Description du poste
Missions liées au poste
- Gérer les flux d’information de la Direction Générale ;
- Assister la Direction Générale ;
- Assurer le relais de ABS GROUPE PRO et EVOLUTIS COMPTA pour la Direction Générale ;
- Gérer les fournitures de bureau ;
- Assurer le reporting.
ACTIVITES ET TACHES
• Réceptionner, traiter le courrier, organiser l’agenda et les réunions du Directeur Général
• Effectuer le suivi des dossiers en souffrance et faire des propositions d'avancement
• Assurer la continuité des actions menées en cas d'indisponibilité du Directeur Général
• Conduire l'opérationnel et piloter l'ensemble des interlocuteurs internes et externes en phase de réalisation des projets du Directeur Général
• Aider à l'élaboration et au suivi du budget
• Veiller au respect des contrats de travaux, de la qualité́ des prestations et du planning
• Veiller au respect des dispositions techniques demandées dans le cadre des conventions
• Participer à la constitution et à la préparation de dossiers d’appel d’offres.
• Etablir et éditer les factures clients ;
• Faire le recouvrement et s’assurer de la réception et de la décharge des factures par les clients ou de l’accusé de réception par les clients, et ce, dans le respect des délais internes ;
• Suivre et répondre aux mails du réseau ALLINIAL ;
• Participer aux formations et aux réunions du réseau ALLINIAL ;
• Assurer l'archivage des dossiers et courriers du Directeur General et en garantir la traçabilité
• Veiller au respect du plan stratégique de l’entreprise
• Assurer le reportings mensuel/trimestriel de son activité́ (Délais, budget, éléments clés,)
• Veiller à la tenue et à la mise à jour des dossiers de la Direction
• Apprêter la documentation nécessaire aux différentes réunions ;
• Finaliser et mettre en forme divers documents (courriers, rapports, convocations…),
• Transmettre les documents à la signature du Directeur Général ;
• Assurer la disponibilité des principaux documents traités
• Assurer le Secrétariat au cours des réunions
• Réaliser tous les actes de préparations des différentes réunions
D’une façon générale, exécuter toute tâche pertinente requise pour atteindre les objectifs liés au poste.
─ Gérer les fournitures de bureau (définir les besoins, mettre à jour le tableau de bord, demande d’approvisionnement, distribution, gestion efficiente du stock)
─ Être l’interface entre le Directeur Général et les autres services
Profil du poste
- Être accueillante
- Être respectueuse des consignes de la hiérarchie
- Être méthodique et organisée
- Savoir travailler sous pression
- Posséder de bonnes capacités rédactionnelles
- Être discrète
- Être courtoise
- Avoir le sens de l’éthique
- Être portée sur l’atteinte des résultats
- Archivage organisé des documents
Connaitre :
- l'outil informatique
- Suite bureautique (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)
Bonne connaissance de l’Anglais ( lire, écrire et parler)
Dossiers de candidature
rh@evolutiscompta-ci.com
ameline.kouame@absgroupe.net
