Kaspy Corporation recherche un (e) Assistant(e) Exécutif(ve) du CEO & Secrétaire Administratif(ve), un poste stratégique au cœur du fonctionnement de l’entreprise.
La personne retenue travaillera directement avec le CEO, la RAF et l’ensemble des services. Elle contribuera à :
• améliorer l’organisation administrative,
• assurer un suivi rigoureux des activités,
• fluidifier la communication interne et externe.
Elle jouera un rôle central dans la coordination et le soutien administratif de l’entreprise.
Missions principales
1. Gestion du service courrier
• Réceptionner et enregistrer tous les courriers entrants.
• Gérer les courriers sortants
• Tenir le registre des courriers et assurer l'archivage.
• Gérer le registre des visiteurs (pièce d’identité, nom, entreprise, contact, objet de la visite, etc.).

2. Assistance personnelle du CEO
• Gérer l’agenda du CEO, organiser les rendez-vous, réunions et priorités.
• Filtrer les appels et assurer une communication fluide entre le CEO et les interlocuteurs internes/externes.
• Préparer les dossiers, documents, supports de réunion et éléments nécessaires aux prises de décision du CEO.
• Rédiger les courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs du CEO.
• Assurer le suivi strict des actions, décisions et engagements du CEO.
• Préparer et organiser les déplacements professionnels (réservation, coordination logistique, transports internes, etc.).
• Participer aux réunions du CEO lorsque nécessaire et rédiger des comptes rendus synthétiques et exploitables rapidement.
• Assurer une présence professionnelle auprès du CEO et un accompagnement permanent dans l’exécution de ses tâches prioritaires.

3. Assistance administrative à la RAF (Responsable Administratif et Financier)
• Mettre à jour les tableaux de suivi liés aux activités administratives et financières (planning, échéances, paiements, etc.).
• Préparer les dossiers administratifs destinés aux différents services ou aux partenaires externes.
• Assurer le suivi des dépenses internes et des demandes administratives en coordination avec la RAF.
• Appuyer la RAF dans la coordination des tâches administratives courantes en garantissant la fluidité des informations et des transmissions.

4. Support administratif aux services internes
• Assister le Service Administratif et Financier dans ses tâches courantes.
• Soutenir le service Marketing & Communication sur les aspects administratifs.
• Faciliter la coordination et la circulation des informations entre les équipes.
5. Secrétariat général
• Assurer l’accueil physique et téléphonique.
• Gérer les documents internes, plannings, tableaux de suivi.
• Préparer la logistique des réunions, formations et événements.
• Effectuer toutes autres tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement de Kaspy Corporation.

Profil du poste

Compétences techniques
• Maîtrise de Word, Excel, PowerPoint et des outils de communication.
• Très bonne capacité rédactionnelle.
• Excellente organisation et bonne maîtrise de l’archivage.
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Connaissance des techniques de secrétariat moderne.
Qualités personnelles
• Sens aigu de la confidentialité et discrétion.
• Présentation soignée et professionnalisme.
• Rigueur, autonomie, ponctualité.
• Capacité à travailler sous pression.
• Sens de l’initiative et aptitude à collaborer.
• Très bon relationnel, courtoisie et diplomatie.

Dossiers de candidature

Les candidat(e)s intéressé(e)s sont invité(e)s à soumettre un dossier complet comprenant :
• Une lettre de motivation adressée à la DRH;
• Un CV détaillé avec photo récente ;
• Copies des diplômes et/ou attestations de formation ;
• Une copie de la pièce d’identité ;
• Éventuellement, toute attestation d’expérience professionnelle ou document pertinent lié au poste.
Envoyez votre dossier complet à l’adresse suivante : kaspycorporation@gmail.com Objet du mail :
ASSISTANT(E) EXÉCUTIF(VE) DU CEO & SECRÉTAIRE ADMINISTRATIF(VE)– [Nom du candidat]
Exemple : ASSISTANT(E) EXÉCUTIF(VE) DU CEO & SECRÉTAIRE ADMINISTRATIF(VE)– Marie KOUASSI