Principales responsabilités
- Coordonner de bout en bout les déplacements et l'hébergement des employés : demandes de vols, réservations d'hôtels, transports locaux, accueil des visiteurs, assistance pour les visas et délivrance des documents administratifs (ordres de mission, assurance voyage).
- Gérer les fournitures et services de bureau : papeterie et impression, produits de nettoyage et consommables pour la cuisine, logistique de soutien aux événements et bons de commande/demandes de paiement.
- Superviser les installations du siège social et des autres sites : inspections de routine, réparations et dépannage, maintenance préventive et propreté des espaces de travail, des espaces verts, des sanitaires et des zones communes.
- Élaborer des communications et des annonces internes claires ; collaborer avec les équipes pour partager les étapes clés, les initiatives et les réalisations des projets.
- Gestion de flotte avec les fournisseurs : approvisionnement en véhicules, entretien et réparations planifiés, remplacements en temps opportun et coordination quotidienne avec les conducteurs.
- Aide à l'intégration des expatriés : soutien administratif pour les permis de séjour et la recherche de logement.
- Planifier et organiser des événements (séminaires, activités de team building, assemblées générales) : calendrier et coordination, logistique des prestataires, communication interne et suivi post-événement.
- Partenaire en matière de gestion des fournisseurs et des contrats : sélection et intégration des fournisseurs, négociation/administration des contrats et évaluation des performances.
Nous recherchons
un(e) professionnel(le) proactif(ve) et collaboratif(ve) qui aime soutenir les autres, communique avec chaleur et clarté, et met un point d'honneur à assurer le bon déroulement des opérations. Il/Elle sait allier responsabilité et discernement, respecter les normes et signaler les problèmes lorsque nécessaire afin de garantir la sécurité des personnes et la continuité des activités.
Qualifications et compétences
- Maîtrise de base de Microsoft Excel, Word, Outlook et PowerPoint ; à l'aise avec les outils intranet et les systèmes téléphoniques.
- Sens de l'organisation et rigueur dans le suivi ; capable de gérer de multiples demandes et de respecter les délais sous pression tout en restant attentif et aimable.
- Communication écrite et verbale claire ; rédige des rapports conviviaux et des mises à jour concises.
- Esprit analytique solide et respect des procédures ; sait quand demander conseil et quand prendre des initiatives.
- Esprit d’équipe, flexibilité et leadership situationnel dans la coordination des activités et des prestataires.
- Orientation vers la croissance : maîtrise rapidement les systèmes Maersk, instaure une relation de confiance avec les fournisseurs et peut apporter son soutien au service des comptes fournisseurs en cas de besoin ; comprend comment les RH, l’expérience client, les ventes, les finances et les comptes fournisseurs contribuent à l’expérience client.
Maersk s'engage à créer un environnement de travail diversifié et inclusif, et nous valorisons la diversité des points de vue. Maersk est un employeur qui respecte l'égalité des chances et accueille les candidatures sans discrimination fondée sur la race, la couleur, le sexe, l'âge, la religion, les convictions, l'origine nationale, l'ascendance, la citoyenneté, l'état civil, l'orientation sexuelle, le handicap physique ou mental, l'état de santé, la grossesse ou le congé parental, le statut d'ancien combattant, l'identité de genre, les informations génétiques ou toute autre caractéristique protégée par la loi. Nous examinerons les candidatures de personnes ayant un casier judiciaire dans le respect de la législation en vigueur.
Nous sommes à votre disposition pour vous accompagner dans vos démarches et vous fournir les aménagements nécessaires lors du processus de candidature et d'embauche. Si vous avez besoin d'une assistance particulière ou d'un aménagement pour utiliser notre site web, postuler à un poste ou exercer vos fonctions, veuillez nous contacter par courriel à l'adresse accommodationrequests@maersk.com .
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