CRESCENTIS GROUP
recrute
OFFICE MANAGER (H / F)
Description du poste
ACTIVITÉS
L’Office Manager est responsable du bon fonctionnement d’un bureau, de sa coordination et de sa supervision. Il assure notamment le traitement du courrier entrant et sortant, l’envoi de mailings, répond au téléphone, gère l’agenda, le travail administratif de différents services et s’occupe des commandes de fournitures de bureau. L’Office Manager est l’interlocuteur privilégié entre le secrétariat social et les travailleurs. Il est en charge du classement, de la correspondance et des factures sortantes. Sans oublier la rédaction d’offres et de promotions commerciales, l’organisation de réunions et d’ateliers, et l’approvisionnement de la cuisine.
Concrètement l’Office Manager prend en charge les missions suivantes :
Responsabilité du bon fonctionnement, de la coordination et de la supervision du bureau
Traitement du courrier entrant et sortant, envoi de mailings
Prise en charge des contacts téléphoniques entrants
Gestion de l’agenda, le travail administratif de différents services Gestion des commandes de fournitures de bureau
Prise en charge du classement, de la correspondance, des factures sortantes du suivi des coûts, de la rédaction d’offres et de promotions, de l’organisation de réunions et d’ateliers
En matière de comptabilité il traite les opérations de comptabilité générale comme :
L'organisation
L'informatique et la bureautique
Les nouvelles technologies (internet / téléphonie mobile)
Le juridique (création / statuts / fiscalité / aides et financements)
L'immobilier (locaux et bureaux / aménagement)
La finance et la gestion (caution / recouvrement /comptabilité / bilan / banque / assurance)
Le marketing et le développement (méthodes / gestion)
La communication (documents / externe / interne)
Les ressources humaines (télétravail / recrutement / contrats et fin de contrats / congés et temps de travail / gestion du personnel / traitement des candidatures)
Les relations commerciales (clients / fournisseurs)
Les relations avec les administrations (suivi / contrôles)
La vie de l’Entreprise (bien-être des collaborateurs)
ENVIRONNEMENT RELATIONNEL
L’Office Manager est en contact permanent avec les salariés qu’il encadre, assure l’accueil téléphonique et gère les relations avec les partenaires.
ENTREPRISE ET CADRE D'INTERVENTION
L’Office Manager assiste le dirigeant dans tout ce qui relève du domaine administratif et du relais de l’information.
CONDITIONS DE TRAVAIL
L’Office Manager gère de multiples tâches dont il lui faut gérer les priorités. Bien gérer son temps et ses ressources est une condition majeure pour éviter le stress. Sa polyvalence le conduit à être très sollicité par ses collaborateurs et par les clients : il lui faut donc savoir conserver son professionnalisme et sa disponibilité.
Profil du poste
Vous justifierais le profil suivant:
Connaissances spécifiques
- parfaitement la Suite Microsoft Office
- bilingue (Français, anglais).
Qualités majeures
Polyvalence, méthode, organisation, anticipation, autonomie, réactivité, bon sens relationnel et très bonne maîtrise de la langue française.
Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
Expérience
Avoir au minimum une expérience professionnelle précédente d'au moins 1 an est indispensable.
Dossiers de candidature
Pour ce poste, merci de nous adresser votre CV et lettre de motivation à l'adresse e-mail: recrutement.crescentis@gmail.com
