BUREAU INTERNATIONAL DU TRAVAIL (BIT) 
recrute 
ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE)

Numéro de référence : DG -9291-09-2016
Intitulé : ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE)
Nombre de poste : 1
Lieu de travail : BIT ABIDJAN
Date de clôture : 2016-10-27
Diplôme : AUTRE DIPLOME A PRECISER
Type de contrat : CDD
Niveau d'etude : BAC+2
Sexe : MASCULIN ET FEMININ

Description :

AVIS  DE POSTE VACANT (ROAF – 2016/15)

Le Bureau International  du Travail (BIT) à Abidjan cherche à recruter  des personnes qualifiées et hautement motivées de nationalité ivoirienne pour le poste suivant :
Assistant(e)  administratif(ve) (G5, Temps partiel)
(Contrat d’une année, renouvelable sous réserve de la disponibilité des fonds du projet de coopération technique, d’une conduite et d’une performance satisfaisantes)

Sous la responsabilité générale du Directeur du Bureau Pays d’Abidjan, il/elle travaillera sous la supervision directe du CTP et assurera, à temps partiel, les tâches suivantes :

I.  Résumé des principales tâches et responsabilités

1. Rédiger des projets de correspondance, mémorandums et rapports administratifs sur la base de directives orales ou écrites, de correspondances antérieures ou d’autres sources d’informations disponibles conformément aux procédures standards du bureau ;
2. Fournir un appui administratif pour l'organisation des ateliers et séminaires. Cet appui comprend la préparation et l’envoi des invitations et attestations d’assurance et leur suivi ; la coordination des voyages et l’hébergement des participants, la tenue des feuilles de présence et le paiement de DSA ; le recrutement, la rétribution des intervenants et la rédaction de la correspondance y relative ; le secrétariat pour ces réunions, séminaires et ateliers ;
3. Contribuer au suivi de la mise en œuvre des décisions prises lors des réunions, ateliers et séminaires et assurer le classement des rapports de ces réunions et séminaires;
4. Préparer dans IRIS les transactionsadministratives (PO, autorisations de voyager, etc.) et assurer la préparation et le suivi des voyages, les réservations d'hôtel e et de Security clearance pour le personnel du projet ;
5. Collecter et archiver les documents, informations, correspondances et articles de presse concernant le projet ;
6. Gérer le stock des fournitures du projet ;
7. Assurer le suivi du recrutement d’experts et de consultants pour le projet. Ces activités impliquent la saisie des informations contractuelles dans une base de données, la rédaction de la correspondance et l’actualisation des dossiers ;
8. Rédiger les rapports et la correspondance relatifs aux attributions susmentionnées ;
9. Effectuer d’autres tâches confiées par la CTP. 

II. Qualifications requises: Formation, expérience, connaissance linguistique, et  aptitudes professionnelles

• Formation : Avoir achevé ses études secondaires ou une école de commerce ou équivalent.
• Expérience : Au moins cinq ans d’expérience  dans une fonction administrative générale à l’issue de laquelle le titulaire doit avoir acquis une bonne connaissance des pratiques et des procédures de bureau.
• Connaissances linguistiques : Avoir une excellente maîtrise du Français et de bonnes connaissances de l’Anglais.
• Aptitudes professionnelles : Bonne maîtrise des procédures administratives et des principes comptables. Aptitude à rechercher et à extraire des informations à partir de bases de données et à répertorier des rapports. Bonne maîtrise des programmes informatiques et des progiciels pour la réalisation de diverses tâches administratives. Bonnes aptitudes rédactionnelles Aptitude à établir et entretenir des relations professionnelles efficaces avec les fonctionnaires de toutes les classes. Aptitude à travailler précisément avec des données administratives.

Lieu de Travail : Le poste sera basé au BIT Abidjan.

Les demandes comprenant une lettre de motivation, un CV et les photocopies des diplômes seront adressées par courriel à l’adresse suivante : dadjo@ilo.org au plus tard le 27 octobre 2016.

Le BIT est un lieu non-fumeur.