MASSAYA EDITIONS
RECRUTE (Côte d’Ivoire)
ASSISTANTE ADMINISTRATIVE BILINGUE (H/F)
PROFIL
Niveau académique : BAC + 2/3 en Assistanat de Direction, Gestion, Administration des entreprises ou équivalent.
Expérience : 3 ans minimum à un poste similaire.
MISSIONS
Sous l’autorité du Directeur Général, vous assurez la bonne organisation interne et la réalisation des tâches administratives de l’entreprise.
Responsabilités Permanentes
Satisfaction Client
- Être le relais de son équipe pour une communication rapide et efficace avec les interlocuteurs tant internes qu’externes
- Être le pivot de son équipe dans la gestion administrative quotidienne des projets
- Recevoir et diriger les visiteurs, clients, fournisseurs de l’entreprise.
Efficacité de l’organisation
- Planifier les rendez-vous de son supérieur hiérarchique ;
- Tenir l’agenda électronique et assurer la veille des emails ;
- Réceptionner et contrôler les courriers de la direction avant présentation ;
- Préparer, centraliser les dossiers afférents aux réunions et rendez-vous.
- Organiser les déplacements de son ou ses Directeur(s), suivre les plannings de présence et les congés de son équipe ;
- Rédaction, traitement et production de textes divers (présentations, rapports, convocations et comptes rendus de réunion, courriers ; note d’informations,) ;
- Gérer les déplacements et les frais y afférents des membres de l’équipe ou du responsable ;
- Apprécier et gérer les urgences, organiser les priorités.
- Vérifier l’état des stocks des fournitures de bureau, superviser et contrôler les opérations d’achats et d'approvisionnement des besoins en produits et services ;
- Préparer tous les documents réglementaires liés à la gestion du personnel (cotisations sociales, rédaction des contrats de travail.) ;
- Tenir à jour les dossiers individuels administratifs pour chaque agent ;
- Mettre à jour, assurer le classement et l’archivage des dossiers et documents ;
- Elaborer l'ensemble des tableaux de bord sociaux permettant de suivre l'activité du personnel (absentéisme, rémunération, congés...) ;
Développement des collaborateurs
- Assurer la diffusion et la circulation de l’information auprès des personnes concernées ;
Performance économique
- Négocier avec les fournisseurs et définir les modalités du contrat (demande de devis, comparaison des offres ; délais de livraison …) ;
- Suivre les frais généraux et les honoraires.
COMPETENCES ET QUALITES REQUISES
- Être bilingue (anglais – français) ;
- Maîtrise des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Très bonne maîtrise du pack office (Word, Excel, Powerpoint)
- Excellente qualités rédactionnelles, d'analyse et de synthèse
- Être bien organisé, disponible, discret et rigoureux ;
- Avoir une qualité d’écoute, d’observation et le sens de l’organisation ;
- Bonne probité morale, apte à travailler sous pression.
Dossier de Candidature :
Votre dossier devra être composé d’un CV (en anglais et français), d’une lettre de motivation et prétention salariale à envoyer : massayaproject@gmail.com au plus tard le 24 Décembre 2021.
NB : Prière de mentionner le poste et d’envoyer vos dossiers en fichier PDF.
