1. Identification du Poste
• Intitulé du poste : Assistant(e) Administratif(ve) et Ressources Humaines
• Département : Administration et Ressources Humaines
• Lieu d'affectation : Man (Siège de l'ONG ASD)
• Supérieur hiérarchique direct : Directeur Exécutif
• Type de contrat : Contrat à Durée Déterminée (CDD) renouvelable

2. Raison d'Être du Poste
L'Assistant(e) Administratif(ve) et Ressources Humaines appuie la Direction Exécutive et l'équipe projet dans la gestion quotidienne des affaires administratives, le suivi de la gestion du personnel, la tenue des dossiers administratifs et l'archivage rigoureux des pièces justificatives, conformément aux procédures internes de l'ONG ASD.

3. Principales Responsabilités et Tâches

A. Gestion Administrative et Secrétariat :
• Assurer la gestion du courrier (enregistrement, ventilation, classement des arrivées et départs).
• Rédiger les correspondances administratives courantes, les notes de service, les ordres de mission et les comptes-rendus de réunions.
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs, partenaires et bénéficiaires se rendant au bureau.
• Gérer les fournitures de bureau et le stock du matériel administratif.

B. Gestion des Ressources Humaines (RH) :
• Assurer la tenue, la mise à jour et la sécurisation des dossiers individuels du personnel (contrats, CV, diplômes, fiches d'évaluation).
• Suivre les présences, les congés, les absences et les feuilles de temps (timesheets) du personnel conformément aux exigences des bailleurs.
• Participer à la préparation des contrats de travail (CDD, stages, bénévolat) et au suivi des périodes d'essai.
• Appuyer la préparation des éléments de paie et le suivi des déclarations sociales (CNPS, etc.) en collaboration avec le Comptable.

C. Archivage et Conformité :
• Veiller à l'archivage physique et numérique rigoureux de tous les documents administratifs et RH.
• Garantir la conformité et la traçabilité des pièces justificatives dans le cadre des audits et des micro-évaluations HACT.
• Appuyer l'organisation des ateliers, des réunions de coordination et des sessions d'induction du personnel.

4. Profil et Qualifications Requises
• Formation : Être titulaire d'un BAC+2/3 en Gestion des Ressources Humaines, Administration des Entreprises, Secrétariat de Direction, Droit ou discipline connexe.
• Expérience : Justifier d'une expérience professionnelle d'au moins 2 ans à un poste similaire, de préférence au sein d'une organisation non gouvernementale (ONG) ou d'une structure associative.
• Compétences techniques : Maîtrise parfaite des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et des logiciels de communication numérique ; bonne connaissance du Code du Travail ivoirien.
• Aptitudes professionnelles : Rigueur, sens élevé de la confidentialité, intégrité, excellente capacité d'organisation, esprit d'équipe et aptitude à travailler sous pression.

5. Engagements Éthiques et Conformité
• Respecter scrupuleusement le Code de Conduite de l' ASD, le règlement intérieur et les politiques de sauvegarde (protection de l'enfance, politique PEAS / tolérance zéro contre l'exploitation et les abus sexuels).
• Adhérer aux principes humanitaires fondamentaux et aux exigences de redevabilité envers les personnes sous le mandat de l'ASD.