TERMES DE REFERENCE

CODE DE REFERENCE SVN-CI-03-2019

I.    RENSEIGNEMENTS SUR LE POSTE

II.   CADRE ET CHAMP D'ACTIVITE ORGANISATIONNEL

Fondée en 1951, l'OIM est l'organisme des Nations Unies chargé des migrations et travaille en étroite collaboration avec les partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux. L'OIM est dédiée à la promotion de la migration humaine et ordonnée pour le bénéfice de tous. Elle le fait en fournissant des services et des conseils aux gouvernements et aux migrants.

III. ATTRIBUTIONS ET RESPONSABILITES

Sous la supervision directe duResponsable achat et logistique, et sous la supervision générale du chargé des ressources (RMO), l'assistant achat et logistique, en accord avec les procédures et réglementations de l'OIM, aura les responsabilités suivantes

1. Achat de l'équipement de bureau, des fournitures, du matériel et du mobilier de bureau requis ;
2. Soutenir l'organisation d'ateliers, d'évènements, et d'activités de l'OIM ;
3. Après avoir reçu une demande d'achat pour l'achat d'équipement et / ou de fournitures de bureau (avec les spécifications) du gestionnaire de projet ou des adjoints aux programmes, présenter les soumissions à l'approbation du responsable, informer et soutenir l'acquisition des matériels et services en respectant les règles de l'OIM, et en faisant le suivi avec les équipes de l'OIM pour les dates de livraisons nécessaires ;
4. Coordonner étroitement et s'assurer que tous les achats liés au projet soient examinés et approuvés par le gestionnaire de projet ;
5. Obtenir les devis et effectuer les comparaisons nécessaires pour sélectionner les meilleures offres et l'élaboration de bons de commande ;
6. Coordonner avec le service des finances pour s'assurer qu'avant la commande et la livraison définitives de l'équipement / du matériel, le code du projet, le code de compte et le poste budgétaire aient été déterminés ;
7. Recevoir et examiner les demandes pour la clarté des spécifications, obtenir des informations supplémentaires si nécessaire et assurer la liaison avec les départements utilisateurs et, si nécessaire, confirmer que les ressources budgétaires nécessaires existent avec l'Unité des finances ;
8. Préparer les bons de commande / contrats et s'assurer que le gestionnaire de programme, le
   RMO, le COM et le FPU / MAC reçoivent l'autorisation financière conformément au seuil d'autorisation d'achat ;
9. Assurer la livraison en temps opportun des fournitures et du matériel achetés. Suivi avec le
   fournisseur pour le système d'approvisionnement et le statut de l'article fourni à sa destination comme l'installation, la mise en service, etc. ;
10. En coordination avec le chef de projet et le RMO, vérifier toutes les fournitures livrées et s'assurer qu'elles sont appropriées et conformes aux spécifications requises, comme indiqué dans le bon de commande ;
11. Tenir des registres de toutes les transactions traitées en veillant à ce que le système de remplissage soit efficace pour l'enregistrement de toutes les citations, des copies des relevés de dépenses, des reçus, des formulaires de commande locaux, etc. ;
12. Procéder à un premier examen des factures des fournisseurs pour assurer la conformité avec les bons de commande / contrats et les biens / travaux / services reçus et faire un suivi auprès de l'unité des finances pour s'assurer que les comptes des fournisseurs soient réglés à temps ;
13. S'assurer que les procédures administratives et les normes appropriées de l'OIM pour le suivi, les enchères, la commande et la gestion des stocks sont strictement respectées. Préparer des documents d'appel d'offres et de passation de marchés, des modifications, des contrats dans la correspondance et l'approbation de l'unité LEG avant de s'engager dans la procédure de passation de marché ;
14. En coordination avec le responsable de l'approvisionnement et de la logistique, tenir un registre des immobilisations, veiller à ce qu'il soit régulièrement mis à jour et enregistrer toutes les informations     pertinentes concernant    l'utilisation   et  la  restitution    de    toute    immobilisation empruntée par le personnel ;
15. Suivre  les     mouvements quotidiens     des  chauffeurs.   Coordonner,      planifier  et     superviser l'exploitation des besoins de transport des programmes, développer et gérer une flotte et les moteurs de la mise en oeuvre des activités du programme. Mettre en place un bon système d'expédition et de suivi des véhicules. Assurer que tous les chauffeurs tiennent correctement leur journal de bord. Surveiller les journaux de bord des véhicules sur une base hebdomadaire ;
16. Conduire et suivre la consommation de carburant de tous les véhicules et soumettre un rapport mensuel au RMO ;
17. Effectuer d'autres tâches connexes selon les besoins.

IV. COMPETENCES

Le titulaire doit faire preuve des compétences techniques et comportementales suivantes.

Compétences comportementales

• Utilise efficacement les connaissances spécialisées en logistique et en approvisionnement pour fournir des biens et des services en temps
• Collabore efficacement avec les fournisseurs et les fournisseurs de services conformément aux procédures de l'IOM pour garantir des solutions de qualité rentables pour l'OIM
• Accepter et donner des critiques constructives
• Suivre les procédures, les processus et les politiques pertinentes
• Se conformer aux délais, coûts et exigences de qualité d'outputs
• Suivre son propre travail pour corriger les erreurs
• Prendre la responsabilité du respect des engagements et des lacunes

Orientation client

• Identifier les clients immédiats et périphériques de son propre travail
• Établir et maintenir des relations de travail efficaces avec les clients
• Identifier et suivre l'évolution des besoins des clients, y compris des donateurs, des gouvernements et des bénéficiaires du projet

Apprentissage continu

• Contribuer à l'apprentissage continu de ses collègues
• Démontrer un intérêt pour l'amélioration pertinente des compétences
• Démontrer un intérêt à acquérir les compétences nécessaires à d'autres domaines fonctionnels
• Etre informé des évolutions dans son propre domaine professionnel

Communication

• Définir clairement les actions pour des informations pertinentes
• Communiquer clairement, et faire attention aux retours ou réactions afin d'orienter les priorités et les procédures
• Écrire clairement et efficacement, en adaptant la formulation et le style adapté au public visé
• Écouter attentivement et communiquer clairement, en adaptant son discours à l'audience

Planification et organisation

• Fixer des objectifs clairs et réalisables conformément aux priorités convenues pour soi et pour les autres
• Identifier les activités prioritaires et tâches pour soi et pour les autres
• Organiser ses documents de travail pour permettre les transferts prévus et imprévus
• Identifier les risques et prévoir des plans d'urgence

Professionnalisme

• Maitriser les questions liées aux responsabilités
• Identifier les problèmes, les opportunités et les risques centrales à responsabilités
• Intégrer les besoins liés au genre, les perspectives et les préoccupations, et encourager la participation égale des sexes
• Etre persistant, calme et poli face aux défis et au stress
• Traiter tous les collègues avec respect et dignité
• Travailler efficacement avec des personnes de cultures différentes en s'adaptant aux contextes culturels
• Connaitre le mandat de l'OIM et favoriser l'atteinte des objectifs de base liés à la migration

Travail d'équipe

• Contribuer activement à un environnement d'équipe efficace_ collégiale, et agréable
• Contribuer et suivre les activités pour l'atteinte des objectifs de l'équipe
• Soutenir activement et mettre en oeuvre les décisions finales du groupe
• Prendre la responsabilité commune pour le travail de l'équipe

Ouverture à la technologie

• Apprendre à propos de l'évolution de la technologie disponible
• Identifier et plaider pour des solutions technologiques rentables de façon proactive
• Connaitre les avantages et les limites liés à l'application de la technologie et chercher à les mettre en oeuvre pour un travail approprié

V. ETUDES ET EXPERIENCE

• License en gestion des affaires ou dans un domaine pertinent.
• Minimum de 3 ans d'expérience dans la gestion des achats et des contrats ; de préférence dans un contexte humanitaire ;
• Bonne connaissance pratique et expérience des opérations internationales de la chaîne d'approvisionnement ; et les règles et règlements clés des bailleurs de fonds institutionnels.
• Compétent dans les applications MS Office.

Fort engagement personnel ; orienté vers les résultats ; efficace et flexible ; respectueux de la diversité culturelle ; très orienté dans le travail sur les détails.

Doit être capable de travailler sous pression.

VI. LANGUES

Obligatoires

Excellente maîtrise du français, de l'anglais

Comment postuler : Les candidat (e)s intéressé (e)s sont invité (e)s à soumettre leur Curriculum Vitae avec une lettre de motivation à l'adresse suivante : iomabidjan@iom.int

Seul (e)s les candidat (e)s présélectionné (e)s seront contacté (e)s.