Trabad immobilier recrute
Poste : Secrétaire – comptable d’agence immobilière (Femme)
Trabad, agence immobilière agréée, située à Marcory Zone 4 Rue Paul Langevin recrute une secrétaire-comptable pour renforcer son organisation administrative, assurer l’accueil des visiteurs et prendre en charge la tenue quotidienne de la caisse de l’agence.
Nous recherchons une personne rigoureuse, organisée, proactive et particulièrement attentive aux détails, capable de gérer simultanément l’accueil, les opérations de caisse, le suivi documentaire et le secrétariat administratif.
I- MISSIONS PRINCIPALES
1. Tenue de la caisse et suivi des encaissements
La secrétaire-comptable assure la tenue opérationnelle de la caisse de l’agence et le traitement administratif des paiements des locataires.
À ce titre, elle est notamment chargée de :
? Accueillir les locataires venant régler leurs loyers ;
? Encaisser les paiements en espèces dans le respect des procédures internes ;
? Enregistrer les opérations dans le logiciel trabad gestion ;
? Editer et délivrer les reçus de paiement ;
? Classer et archiver systématiquement les reçus et pièces justificatives ;
? Etablir quotidiennement l’état de caisse ;
? Effectuer le rapprochement entre les encaissements enregistrés, les reçus délivrés et les espèces effectivement détenues ;
? Transmettre quotidiennement les états et pièces justificatives au superviseur de la trésorerie.
Elle assure également le traitement administratif des paiements effectués par d'autres canaux :
? Application trabad locataire ;
? Orange money ;
? wave ;
? Chèques ;
? Virements bancaires ;
? Tout autre moyen de paiement autorisé par trabad.
Pour les paiements autres qu'en espèces, aucun reçu ne doit être délivré avant vérification effective de l'entrée des fonds sur le compte ou le canal de paiement concerné.
2. Exigence de contrôle de la caisse
La candidate sera directement évaluée sur les indicateurs suivants :
? 100 % des paiements encaissés doivent faire l'objet d'un reçu ;
? aucun reçu ne doit rester non tiré alors que le paiement a été effectivement reçu ;
? aucun reçu tiré ne doit rester non archivé ;
? aucun écart ou manquant de caisse ne doit être constaté ;
? les états journaliers de caisse doivent être produits et transmis dans les délais ;
? les pièces justificatives doivent être complètes, classées et traçables.
La rigueur dans la gestion de la caisse constitue une exigence fondamentale du poste.
3. Accueil et orientation des locataires
La secrétaire-comptable constitue le premier point de contact physique, téléphonique, par email ou whatsapp pour les locataires. Elle doit identifier précisément l'objet de la demande et orienter immédiatement le locataire vers le responsable compétent.
Le même principe d'orientation s'applique lorsque la demande est reçue par téléphone, email ou whatsapp : la secrétaire-comptable ne doit pas traiter elle-même une demande qui relève d'un autre service ; elle doit identifier le responsable compétent et assurer la transmission correcte de l'information.
4. Accueil des bailleurs, prospects et visiteurs
La secrétaire-comptable assure également l'accueil et l'orientation des autres visiteurs de l'agence.
? Accueillir les bailleurs venant percevoir leurs reversements ;
? Orienter les bailleurs souhaitant signer un mandat de gestion vers le directeur de l'agence ;
? Accueillir les prospects ayant un rendez-vous avec le service commercial et les orienter vers le responsable commercial ;
? Recevoir les agents des administrations publiques : impôts, fdfp, cnps ou autres organismes, et les orienter vers le service concerné ;
? Identifier précisément le besoin de tout autre visiteur et l'orienter vers l'interlocuteur approprié.
5. Registre des visites et transmission des informations
La secrétaire-comptable est responsable de la bonne tenue du registre de gestion des visiteurs, sous format physique et numérique. Elle devra :
? Enregistrer les visiteurs ;
? Renseigner correctement l'objet de leur visite ;
? Identifier le collaborateur ou service destinataire ;
? Assurer la transmission des informations et documents ;
? Suivre les fiches de transmission d'informations ou de dossiers ;
? Veiller à ce qu'aucune demande ou transmission ne soit perdue.
kpi principal : registre physique et numérique complet, fiable, régulièrement mis à jour et permettant de retracer chaque visite et chaque transmission.
6. Secrétariat et administration générale
La secrétaire-comptable assure les tâches classiques de secrétariat de l'agence, notamment :
? gestion du standard téléphonique ;
? gestion des emails et courriers entrants et sortants ;
? rédaction et mise en forme de courriers administratifs ;
? classement et archivage des documents ;
? saisie et mise en forme de documents ;
? gestion des agendas et rendez-vous selon les instructions de la direction ;
? organisation matérielle des réunions hebdomadaires et mensuelles ;
? préparation des supports et documents nécessaires aux réunions ;
? rédaction et diffusion des comptes rendus selon les instructions de la direction ;
? gestion administrative courante ;suivi des fournitures et moyens généraux basiques de l'agence ;
? Toute autre tâche administrative relevant raisonnablement de ses fonctions et confiée par la direction.
7. Rattachement hiérarchique
La secrétaire-comptable est directement rattachée à la direction de l'agence.
Elle travaille en coordination avec :
? Le responsable du service comptable et financier ;
? Les agents du service gestion locative es gestionnaires locatives ;
? Le responsable juridique ;
? Le responsable commercial ;
? Les autres services de l'agence selon chaque cas.
Cette coordination ne modifie pas son rattachement hiérarchique à la direction.
II- PROFIL RECHERCHÉ
1/ Formation et expérience
? bac + 3 minimum ;
? formation en comptabilité, gestion, administration, finance ou domaine similaire ;
? expérience professionnelle en secrétariat, administration ou comptabilité ;
? une expérience dans la tenue d'une caisse est fortement souhaitée ;
? une expérience dans une agence immobilière constitue un avantage significatif ;
? expérience dans la gestion des locataires ou dans un environnement à forte exigence administrative appréciée.
2/ Compétences techniques
La candidate doit notamment maîtriser :
? microsoft word ;
? microsoft excel ;
? microsoft powerpoint ;
? la rédaction de courriers professionnels ;
? le classement et l'archivage documentaire ;
? la gestion des emails et communications professionnelles ;
? les opérations élémentaires de caisse et de rapprochement ;
? la transmission et le suivi d'information ;
? la connaissance d'un logiciel de gestion locative constitue un atout.
3/ qualités indispensables
Nous recherchons avant tout une personne :
? proactive ;
? extrêmement organisée ;
? attentive aux détails ;
? rigoureuse et précise ;
? fiable dans la transmission des informations ;
? discrète et respectueuse de la confidentialité ;
? courtoise dans l'accueil mais capable de faire preuve de fermeté lorsque les procédures l'exigent ;
? ponctuelle et disciplinée ;
? capable de travailler avec méthode sous pression ;
? dotée d'une bonne présentation professionnelle ;
? disposant d'une bonne aptitude physique et psychologique à exercer les exigences du poste.
La rigueur, la fiabilité et le sens des responsabilités sont non négociables pour ce poste.
4/ conditions du poste
Poste : secrétaire-comptable d'agence immobilière
employeur : trabad – agence immobilière agréée
rattachement : direction de l'agence
Contrat : temps plein ;
Période d'essai : 2 mois fermes. À l'issue de l'essai : en cas d'évaluation concluante, poursuite de la relation de travail en cdi, conformément aux dispositions légales applicables. En cas d'évaluation non concluante, le contrat ne sera pas poursuivi dans les conditions prévues par la réglementation applicable.
Lieu de travail : Abidjan
Indicateurs d'évaluation pendant la période d'essai l'évaluation portera notamment sur :
? fiabilité de la caisse : aucun manquant ni écart injustifié ;
? traçabilité des paiements : 100 % des paiements effectivement reçus doivent être correctement enregistrés et faire l'objet d'un reçu ;
? archivage : aucun reçu ou justificatif non archivé ;
? production des états de caisse : états journaliers exacts et transmis dans les délais ;
? accueil : qualité, courtoisie et fermeté dans la prise en charge des visiteurs ;
? orientation : capacité à identifier rapidement le service compétent ;
? registre des visites : tenue complète et à jour des supports physiques et numériques ;
? transmission : aucune information ou pièce confiée ne doit être perdue ou laissée sans suite ;
? secrétariat : qualité, rapidité et fiabilité du traitement administratif ;
? organisation : capacité à gérer simultanément accueil, caisse, communications et tâches administratives sans perte d'information.
5/ candidature
Les candidates correspondant strictement au profil recherché sont invitées à transmettre leur CV en indiquant en objet : « candidature secrétaire-comptable d'agence immobilière »
Adresses email de dépôts des candidatures :
1/ rh@trabad.com
2/trabad1419@gmail.com

NB : Seules les candidatures correspondant aux critères du poste seront examinées.