TERRE DES HOMMES ITALIE
TERMES DE RÉFÉRENCE
Administrateur(trice) / Responsable administratif(ve) et financier(ère) – Projet MEBOS

Intitulé du poste: Administrateur(trice) / Responsable administratif(ve) et financier(ère)
Projet: Mères et Enfants en Bonne Santé (MEBOS)
Organisation: Terre des Hommes Italie
Pays d’affectation: Côte d’Ivoire
Lieu d’affectation: Abidjan
Supérieur hiérarchique: Chef(fe) de projet / Représentant(e) Pays
Lien fonctionnel: Service administratif et financier de TDH Italie
Type de contrat: À préciser
Durée: 12 mois - renouvelables

1. Présentation de Terre des Hommes Italie
La Fondation Terre des Hommes Italie (TDH Italie) est une organisation non gouvernementale engagée dans la protection des droits de l’enfant et dans l’amélioration durable des conditions de vie des enfants, des familles et des communautés vulnérables. À travers ses programmes, TDH Italie intervient notamment dans les domaines de la protection, de la santé, de l’éducation, du renforcement des systèmes et du développement communautaire, en étroite collaboration avec les autorités nationales et locales, les services techniques et les acteurs communautaires.
En Côte d’Ivoire, TDH Italie met en œuvre des interventions visant à renforcer l’accès et la qualité des services essentiels, avec une approche fondée sur le partenariat, l’appropriation locale, la participation communautaire et la durabilité des résultats.

2. Contexte du projet MEBOS
Le projet « Mères et Enfants en Bonne Santé » (MEBOS), mis en œuvre par Terre des Hommes Italie en Côte d’Ivoire, vise à contribuer à la réduction de la mortalité maternelle et néonatale dans les régions de l’Agnéby-Tiassa et du Bélier.
Le projet repose sur une approche intégrée combinant : (i) l’amélioration des infrastructures de santé maternelle et néonatale ; (ii) le renforcement des compétences du personnel de santé, notamment en soins obstétricaux et néonatals d’urgence ; (iii) la fourniture d’équipements médicaux essentiels ; et (iv) la mobilisation communautaire afin d’accroître les connaissances, la demande et l’utilisation des services de santé maternelle et néonatale.
Dans ce cadre, TDH Italie recrute un(e) Administrateur(trice) / Responsable administratif(ve) et financier(ère) afin de garantir la gestion administrative, financière, logistique et documentaire du projet, dans le respect des procédures internes de TDH Italie, des exigences du bailleur et des règles applicables en Côte d’Ivoire.

3. Objectif général du poste
Sous la supervision du/de la Chef(fe) de projet et en lien fonctionnel avec le/la Représentant(e) Pays et le service administratif et financier de TDH Italie, l’Administrateur(trice) / Responsable administratif(ve) et financier(ère) assure la gestion administrative, financière, comptable, logistique et RH du projet MEBOS.
Il/elle veille à la bonne utilisation des ressources du projet, au suivi budgétaire, à la conformité des dépenses, à la qualité des pièces justificatives, au respect des procédures de passation de marchés et à la préparation des documents nécessaires aux rapports financiers, audits et contrôles internes ou externes.

4. Responsabilités principales
4.1 Gestion financière et suivi budgétaire
• Élaborer, actualiser et suivre les prévisions budgétaires du projet, en coordination avec le/la Chef(fe) de projet et l’équipe technique.
• Assurer le suivi régulier de l’exécution budgétaire par activité, ligne budgétaire et période de mise en œuvre.
• Préparer les tableaux de suivi financier, les analyses d’écarts, les prévisions de trésorerie et les alertes nécessaires à la prise de décision.
• Vérifier l’éligibilité, la conformité et la complétude des dépenses avant tout engagement, paiement ou liquidation.
• Appuyer la planification financière des principales composantes du projet, notamment les constructions, équipements, formations, activités communautaires, supervisions et missions de terrain.
• Contribuer à l’élaboration des rapports financiers internes et destinés au bailleur.
4.2 Comptabilité, trésorerie et archivage financier
• Tenir à jour la comptabilité du projet conformément aux procédures de TDH Italie et aux standards de redevabilité applicables.
• Assurer la gestion de la caisse, des avances opérationnelles, des paiements et des rapprochements de trésorerie.
• Contrôler la qualité des pièces justificatives : factures, contrats, bons de commande, bons de livraison, procès-verbaux de réception, feuilles de présence, ordres de mission et justificatifs de paiement.
• Garantir le classement physique et numérique des documents administratifs, financiers et contractuels du projet.
• Préparer les dossiers financiers nécessaires aux contrôles internes, vérifications, audits et évaluations.
4.3 Administration, ressources humaines et conformité
• Appuyer les procédures administratives liées au recrutement, à la contractualisation, à l’intégration et au suivi du personnel du projet.
• Tenir à jour les dossiers administratifs du personnel affecté au projet, y compris contrats, feuilles de temps, congés, absences et documents requis.
• Préparer et suivre les ordres de mission, perdiems, avances de terrain et liquidations des équipes projet.
• Veiller au respect des procédures internes de TDH Italie, des obligations légales applicables et des exigences contractuelles du bailleur.
• Contribuer à la diffusion et à l’application des politiques de TDH Italie en matière d’éthique, de sauvegarde, de prévention des abus, de conflit d’intérêts et de lutte contre la fraude.
4.4 Achats, contrats, logistique et gestion des biens
• Préparer et suivre, avec l’équipe projet, le plan d’achats et les besoins logistiques liés aux activités du projet.
• Appuyer la mise en œuvre des procédures d’achat, de contractualisation et de sélection des fournisseurs, prestataires, consultants et entreprises, dans le respect des règles de TDH Italie et du bailleur.
• Assurer la bonne documentation des dossiers de passation de marchés, notamment pour les travaux de construction, les équipements médicaux, les formations, les missions et les prestations de service.
• Suivre les contrats, bons de commande, livraisons, réceptions, paiements et garanties contractuelles, en coordination avec le/la Chef(fe) de projet et les responsables techniques.
• Mettre à jour l’inventaire des équipements, matériels, biens et fournitures financés par le projet.
• Coordonner la gestion administrative des bureaux, fournitures, moyens de communication, véhicules et autres ressources nécessaires au fonctionnement du projet.
4.5 Appui opérationnel aux activités et missions de terrain
• Appuyer l’organisation administrative et logistique des formations, ateliers, réunions de coordination, missions de supervision, enquêtes et activités communautaires.
• Assurer la préparation financière et administrative des déplacements dans les régions de l’Agnéby-Tiassa et du Bélier.
• Suivre la justification des dépenses de terrain et accompagner les équipes dans le respect des procédures administratives et financières.
• Contribuer à l’identification et à la résolution rapide des contraintes administratives, financières ou logistiques pouvant affecter la mise en œuvre des activités.
4.6 Rapportage, audit et redevabilité
• Préparer les informations financières nécessaires aux rapports périodiques du projet et aux revues de gestion.
• Contribuer aux rapports destinés au bailleur, notamment en fournissant des données financières fiables, des explications sur l’utilisation des ressources et les pièces justificatives requises.
• Préparer les dossiers nécessaires à l’audit financier du projet et coordonner, sous la supervision du/de la Chef(fe) de projet et du/de la Représentant(e) Pays, les échanges avec les auditeurs.
• Assurer le suivi des recommandations issues des audits, contrôles internes, revues financières et missions de supervision.
• Veiller à la transparence, à la traçabilité et à la bonne conservation des documents relatifs à l’utilisation des fonds du projet.
4.7 Coordination interne et relations avec les parties prenantes
• Travailler en étroite collaboration avec le/la Chef(fe) de projet, le/la Chargé(e) de santé, le/la Responsable des activités communautaires, le/la Superviseur(se) technique des travaux et les chauffeurs.
• Participer aux réunions de planification, de suivi budgétaire, de coordination interne et de revue périodique du projet.
• Appuyer les relations administratives avec les fournisseurs, prestataires, autorités compétentes et partenaires institutionnels lorsque nécessaire.
• Fournir des informations fiables et actualisées pour appuyer la prise de décision et l’anticipation des risques opérationnels.

5. Principaux résultats attendus
• Les ressources financières, administratives, logistiques et matérielles du projet sont gérées de manière conforme, transparente et efficace.
• Le suivi budgétaire est régulièrement mis à jour et utilisé pour orienter la planification et la prise de décision.
• Les achats, contrats, paiements et liquidations sont correctement documentés et conformes aux procédures applicables.
• Les dossiers administratifs, financiers, RH, contractuels et logistiques du projet sont complets, accessibles et correctement archivés.
• Les rapports financiers, dossiers d’audit et documents justificatifs sont préparés dans les délais requis.
• Les équipes projet disposent de l’appui administratif, financier et logistique nécessaire à une mise en œuvre fluide et sécurisée des activités.

6. Profil recherché
• Être titulaire au minimum d’un diplôme de niveau BAC+3 (Licence) en finance, comptabilité, administration, audit, gestion de projet, logistique, économie ou dans tout autre domaine pertinent.
• Au moins cinq (5) années d’expérience professionnelle pertinente dans la gestion administrative et financière de projets de développement ou humanitaires.
• Expérience confirmée dans la gestion financière de projets financés par des bailleurs institutionnels ou privés internationaux.
• Bonne connaissance des procédures d’achat, de contractualisation, de gestion documentaire, de suivi budgétaire et de préparation d’audits.
• Expérience de travail avec une ONG internationale ; une expérience dans le secteur de la santé, de la construction/réhabilitation d’infrastructures ou de projets communautaires constitue un atout.
• Excellente maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel, Word et les systèmes de classement numérique ; la connaissance de logiciels comptables constitue un atout.
• Très bonne maîtrise du français écrit et oral ; une bonne capacité de compréhension de l’anglais professionnel constitue un atout.
• Disponibilité pour effectuer des déplacements réguliers dans les zones d’intervention du projet.

7. Compétences clés
• Rigueur, sens de l’organisation et grande attention à la qualité documentaire.
• Intégrité, discrétion professionnelle et respect strict de la confidentialité.
• Capacité d’analyse budgétaire, d’anticipation des risques et de résolution de problèmes.
• Très bonnes capacités de planification, de suivi, de coordination et de rapportage.
• Aptitude à travailler en équipe multidisciplinaire et dans un environnement multi-acteurs.
• Capacité à gérer plusieurs priorités et à respecter les délais.
• Adhésion aux valeurs, principes éthiques et politiques de sauvegarde de Terre des Hommes Italie.
8. Modalités de candidature
Les candidats souhaitant soumettre leur candidature sont invités à envoyer leur curriculum vitae (CV) ainsi qu’une lettre de motivation à l’adresse e-mail suivante : recrutement.civ@tdhitaly.org
La Fondation Terre des Hommes Italia respecte les normes et procédures les plus strictes en matière de protection de l’enfance et applique un principe de tolérance zéro envers toute forme d’exploitation sexuelle, d’abus sexuel ou de harcèlement sexuel. Toute personne ayant été reconnue coupable de ce type de crimes ne pourra pas être embauchée. C’est pourquoi les candidats pourront faire l’objet d’une série de vérifications, y compris la consultation du casier judiciaire.

Les données à caractère personnel fournies par les candidats et candidates seront traitées conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'Union européenne (2016/679) afin d'évaluer la candidature pour le poste spécifique pour lequel elle a été envoyée. Si la candidature ne s'avère pas adaptée au poste en question, le curriculum vitae sera conservé dans nos archives pendant une durée limitée et utilisé pour évaluer d'éventuelles opportunités d'emploi futures. Le traitement des données sera effectué dans la plus grande confidentialité et en toute sécurité. L'envoi de votre CV et de votre lettre de motivation vaut consentement au traitement de vos données à caractère personnel aux fins indiquées ci-dessus.