ACTION IVOIRE INTÉRIM (A2I)
recrute
PERSONAL ASSISTANT CEO'S OFFICE
Description du poste
Nous recherchons pour l'un de nos clients leader dans son domaine d’activité 01 PERSONAL ASSISTANT CEO’S OFFICE
MISSION
Chargé(e) d’organiser l’agenda du Directeur Général, d’assurer l’interface avec les divers interlocuteurs (internes, externes) et le suivi effectif des dossiers administratifs de la Direction Générale pour contribuer à son bon fonctionnement.
RESPONSABILITÉS OPÉRATIONNELLES
• Organiser et gérer quotidiennement l’agenda du Directeur Général ;
• Accueillir et orienter les visiteurs/correspondants de la Direction Générale ;
• Organiser et gérer les déplacements du Directeur Général, des collaborateurs et des consultants/partenaires externes (Ordre de mission, lettre d’invitation, réservation d’hôtel, billets d’avion, etc.…) ;
• Organiser les réunions de la Direction (disponibilité, propreté et mise en place de la salle de réunion, envoi d’invitation, pause-café, etc.)
• Participer aux réunions, au besoin, pour la rédaction des compte rendus et procès-verbaux ;
• Gérer le planning des salles de réunions ;
• Rédiger des documents selon les directives du supérieur hiérarchique (communiqués, mails, notes, rapports, présentations, compte rendu et procès-verbaux…) ;
• Assurer la bonne gestion des courriers (réception, émission, transmission…) ;
• Assister les collaborateurs de la Direction pour les tâches administratives (initiation de BA, réception des factures sous IFS, etc.) ;
Profil du poste
Minimum BAC+2 Assistanat de Direction, Administration des Entreprises, Communication ou équivalent.
EXPERIENCES PROFESSIONNELLES
• Au moins 2 ans d’expérience dans un rôle équivalent, d’assistante de Direction
• 1 an de pratique des différentes techniques de rédaction et de présentation de document
• 1 an de pratique des principaux logiciels bureautiques, notamment de traitement de texte et de présentation (Pack Office…)
• Expérience de la pratique de l’anglais
• Expérience au sein d’une organisation de taille moyenne ou d’une multinationale.
CONNAISSANCES
• Connaissance de l’environnement télécoms
• Connaissances des modes de communication (téléphone, fax, messagerie, agenda électronique…)
• Principes et pratiques d’organisation et de gestion du temps de travail
• Outils bureautiques
• Gestion administrative
• Normes rédactionnelles
• Sténographie
• Méthode de classement et d’archivage
• Modalités d’accueil
• Techniques de prise de notes
• Techniques de numérisation
• Gestion de budget
• Organisation d’évènement
• Fonctionnement de l’internet et de l’intranet
• Utilisation d’ERP/logiciel spécifique à la ligne de métier de la direction.
APTITUDES PROFESSIONNELLES
• Gérer l’Accueil (Physique/Téléphonique)
• Planifier des rendez-vous
• Organiser un planning
• Gérer les priorités
• Orienter les personnes selon leur demande
• Préparer et organiser des réunions
• Effectuer la gestion du courrier
• Rédiger des documents (rapport, compte rendu, note…)
• Classer, archiver et indexer des dossiers et documents de référence
• Organiser des déplacements professionnels
• Définir des besoins en approvisionnement
• Préparer des commandes et suivre l’état des stocks de consommables
• Suivre /coordonner l’activité de partenaires
• Communiquer efficacement avec son environnement de travail direct, les clients ou les fournisseurs
• Constituer/Suivre l’évolution d’un dossier professionnel
• Réaliser un suivi d’activités
• Réaliser un suivi des dépenses
• S’exprimer en anglais et en Français
• Faire du reporting
QUALITES COMPORTEMENTALES
• Prise d’initiative
• Discrétion, respect de la confidentialité
• Bon relationnel, bonne présentation, Rigueur et méthode
• Réactivité, Dynamisme, Disponibilité
• Esprit d’équipe
• Résistance au stress
• Esprit de synthèse
• Apprend des autres et s’appuie sur l’expérience passée pour résoudre les problèmes
• Soucieux (se) de la qualité de l’exécution et de l’amélioration continue
• Champion(ne) de la culture d’entreprise
• Excellentes qualités relationnelles et de collaboration
• Orienté(e) résultats
• Sens du service au client
• Organise son travail
Dossiers de candidature
Merci de nous faire parvenir votre CV à l’adresse suivante recrutea2i@a2i-interim.com avec en objet “PERSONAL ASSISTANT CEO’S OFFICE’’ ou postuler directement sur notre site web : www.a2i-interim.com au plus tard le 15 Août 2020
