Détails de l'offre

Contexte

Dans le cadre des efforts continus visant à renforcer les systèmes de données sanitaires en Côte d'Ivoire, I-TECH, en collaboration avec QED, recherche un·e Responsable des opérations basé·e à Abidjan. Ce poste constituera le socle opérationnel, administratif, financier et des ressources humaines permettant à QED Côte d'Ivoire de mettre en œuvre ses programmes de manière efficace, dans le respect des réglementations locales et des normes de l'organisation.

QED est le développeur de ScanForm, une plateforme numérique de saisie et de traitement des données conçue pour transformer les registres de santé papier en données structurées et analysables. ScanForm permet aux agents de santé de première ligne de continuer à utiliser des outils papier familiers, tout en permettant la numérisation, la validation et l'intégration rapides des données dans les systèmes d'information en aval. La plateforme est conçue pour être utilisée dans des environnements aux ressources limitées et met l'accent sur la qualité des données, la facilité d'utilisation et l'alignement avec les systèmes nationaux de reporting.

En Côte d'Ivoire, ScanForm est utilisé pour soutenir la numérisation et l'analyse des données des programmes de santé, dans le but d'améliorer la rapidité, la précision et l'utilisation des données pour la prise de décision au niveau des établissements, des districts et du pays. À mesure que les activités de QED se développent dans le pays, le·la Responsable des opérations jouera un rôle central pour garantir le bon fonctionnement du bureau, une gestion financière rigoureuse et un soutien efficace au personnel et à la logistique. 

Objectif du poste 

L'objectif de ce poste est de diriger et de coordonner les fonctions opérationnelles, administratives, financières, budgétaires et de ressources humaines de QED Côte d'Ivoire, en assurant une gestion quotidienne efficace, une gestion financière saine, la conformité réglementaire et un soutien efficace aux équipes de programme. 

Étendue des tâches et principales responsabilités

Le·la Responsable des opérations sera chargé·e des domaines suivants :

Opérations et administration 

•     Superviser les opérations quotidiennes du bureau de QED Côte d'Ivoire et assurer le bon fonctionnement des systèmes administratifs, logistiques et opérationnels.

•     Élaborer, mettre en œuvre et maintenir les politiques, procédures et contrôles internes.

•     Gérer les infrastructures, les équipements, les fournitures et les services du bureau, y compris le soutien aux opérations d'impression de ScanForm.

•     Gérer les relations avec les prestataires, les fournisseurs et les bailleurs ; négocier, administrer et suivre les contrats.

•     Veiller au respect des exigences locales d'enregistrement, réglementaires et de reporting applicables à l'organisation. 

Finances et budget 

•     Tenir les livres et les registres comptables de l'organisation conformément aux normes SYSCOHADA / OHADA.

•     Préparer, suivre et gérer les budgets ; suivre les dépenses par rapport au budget et signaler les écarts en temps utile.

•     Gérer la trésorerie, les opérations bancaires, les paiements et la petite caisse selon des contrôles financiers appropriés.

•     Préparer des rapports financiers périodiques et travailler en étroite collaboration avec l'équipe financière du siège de QED pour la consolidation, le reporting, les audits et la conformité.

•     Soutenir l'établissement des budgets de projet, les prévisions financières et le suivi des coûts. 

Ressources humaines 

•     Gérer l'ensemble du cycle de vie des employés : recrutement, intégration, contrats de travail et départs.

•     Administrer la paie, les avantages sociaux, les congés et les déclarations obligatoires (y compris la CNPS et les impôts sur les salaires) dans le respect du Code du travail ivoirien.

•     Tenir des dossiers du personnel exacts et confidentiels et veiller à l'application cohérente et équitable des politiques RH.

•     Soutenir la gestion de la performance, le développement du personnel et un environnement de travail positif. 

Gestion d'équipe et logistique 

•     Superviser et coordonner l'équipe d'administration, de logistique et d'opérations, comprenant le·la logisticien·ne, l'assistant·e administratif·ve, le·s assistant·e·s d'impression et le·s chauffeur·s.

•     Planifier et coordonner la logistique des activités de terrain, des déplacements du personnel, des réunions et des événements.

•     Définir les priorités, déléguer les tâches et soutenir le développement professionnel des membres de l'équipe. 

Qualifications et profil requis

Formation 

•     Au minimum un Bac+4 / Bac+5 (Master ou équivalent) en gestion, finance/comptabilité, administration des affaires ou dans un domaine connexe.

•     Un diplôme d'une grande école de commerce reconnue est un atout. 

Expérience 

•     Au moins cinq (5) ans d'expérience professionnelle dans les opérations, l'administration, la finance ou une combinaison de ces domaines, incluant des responsabilités de gestion.

•     Expérience de la tenue des livres et des registres financiers selon les normes SYSCOHADA / OHADA.

•     Expérience de la supervision et de la coordination d'une équipe.

•     Une expérience au sein d'une ONG, d'une organisation internationale ou d'un projet financé par des bailleurs est fortement appréciée. 

Compétences techniques et professionnelles 

•     Solide maîtrise de la comptabilité et de la gestion financière, y compris l'établissement des budgets et le reporting financier.

•     Maîtrise d'un logiciel comptable et bonne maîtrise d'Excel et/ou de Google Sheets.

•     Connaissance pratique du droit du travail ivoirien, des obligations envers la CNPS et des exigences fiscales applicables.

•     Expérience en matière d'approvisionnement, de gestion des contrats et de relations avec les fournisseurs.

•     Grand sens de l'organisation et capacité à gérer simultanément plusieurs priorités et contrôles. 

Langues 

•     Maîtrise du français (parlé et écrit) requise.

•     Maîtrise professionnelle de l'anglais (lecture, écriture et communication) requise pour collaborer avec les équipes internationales de QED. La maîtrise de l'anglais est un atout. 

Qualités personnelles 

•     Fort leadership, intégrité et jugement sûr.

•     Grand sens de la rigueur, autonomie et souci du détail.

•     Discrétion et fiabilité dans le traitement des informations financières et relatives au personnel confidentielles.

•     Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles.

•     Un esprit orienté vers la résolution de problèmes et le service, et un engagement envers un travail de haute qualité. 

Lieu et conditions 

•     Lieu : Abidjan, Côte d'Ivoire.

•     Type d'emploi : temps plein.

•     Contrat : contrat d'un an, renouvelable en fonction de la performance et du financement.

•     Des déplacements occasionnels à l'intérieur du pays peuvent être nécessaires en fonction des besoins des programmes. 

Hiérarchie et supervision 

Le·la Responsable des opérations rendra compte directement au·à la Directeur·rice pays de QED Côte d'Ivoire. Le poste implique une responsabilité directe de supervision de l'équipe d'administration, de logistique et d'opérations (logisticien·ne, assistant·e administratif·ve, assistant·e·s d'impression et chauffeur·s). 

Processus de candidature 

Les candidats intéressés doivent soumettre leur candidature au plus tard le 28 juillet 2026, via l'offre d'emploi officielle de QED, disponible à l'adresse suivante :

https://jobs.ashbyhq.com/qed-ai/2c7ae63c-9b34-4554-ab37-506c35a959b3