Description du poste

TERMES DE REFERENCE

RECRUTEMENT D’UNE SECRETAIRE DE DIRECTION
Dans le cadre de la mise en œuvre de ses activités, un Cabinet de la place recrute une secrétaire de direction dont les responsabilités, qualifications et le profil sont définis dans les présents termes de référence.
I- TACHES ET RESPONSABILITES
Placé sous l’autorité du responsable du Cabinet, la secrétaire aura pour tâches :
 Réceptionner, trier, diffuser les informations (courrier, messagerie électronique, téléphone, internet…).
 Assurer le traitement du courrier (courrier départ et courrier arrivée).
 Classer et archiver les dossiers et la documentation physique.
 Numériser et organiser l’archivage électronique des dossiers et de la documentation.
 Organiser et gérer les réunions et agenda du responsable du Cabinet.
 Assurer l’accueil physique et téléphonique.
 Préparer les ordres du jour des réunions.
 Rédiger les PV des réunions et les courriers.
 Veiller à la confidentialité des documents et des informations du Cabinet ;
 Faire le suivi des produits du Cabinet.
 Etablir les besoins en produits, matériels et fournitures du Cabinet.
 Exécuter toute autre tâche relevant de sa compétence.
II – PROFIL, QUALIFICATIONS ET EXPERIENCES REQUISES
- Être titulaire d’un diplôme de niveau Bac + 2 au minimum.
- Justifier d’une expérience professionnelle de 02 ans minimum en qualité de secrétaire de direction ou dans une position similaire.
- Être âgé d’au moins 30 ans.
- Avoir une très bonne capacité de rédaction et de production.
- Avoir une bonne expérience de la communication orale.
- Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, PowerPoint, etc.

Outre les connaissances et compétences reliées à l’exercice de la fonction, la secrétaire devra être très organisée et posséder les qualités essentielles suivantes : efficacité, ponctualité, courtoisie, discrétion, rigueur, dévouement, pro activité, autonomie, esprit d’initiative et sens de l’organisation, etc.
Les tâches exécutées par les candidats devront être clairement exposés dans le CV de façon détaillée, pour permettre au Comité de sélection de déterminer si le candidat justifie ou non des compétences et aptitudes requises.
III – DUREE DE LA MISSION
La secrétaire sera recrutée sur la base d’un contrat à durée déterminée, d’une (01) année, avec une période d’essai de trois (03) mois renouvelable une fois.
Le contrat pourra être renouvelé sur une nouvelle période d’une (01) année, si l’évaluation des performances est jugée satisfaisante, période à l’issue de laquelle, le contrat sera automatiquement mué en contrat à durée interminée.
IV- AFFECTATION
Le poste est basé à Abidjan.
V – DOSSIER DE CANDIDATURE
Les candidats devront soumettre un dossier de candidature en langue française, comprenant :

- Une lettre de motivation manuscrite démontrant l’aptitude du candidat à assumer le poste, adressée au Responsable du Cabinet.
- Un Curriculum Vitae signé ;
- Les copies des diplômes, certificats et attestations de travail qui justifient des qualifications figurant dans le Curriculum Vitae.
Tout dossier de candidature incomplet sera rejeté.

Les dossiers de candidature devront être envoyés par mail aux adresses suivantes :
ignaceaka@yahoo.fr ou aichaadegbidi@gmail.com
Date expiration du dépôt des candidatures : MERCREDI 18 MAI 2022 à 12H00 GMT

VI - PROCEDURE DE SELECTION

• Une phase d’analyse des CV en vue de la pré-sélection des trois (03) candidats les plus qualifiés pour le poste ;
• Une phase d’entretien avec les candidats présélectionnés ;
• Une phase de négociation en vue de la contractualisation avec le candidat qui sera retenu.

NB : Les originaux des diplômes ainsi qu’un extrait de casier judiciaire datant de moins de trois (03) mois, seront exigés au moment de la phase d’entretien.


Monsieur AKA IGNACE

Profil du poste

II – PROFIL, QUALIFICATIONS ET EXPERIENCES REQUISES
- Être titulaire d’un diplôme de niveau Bac + 2 au minimum.
- Justifier d’une expérience professionnelle de 02 ans minimum en qualité de secrétaire de direction ou dans une position similaire.
- Être âgé d’au moins 30 ans.
- Avoir une très bonne capacité de rédaction et de production.
- Avoir une bonne expérience de la communication orale.
- Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, PowerPoint, etc.

Outre les connaissances et compétences reliées à l’exercice de la fonction, la secrétaire devra être très organisée et posséder les qualités essentielles suivantes : efficacité, ponctualité, courtoisie, discrétion, rigueur, dévouement, pro activité, autonomie, esprit d’initiative et sens de l’organisation, etc.
Les tâches exécutées par les candidats devront être clairement exposés dans le CV de façon détaillée, pour permettre au Comité de sélection de déterminer si le candidat justifie ou non des compétences et aptitudes requises.

Dossiers de candidature

V – DOSSIER DE CANDIDATURE
Les candidats devront soumettre un dossier de candidature en langue française, comprenant :

- Une lettre de motivation manuscrite démontrant l’aptitude du candidat à assumer le poste, adressée au Responsable du Cabinet.
- Un Curriculum Vitae signé ;
- Les copies des diplômes, certificats et attestations de travail qui justifient des qualifications figurant dans le Curriculum Vitae.
Tout dossier de candidature incomplet sera rejeté.

Les dossiers de candidature devront être envoyés par mail aux adresses suivantes :
ignaceaka@yahoo.fr ou aichaadegbidi@gmail.com