CONTEXTE

Médecins Sans Frontières (MSF) est une organisation médicale humanitaire internationale, créée en 1971. Depuis plus de cinquante ans, MSF apporte une assistance médicale à des populations dont la vie ou la santé sont menacées : principalement en cas de conflits armés, mais aussi d'épidémies, de pandémies, de catastrophes naturelles ou encore d'exclusion des soins. MSF est présente dans plus de 70 pays dans le monde. Elle emploie plus de 60.000 personnes.

L’organisation de l’équipe support du Hub Abidjan nécessite le recrutement d’un-e Assistant(e) Administratif(ve) Transit. Cela permettra de gérer efficacement et qualitativement les tâches administratives et de transit.

MISSION PRINCIPALE

Comme Assistant(e) Administratif(ve) Transit vous mettez en œuvre, sous la supervision du Hub Manager, les procédures administratives afin de garantir la traçabilité des documents ainsi que la conformité avec la politique MSF OCB (Operational Center Belgium), l’hébergement des IMS (International Mobility Staff), la gestion pour la mobilité, l’assistance du personnel du hub, la gestion de la communication de la flotte de véhicules. Il/Elle accompagne le Hub Manager dans l’implémentation de la stratégie administrative du bureau.
RESPONSABILITES

1. Gérer l’intégration du personnel (LHS – Locally Hired staff & IMS) basé dans le hub d’Abidjan
• Organise l’arrivée du personnel (pack d’accueil numérique, téléphone, puce, flotte, etc…)

2. Gérer l’accueil des visiteurs dans le Hub
• Accueille les invités et les visiteurs, en s’assurant que tout est propre dans la zone de réception
• Informe le personnel qui est partie prenante

3. Gérer le volet communication interne du Hub
• Prépare les notes internes et les diffusent par mail et sur le babillard (tableau d’affichage)
• Effectue les suivis en matière de communication
• Transmet les communications officielles en lien avec le Hub à tout le personnel LHS/IMS.

4. Gérer le support administratif de l’hébergement des IMS
• Tient à jour une base de données des suivis de réception et paiement des factures des logements du personnel IMS,
• Assure l’édition des contrats et le renouvellement des baux et l’enregistrement aux impôts et à la mairie.

5. Assurer l’assistance administrative de l’équipe du Hub
• Prend en note les réunions et prépare les comptes rendus et les procès-verbaux
• Gère tous les colis et veille à ce qu’ils soient distribués à leurs destinataires internes et externe
• Fait le suivi sur le volet facturation lié aux courriers et colis,
• Aide à l’organisation des évènements interne et externe du bureau.

6. Gérer les fournitures du Hub
• Tient à jour le stock de papeterie, suit et enregistre les entrées et sorties

7. Assurer l’administration de la gestion du personnel basé au Hub d’Abidjan
• Tient une base de données de gestion administrative du personnel (IMS et LHS) incluant les informations de visas et carte de séjour
• Contribue à l’élaboration des procédures en lien avec le volet administratif pour le personnel IMS sur la base des requis du Ministère des Affaires Etrangères (MAE)
• S’assure que les procédures administratives du personnel IMS conformément aux procédures interne alignées aux requis du MAE
• Mène une veille sur les dossiers du personnel IMS et des familles, le cas échéant, (visas et carte de séjours), initie la communication et les renouvellements sur la base de procédures internes en vigueur
• Gère les demandes de visa pour tout le personnel ainsi que les avances pour ceux-ci.

8. Gérer le support à la logistique pour les visas et les réservations d’hébergement
• Communique avec les visiteurs en préparation à leur arrivée et initie la demande de visa si applicable
• Organise la réception des visiteurs à l’aéroport, leur transmet les documents de bienvenue ainsi que le briefing santé et sécurité
• Gère les réservations de logement, le suivi de facturation et les payements
• Initie et suit les demandes de visas pour les visiteurs conformément à la procédure interne
• Garantit le processus de prise en charge des demandes et visa et les clôture efficacement
• Prépare les tableaux de suivi des activités du support à la mobilité

9. Assurer le back-up du Chargé RH sur les volets spécifiés prioritaires en lien avec les activités Administratives

Profil du poste

PREREQUIS
Education & Expérience
• Vous êtes titulaire d’un diplôme d’au moins Bac + 2 en Administration, en Gestion des transports et logistique associée, en Commerce international, en ressources Humaines, ou dans une discipline connexe
• Vous avez une expérience confirmée en Administration et Transit (mobilité pour les visas et réservations d’hébergement)
• Vous connaissez l’environnement MSF ou celui des ONG internationales (un plus)
Compétences
• Vous êtes organisé·e, rigoureux·se et orienté·e solutions
• Vous êtes à l’aise pour travailler de manière autonome tout en collaborant avec une équipe internationale
• Vous maîtrisez Microsoft Teams, Outlook, Word et Excel
• Vous respectez la confidentialité professionnelle et aimez transmettre dans un cadre pédagogique
• Avoir de bonnes capacités rédactionnelles et une excellente aptitude en communication orale et écrite
• Être doté(e) d’un excellent sens relationnel et savoir allier esprit d’analyse et de synthèse, rigueur et méthode dans son travail
• Être dynamique, motivé(e) à travailler, respectueux(se) et engagé(e)
• Être disposé(e) à apprendre et à se développer professionnellement
• Capacités à travailler dans un environnement pluridisciplinaire et multiculturel.

Langues
• Vous êtes bilingue français/anglais (niveau C1)

CONDITIONS
• Date de début : 01/12/2025
• Localisation : Abidjan Côte d’Ivoire
• Type de contrat : Contrat à durée déterminée – Temps plein
• Durée du contrat : 12 mois renouvelable
• Niveau : 6
• Salaire en fonction de la grille salariale MSF-OCB HQ
• Avantages Hub
• Adhésion aux valeurs managériales de l’organisation : Respect, Transparence, Responsabilisation, Intégrité, Confiance, Autonomisation
• Adhésion aux engagements pour un comportement responsable
Date limite pour postuler : 16 novembre 2025

Dossiers de candidature

CONSTITUTION ET TRANSMISSION DES DOSSIERS
Les dossiers de candidature doivent comprendre obligatoirement les 4 éléments suivants :
1. Une lettre de motivation ;
2. Un curriculum vitae détaillé avec ;
3. Les contacts de trois (3) références professionnelles
4. Une photocopie des diplômes obtenus ;

NB : Le non-respect de ces consignes invalide votre dossier de candidature.
Les dossiers de candidature doivent être soumis par email à l’adresse suivante : msfocb_abidjan_recruit@brussels.msf.org au plus tard le 16 novembre 2025 à 23 heures 59 minutes GMT en spécifiant comme objet : « Candidature au poste d’Assistant(e) Administratif(ve) Transit Hub Abidjan ».
Seules les personnes dont la candidature est retenue seront contactées.
MSF valorise la diversité et s'engage à créer un environnement de travail inclusif. Nous accueillons les candidatures de tous les candidats qualifiés, quels que soient leur invalidité, leur identité de genre, leur statut matrimonial ou civil, leur race, leur couleur ou leurs origines ethniques et nationales, leur religion ou leurs convictions ou leur orientation sexuelle.
MSF se soucie de la protection de vos données. En soumettant votre candidature, vous acceptez que MSF utilise vos données personnelles. Pour plus d’informations, consultez notre avis de confidentialité destinée aux candidats.