Administration du personnel & Mobilités
• Préparer l’accueil des collaborateurs (réception des documents administratifs,
réservation des billets d’avion etc…)
• Etablir les contrats des collaborateurs selon les indications du Business Manager.
• Suivre les mobilisations et démobilisations du personnel.
• Organiser les déplacements et l’hébergement des collaborateurs.
• Mettre à jour les dossiers administratifs (CNPS, assurances, autorisations de travail,
exonérations, etc…).
• Suivre les consultants, leurs besoins et leurs difficultés.
• Rechercher et visiter des appartements pour les collaborateurs à la demande du
Business Manager.
Gestion des timesheets & paie
• Collecter, inventorier et classer les timesheets dans les délais impartis.
• Mettre à jour les tableaux de suivi mensuel (plan de charge).
• Intégrer les données dans le fichier de paye destiné aux RH.
• S’assurer de la validation des timesheets par le client.
Facturation & suivi financier
• Organiser et envoyer les proformas et les timesheets associés aux clients.
• Créer les bons de réception (BR).
• Établir, éditer et déposer les factures.
• Assurer la mise à jour les tableaux de suivi : facturations, paiements, encours,
ventes/achats avec la comptabilité.
• Préparer les prévisions de facturation.
• Assurer le recouvrement des factures à travers les relances régulières.
• Enregistrer les BR et assurer les paiements fournisseurs.
Reporting & conformité réglementaire
• Relire systématiquement et corriger si nécessaire tous les documents à faire signer
par la direction.
• Préparer les récapitulatifs mensuels des prestations.
• Élaborer le plan et le rapport de contenu local.
• Consolider les dossiers d’autorisation de travail (demande de dérogation et autre
déclaration obligatoire).


• Suivre la validation et la signature des documents administratifs.
• Effectuer le reporting hebdomadaire et mensuel d’activité pour le Business Manager.
• Préparer le rapport de clôture mensuelle.
Appui opérationnel & gestion documentaire
• Créer devis, commandes et dossiers clients dans GX.
• Mettre à jour le plan de charge.
• Suivre les billets d’avion et autres achats.
• Gérer toutes tâches additionnelles confiées par la direction.

Profil du poste

Techniques
• Excellente communication écrite et orale en français et en anglais.
• Maitrise des outils bureautiques et ERP (Excel, Word, Outlook, Gx)
• Gestion documentaire rigoureuse.
• Rigueur pour la rédaction et pour la relecture des documents administratifs.
Organisationnelles
• Priorisation des tâches & Respect strict des deadlines.
• Coordination multi-interlocuteurs.
• Communication fluide avec la hiérarchie pour signaler les alertes, les oublis, les
anomalies et tout ce qui pourrait nuire au fonctionnement de l’activité.
Savoir-être
• Fiabilité & Rigueur
• Disponibilité / Sens du service / Respect de la hiérarchie
• Communication professionnelle

Dossiers de candidature

Parlym@recrutement.com
ines.kouakou@parlym.com