La BAD 
recrute 
CHARGÉ(E) DES ACHATS PRINCIPAL(E)

• Titre du poste: Chargé(e) des Achats Principal(e)
• Grade: PL4
• Poste N°: 50062750
• Référence: ADB/17/296
• Date de publication: 03/07/2017
• Date de clôture: 14/07/2017
• Pays: Côte d'Ivoire 

LA BANQUE :

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social dans l’ensemble du continent. La Banque compte 80 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Pour davantage se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013‑2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour l’Afrique ont été identifiés, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines. La Banque entend constituer une équipe de direction qui pilotera la mise en œuvre efficace de cette vision.

LE COMPLEXE :

La Vice-présidence des Ressources Humaines et des Services Institutionnels assure la fourniture de services efficaces, centrés sur les personnes et répondant aux besoins des clients, afin de garantir une efficacité institutionnelle globale dans tous les aspects des services institutionnels de la Banque. Le Complexe pilote les efforts visant à assurer la compétitivité de la Banque en tant qu’employeur de choix. Il est chargé d’assurer le leadership en matière de formulation et de mise en œuvre des stratégies de la Banque relatives à la gestion des personnes, aux technologies de l’information, aux services généraux et achats institutionnels, aux services linguistiques, à la continuité des activités, ainsi qu’à la santé et à la sécurité.

Le département/Division recruteur :

Le Département des services généraux et des achats a pour rôle principal de gérer les actifs de la Banque, de superviser l’ensemble des activités d’acquisition institutionnelle des biens, des services, des travaux et de l’immobilier, de coordonner tous les voyages et le transport du personnel et des biens de la Banque, les services de restauration et autres dispositions logistiques ainsi que les services de courrier, et de tenir le personnel informé des services offerts. À cette fin, le Département des services généraux et des achats élabore et applique les règles en matière d’acquisition, de stockage et d’entretien du mobilier, du matériel et des fournitures de bureau. Le Département conçoit, prépare et met en œuvre les programmes de construction ou d’acquisition et d’entretien des bâtiments et des locaux ; il élabore les politiques administratives et veille à leur application adéquate et efficace au sein de la Banque dans des domaines comme les communications, le transport, les voyages, la sécurité, la protection et la sûreté des personnes et des biens et de la Banque ; il effectue également des tâches connexes. Le Département est responsable de la gestion des immobilisations de la Banque (estimées à plus de 100 000 000 d’UC). Le Département des services généraux et des achats comprend trois (3) divisions supervisées par le Directeur des services généraux et des achats, à savoir : i) la Division exploitation et entretien (CHGS.1) ; ii) la Division de achats institutionnels (CHGS.2) ; et iii) la Division des services d’appui (CHGS.3).

LE POSTE :

Le/la chargé(e) des achats principal(e) a pour objectif général de planifier, mettre en place et gérer tous les achats et contrats de biens, de services, d’immobilier et de travaux, y compris l’achat de divers services et produits ; il/elle est également chargé(e) de superviser et de gérer les activités d’achat menées dans le cadre du portefeuille des équipes.

Le/la titulaire du poste exécute, examine et approuve l’achat des biens et services conformément à la délégation d’autorité, élabore la stratégie d’achat et mène les initiatives d’achat pour s’assurer que les activités d’achat évoluent en conformité avec les exigences de la Banque. Il/elle effectue également une étude de marché pour se tenir au fait des derniers développements du marché et assure la gestion des relations avec les fournisseurs.

Sous la supervision et la direction générales du chef de division, le/la chargé(e) des achats principal(e) assume les fonctions suivantes :

A.   Mettre en œuvre les stratégies d’achat et de passation de marchés pour la réalisation et l’amélioration du processus global d’achat (en particulier concernant la satisfaction des clients, les plans d’achat réalisables, les estimations de coûts et les termes de référence).

1.    Coordonner le travail d’un groupe fonctionnel en charge d’un portefeuille d’achat spécifique (exemple, la direction des travaux et des installations, les services d’appui ou les technologies de l’information et de la communication).

2.    Prendre les décisions pour les cas d’achat complexes de plus de 10 000 UC jusqu’à 150 000 UC. Exécuter et fournir des conseils sur les problèmes d’achat de plus de 150 000 UC.

3.    Concevoir des solutions innovantes pour les offres complexes de marchés importants et/ou de grande visibilité, tels que les accords-cadres et les accords à long terme.

4.    Évaluer les besoins des clients, en examinant le programme de travail, en identifiant des fournisseurs potentiels et en déterminant également les méthodes et stratégies d’achat appropriées.

5.    Interpréter les données à partir de diverses sources internes et externes pour mener des analyses du marché d’approvisionnement et des analyses financières sur les fournisseurs, ainsi que des analyses de coûts et de prix.

6.    Fournir des conseils aux unités requérantes et aux entités bénéficiaires sur l’éventail complet des questions d’achat, en fournissant un soutien et une orientation à tous les stades du cycle d’achat.

B.   Assurer et gérer l’achat d’immobilier, de travaux, de biens et services conformément aux règles et règlements d’achat de la Banque, en analysant et en exécutant tous les cas d’achat liés aux demandes d’achat dans le système ERP (SAP) de la Banque, et assurer la liaison avec les départements techniques, le cas échéant, pour fournir les termes de référence ou les spécifications techniques appropriés qui pourraient être requis afin de les inclure dans la demande de cotation ou la demande de proposition ou les appels d’offres.

1.    Identifier des sources d’approvisionnement fiables en déterminant les méthodes d’achat appropriées, en préparant les offres (demande de cotation, demande de proposition, demande de manifestation d’intérêt et appels d’offres).

2.    Établir des échéanciers réalistes pour les besoins des clients en matière d’achat, en activant le processus et en travaillant en collaboration étroite et directe avec les divisions utilisatrices pour exécuter et conclure les actions d’achat.

3.    Préparer les offres, en les distribuant et en en assurant la publicité dans les journaux locaux et sur les sites Web approuvés.

4.    Mettre en œuvre et assurer le suivi des calendriers d’appel d’offres et répondre également aux demandes des fournisseurs et des clients sur les questions d’achat.

5.    Diriger et mettre en place des comités d’évaluation en vue d’analyser les offres reçues de soumissionnaires, préparer et soumettre des recommandations aux ordonnateurs de la Banque ou au Comité chargé des achats ; et prodiguer des conseils au chef d’équipe sur toutes les questions liées aux achats.

6.    Gérer et conduire tous les aspects des appels d’offres/propositions relatifs à l’organisation de réunions préparatoires aux appels d’offres, à l’ouverture des offres et aux réunions d’information consécutives aux appels d’offres et conseiller également les soumissionnaires mécontents pour le règlement des différends.

7.    Participer aux négociations avec les utilisateurs finaux et les fournisseurs, signer les commandes d’achat jusqu’au seuil autorisé et, pour les cas où le montant est supérieur à l’autorité de signature autorisée, préparer les soumissions à présenter aux ordonnateurs pour examen et approbation ultérieure par le responsable autorisé.

8.    Analyser les offres reçues des soumissionnaires, en mettant en place des comités d’évaluation technique, en préparant et en soumettant les recommandations reçues de ces comités au Comité chargé des achats de la Banque pour obtenir les approbations ou les recommandations appropriées.

9.    Assurer une contribution technique à la planification, à l’élaboration et à la mise en œuvre de stratégies pour l’achat d’immobilier, de travaux, de biens et de services pour le Groupe de la Banque ; cela implique une évaluation des besoins des utilisateurs combinée à la modélisation des tendances sur une période d’analyse de la performance des fournisseurs.

10.  Conduire et superviser les activités d’achats institutionnels dans les bureaux extérieurs de la Banque et organiser les plans d’acquisition pour chaque processus d’achat par ordre de priorité.

11.  Assurer la liaison avec le département des services juridiques sur l’interprétation des règles et règlements de la Banque en cas d’ambiguïté.

12.  Exercer l’autorité finale et décisive pour les achats qui entrent dans le cadre de l’autorité du/de la titulaire, en tenant compte des amendements apportés de temps à autre dans la Matrice de la délégation d’autorité.

13.  Recommander des amendements et prolongations de contrats et prodiguer des conseils aux parties concernées sur les droits et obligations contractuels.

14.  Résoudre les questions d’achat complexes telles que : les litiges portant sur des montants importants, l’interprétation des règles et directives pour des cas non prévus dans les manuels existants.

C.   Préparer les dossiers d’appel d’offres types, les lettres de communication, les rapports, les statistiques et les prévisions qui pourraient être requis en vue d’une prise de décisions :

1.      En tant que chef d’équipe de son groupe fonctionnel et dans le cadre du portefeuille d’achat spécifique, initier et superviser la préparation du plan d’achat annuel et en superviser la mise en œuvre.

2.    Conduire une étude de marché pour une évaluation des processus et pratiques en vigueur et mettre en œuvre des solutions innovantes pour remédier aux faiblesses identifiées.

3.    Évaluer les réclamations afin d’en assurer la validité et la justification et assurer le suivi de leur résolution.

4.    Développer la documentation standard relative aux achats conformément aux règles et règlements de la Banque.

5.    Faire rapport sur l’état d’avancement des projets d’achat, en se basant sur les orientations de la Direction ; faire remonter les problèmes à la hiérarchie, le cas échéant.

6.    Préparer les notes d’orientation sur les questions d’achats institutionnels.

7.    Conduire des revues de performance avec les fournisseurs et informer les fournisseurs.

8.    Mener une analyse des données et élaborer des notes conceptuelles, des plans d’exécution, y compris des présentations aux clients, et contribuer à toute tâche nécessaire à l’approbation des projets.

9.    Nouer de solides relations avec les clients internes et externes, les autres unités et les partenaires au développement sur les questions opérationnelles et le dialogue de politique.

Notamment compétences, connaissances et expérience souhaitables

1. Être titulaire d’au moins un Master 2/DESS/DEA ou d’un diplôme équivalent en Administration, en Commerce, en Economie, en Droit, en Gestion des chaînes d’achat et d’approvisionnement, en Ingénierie et de toute autre qualification connexe ; la qualification en gestion des chaînes d’achat et/ou d’approvisionnement, ainsi qu’une formation spécialisée en gestion des chaînes d’achat ou d’approvisionnement constitueraient un atout supplémentaire.
2. Justifier d'au moins six (6) années d’expérience pertinente dans la gestion de la chaîne d’achat ou d’approvisionnement, avec une expérience de supervision dans la direction d’une équipe.

3. L'expérience dans le secteur privé sera un avantage supplémentaire.
4. Utiliser la connaissance des tendances du marché des affaires pour prendre des décisions efficaces.
5. Démontrer des connaissances et des aptitudes professionnelles, anticiper et gérer les risques, appliquer les principes de base en vue de réduire le risque au niveau des résultats opérationnels attendus de la Banque.
6. Démontrer les connaissances techniques requises pour le poste.
7. Décomposer les informations complexes en petites unités.
8. Comprendre, interpréter et appliquer les règles et les procédures, ainsi que les principes de passation de marchés publics de la Banque.
9. Analyser les informations pour développer une compréhension conceptuelle de la signification d’un ensemble d’informations.
10. Maîtriser l’utilisation des logiciels standards MS Office (Word, Excel, PowerPoint). Une connaissance pratique des systèmes SAP serait un avantage.
11. Être capable de communiquer de manière efficace (à l’écrit et à l’oral) en anglais ou en français, avec une bonne connaissance pratique de l’autre langue.