonnelles, en communication et en négociation.

5.      Être au fait des solutions technologiques pertinentes.

6.      Coordonner de manière efficace les actions avec d’autres compagnies aériennes partenaires de mise en œuvre.

7.      Veiller à l’application des politiques et directives financières institutionnelles.

8.      Élaborer/appliquer les procédures de contrôle interne pour prévenir les fraudes et la mauvaise gestion.

9.      Être capable de communiquer de manière efficace (à l’écrit et à l’oral) en anglais ou en français, de préférence avec une bonne connaissance pratique de l’autre langue.

10.     Maîtriser l’utilisation des logiciels standards MS Office (Word, Excel, PowerPoint). Une connaissance pratique des systèmes SAP serait un avantage.