Fiche de poste

Intitulé : Assistant(e) de direction, ou Secrétaire de direction.

Rattachement : directement à la directrice de l'école. Elle travaille en lien avec le comptable, les enseignants, le personnel d'appui et les familles.

Mission principale : assurer le bon fonctionnement administratif de l'école, la qualité de l'accueil et de la communication avec les familles, et le respect des échéances administratives, afin de libérer le directeur pour le pilotage pédagogique.

Responsabilités et indicateurs :

Accueil et relation avec les familles. Elle accueille les parents et les visiteurs, répond au téléphone et à WhatsApp, oriente les demandes et traite les réclamations courantes. On mesure le délai de réponse et le nombre de plaintes qui remontent au directeur.
Inscriptions et dossiers élèves. Elle gère les inscriptions et réinscriptions, constitue et met à jour les dossiers (extrait de naissance, carnet de vaccination, photos, fiche de renseignements), tient le registre matricule et délivre les certificats de scolarité. Indicateur : des dossiers complets à 100 % avant la fin du premier mois.
Suivi de la scolarité. Elle tient l'échéancier des frais, prépare les relances aux familles et transmet les états au comptable. On suit le taux de recouvrement par échéance.
Administration scolaire. Elle saisit les notes, édite les bulletins, établit les listes de classe et prépare les statistiques de rentrée. Pour le CM2, elle constitue les dossiers d'inscription au CEPE dans les délais. Indicateur : zéro échéance administrative manquée.
Secrétariat de direction. Elle gère l'agenda du directeur, le courrier entrant et sortant, rédige les notes de service, les convocations et les procès-verbaux de réunion. Indicateur : courriers rédigés sans faute et dans les délais.
Personnel. Elle tient les dossiers administratifs du personnel, suit les absences et les retards, et prépare les éléments de paie et de déclaration CNPS pour le comptable.
Archives et confidentialité. Elle assure le classement physique et numérique, la sauvegarde des fichiers et la protection des données des élèves et des familles.
Logistique. Elle coordonne les fournitures, la cantine, le transport scolaire et l'organisation des événements (réunions de parents, fête de fin d'année, remise des prix).
Profil recherché

Exigences obligatoires :

un BTS en Assistanat de direction, Secrétariat bureautique ou Gestion commerciale, ou un diplôme équivalent ;
au moins deux ans d'expérience en secrétariat, idéalement dans un établissement scolaire ;
une parfaite maîtrise du français écrit, notamment pour la rédaction administrative ;
une bonne maîtrise de Word et d'Excel (tableaux, filtres, formules simples) ;
un casier judiciaire de moins de 3 mois, vierge, puisque le poste implique un contact avec des enfants et des données sensibles.

Atouts appréciés :

une licence professionnelle en assistanat ou en gestion ;
la connaissance d'un logiciel de gestion scolaire ;
des notions de comptabilité ;
l'anglais et une langue nationale pour l'accueil des familles.

Compétences attendues :

Connaissances : le fonctionnement d'une école primaire ivoirienne (calendrier scolaire, CEPE, rôle de l'IEPP et de la DREN), les règles de base du courrier administratif et les notions de CNPS et de paie.
Savoir-faire : rédiger vite et sans faute, organiser des priorités concurrentes, tenir des tableaux de suivi fiables, désamorcer un conflit avec un parent.
Qualités humaines : discrétion absolue, intégrité face à l'argent, amabilité constante, rigueur, sens du service, résistance au stress des périodes de rentrée et d'examens.