LE CABINET K & K CONSULTING
RECRUTE
ASSISTANT (E) DE DIRECTION AU SEIN D’UN CABINET DE FORMATION
Le Cabinet K & K Consulting est un cabinet de formation situé à Abidjan route de Bingerville. Le cabinet est agréé par le FDFP et est en phase de s’étendre dans deux villes de l’intérieur à savoir Korhogo et Bouaké.
Le cabinet forme dans les domaines suivants :
- Conseil
- Formation
- Gestion, suivi et évaluation de projet
- Etude de projets
- Prestations de Services
- Ingénierie et Sécurité informatique
- Management
- Leadership
- Entrepreneuriat
L’assistante de direction est rattachée à la Direction générale.
Elle assure les tâches polyvalentes d’assistante pour la Directrice Générale,
Elle assure également la gestion administrative et logistique des formations et rencontre
Missions :
L’assistante exécute des actes administratifs et de gestion courante.
Elle recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de la Direction Générale.
Elle informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.
Elle prend en charge l’organisation matérielle et logistique des réunions en interne comme en externe.
Activités :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
- Assurer les prises de rendez-vous
- Traiter le courrier postal et électronique ainsi que les appels téléphoniques
- Suivre la circulation des parapheurs
- Gérer les agendas électroniques et contrôler les échéances
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports ….), les reproduire et les diffuser
- Traiter et diffuser des informations internes et externes
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
- Organiser les réunions et leurs logistiques, rédiger les relevés de décisions
- Prendre en charge des aspects logistiques de la direction (gestion du stock des fournitures bureautiques, photocopieur …)
- Instruire des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
- Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative
- Classer, pré-archiver les documents
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administrative
- Participer à l’organisation d'événements internes et externe de l’entreprise.
- Suivre certains dossiers commerciaux
- Gérer l’organisation matérielle et logistique des réunions
- Assurer l’envoi des ordres du jour, les convocations
- Vérifier la régularité des réunions : quorum ….
- Participer aux séances, prendre des notes, rédiger les procès-verbaux, les comptes rendus de réunions et les diffuser, finaliser les rédactions des procès-verbaux, les comptes rendus de réunions lorsque ceux-ci sont externalisés
- Suivre le prestataire de prise de notes
Connaissances :
- Maîtrise des techniques de communication orale et écrite.
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
- Maîtrise de WORD, Excel, POWERPOINT, et des outils de messagerie.
- Maitrise de la rédaction de Terme de référence
- Maitrise du processus de la formation (Avant – Pendant – Après)
- Maitrise de l’anglais (Un atout )
Compétences opérationnelles :
- Très bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale
- rigueur, sens de l'organisation et autonomie de travail
- Sens des priorités
- Sens de l'organisation
- Capacité à prendre des initiatives
- Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique
- Capacité à s'adapter aux changements, à faire face à des situations d'urgence
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion avec plusieurs directeurs
Savoir être :
- Discrétion
- Très bon sens relationnel
- Calme
- Autonome
- Accueillante
- Capacité d’anticipation
- Force de proposition
- Sens de l'écoute
- Sens du service public
Recrutement :
Ce poste est à pourvoir immédiatement à partir du 1 er Aout 2021.
Il est ouvert à toutes femmes ayant les compétences requises dans le cadre d’un CDD de trois mois renouvelable.
Domaine de formation souhaité : secrétariat, gestion administrative, ressources humaines et communication.
Expérience : Avoir une expérience d’au moins 2 ans dans un cabinet de formation
Transmettre CV et lettre de motivation à kkconsulting9@gmail.com et nkroger2008@gmail.com
