• Cette offre est expirée !

    • Poste : ASSISTANT ADMINISTRATIF DE DIRECTION (H/F)
    • Type d'offre : Emploi
    • Métier(s): Assistanat de Direction, Secrétariat
    • Niveau(x): BAC+2
    • Expérience: 2 ans
    • Lieu: Abidjan
    • Date de publication: 26/09/2022
    • Date limite: 05/10/2022 (Expirée)

Description du poste

RESPONSABILITÉS DU POSTE
Collaborateur (trice) direct (e) du Directeur Général, le titulaire du poste aura en charges les responsabilités suivantes :
• Assister le PDG afin d'optimiser la gestion de l’activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, ...),
• Gérer le flux d’informations,
• Organiser et maintenir le système de classement du bureau,
• Gérer les calendriers du Directeur Général et organiser ses réunions,
• Agir en tant que gestionnaire des fournitures de bureau,
• Prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, suivi de relance clients, gestion administrative du personnel ...) ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, salons, ...),
• Coordonner une équipe au besoin,
• Gérer le courrier et le suivi des dossiers : envoie, trie, classe et archive,
• Répondre aux appels téléphoniques, réceptionner les commandes, accueillir les visiteurs, répondre aux clients et aux fournisseurs, planifier des rendez-vous ou réunions,
• Gestion administrative de l’entreprise.
ACTIVITÉS DE BASE
- Accueillir la clientèle,
- Filtrer, diriger les appels téléphoniques et distribuer la correspondance,
- Décrocher les appels du Directeur Général et lui transmettre les informations importantes,
- Assurer la lecture du courrier et des courriels du Directeur Général et les classer par ordre de priorité,
- Réaliser la gestion administrative du courrier,
- Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.),
- Saisir des documents numériques.
- Gérer l’agenda et organiser les réunions du Directeur Général suivant ses priorités et sa disponibilité,
- Organiser les déplacements du Directeur Général,
- Apprêter les dossiers de travail du Directeur Général puis les archiver,
- Produire les comptes rendus des réunions et veiller à leur diffusion,
- Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note...),
- Réaliser la gestion administrative des contrats,
- Construire un dossier professionnel au besoin,
- Concevoir un tableau de bord,
- Suivre l’évolution d'un dossier professionnel,
- Réaliser un suivi d'activité,
- Actualiser la documentation professionnelle et réglementaire,
- Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité,
- Archiver des documents de référence (courrier et autre…),
- Organiser des actions de communication,
- Réaliser un suivi administratif du personnel,
- Organiser la logistique des recrutements et des formations,
- Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons,
- Suivre les conditions d'exécution d'un contrat,
- Coordonner l'activité d'une équipe.
QUALIFICATIONS DISTINGUÉES
- Expérience en agence Médicale ou Pharmaceutique.
- Bilingue (Français/Anglais : Niveau intermédiaire et plus).

Profil du poste

QUALIFICATIONS/COMPÉTENCES DE BASE
Être titulaire d’un diplôme de niveau Bac+2 (BTS, DUT) en assistanat de direction, secrétariat bilingue, assistant de gestion, management des organisations ou d’un diplôme de niveau Bac (professionnel, technologique, ...) en secrétariat complété par une expérience professionnelle de 02 à 06 ans.
Démontrer un haut niveau de motivation personnel, l'habileté d’apprendre vite et réussir dans un environnement dynamique et rempli d'énergie.
Avoir une bonne capacité de communication et d’excellentes qualités relationnelles. (La pratique de l’anglais est un atout).
Avoir d’excellentes connaissances de MS Office (Word, Excel, PowerPoint, …) et des outils bureautiques et être familier d’internet et des outils du web et des applications ; photocopieuse, scanner etc…,
Faire preuve d’une excellente capacité d’organisation, prise d'initiatives, gestion du temps des calendriers, organisation des voyages et préparation des rapports de dépenses,
Avoir d’excellentes aptitudes de communication orale et écrite (technique de prise de notes et de numération),
Faire preuve de discrétion et confidentialité,
Avoir un esprit critique d’analyse et le sens du détail,
Être proactif, capable de travailler avec des équipes diverses et avoir de l’habileté à poser des questions objectives,
Être flexible dans la réception des retours constructifs et contribuer à l'élaboration de solutions face aux challenges rencontrés,
Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise),
Démontrer de la rapidité dans l’exécution des taches,
Assurer la veille informationnelle et réglementaire. Ainsi que la gestion administrative du personnel.

Dossiers de candidature

COMPOSITION ET DÉPÔT DE DOSSIER DE CANDIDATURE
Tout candidat intéressé par ce poste devra, au risque d’irrecevabilité, produire :
- une lettre de motivation signée adressée au Directeur Général de PENIEL GROUP,
- un CV chronologique (période exacte de chaque expérience) détaillé et signé,
- le (s) diplôme (s) justifiant (s) le niveau de qualification et,
- les preuves des expériences professionnelles (attestation (s)/certificat (s) de travail (les expériences non prouvées ne seront pas prises en compte),
- trois références professionnelles pouvants attester des expériences concernées et deux références académiques.
Les dossiers sont reçus par dépôt physique (démarche conseillée) au siège du cabinet TALENTS PLUS CONSEILS COTE D’IVOIRE (TPCI) sis au II Plateaux-SOCOCE, Immeuble BOTIWA, Escalier G, 3è étage, porte 531 ou par mail: recrutement-tpci@talentsplusafrique.com.
Date limite de dépôt : 05 octobre 2022 à 16 h 00 TU
Infos : (+225) 27 22 41 01 52-07 09 21 17 27
NB : Seuls les candidats présélectionnés seront contactés et les dossiers incomplets seront purement et simplement rejetés.

× AVIS AUX CANDIDATS :
Ne payez, SOUS AUCUN PRETEXTE, des sommes d'argent aux recruteurs utilisant notre plateforme Educarriere.ci
EDUCARRIERE décline toute responsabilité quant aux préjudices pouvant découler de ces agissements et se réserve le droit de poursuivre les auteurs.

Pour signaler une erreur ou un abus, envoyez un mail à ci@educarriere.net


Educarriere sur Facebook