COLLEGE PRIVE LES ELITES
recrute
SECRETAIRE
Description du poste
Contribuer à la bonne marche administrative de l’école, notamment en assumant la responsabilité et la coordination des travaux administratifs du secrétariat de l’école.
ATTRIBUTIONS CARACTERISTIQUES :
Selon les instructions ou en collaboration, elle planifie et organise le travail du secrétariat de manière à ce que l’école se conforme aux diverses obligations administratives à l’égard de la commission, des ministères et divers organismes et à respecter les échéanciers de ces opérations et des diverses activités de l’école elle en fait le suivi et effectue les rappels appropriés ; elle prend connaissance des procédures administratives impliquant ses tâches, de manière à s’y conformer et, au besoin, d’en informer les personnes concernées.
Selon les instructions, elle dresse la liste des personnes disponibles pour la suppléance du personnel enseignant et, selon les indications du DE, voit au remplacement du personnel absent.
Elle est responsable de la tenue de registres et dossiers concernant, entre autres, l’inscription et le classement des élèves, l’assiduité du personnel et des élèves, les examens scolaires, les bulletins, la déclaration de l’effectif scolaire et le transport scolaire ; elle vérifie les données nécessaires, les saisit, produit et transmet les rapports au DE ; elle remplit divers formulaires.
Elle répond aux besoins des élèves : elle transmet, dans des situations inhabituelles, les messages particuliers et importants aux élèves, aux parents et au personnel de l’école ou du centre et, au besoin, les rappelle aux personnes concernées ; selon la politique en vigueur et les transmets au DE.
Elle peut être appelée à exercer la surveillance d’élèves dans des situations exceptionnelles et pour de courtes périodes et elle remplit les rapports requis.
Elle répond aux demandes de renseignements sur le suivi des dossiers et des réunions, les politiques, la réglementation ou autres sujets reliés aux tâches dont elle s’acquitte et, au besoin, effectue des rappels ; elle transmet la documentation pertinente ;
Elle examine le courrier, recherche, recueille et agence les renseignements pertinents ; dans les limites de sa fonction, prépare un projet de réponse, achemine le tout à la personne concernée et en assure le suivi ; elle prépare la synthèse des problèmes et questions complexes avant de les transmettre à la personne concernée.
Elle voit à l’organisation matérielle des réunions, convoque les participantes et participants, prépare les dossiers nécessaires, rédige, selon les instructions reçues, un projet d’ordre du jour en fonction des sujets recueillis et, au besoin, assiste à ces réunions et rédige un projet de compte rendu ou de procès-verbal.
Elle rédige, à partir d’indications sommaires, des notes de service ou des communiqués ; elle participe à l’élaboration du système de classement ; elle participe à l’archivage des documents de l’école selon la politique en vigueur.
Elle utilise un ordinateur et les divers logiciels nécessaires à l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, tableurs et programmes maison ;
Elle fait le suivi du courrier électronique. Elle peut être appelée à apporter une aide ponctuelle au personnel de l’école pour l’utilisation des programmes propres à leur travail commun.
Elle peut être appelée à initier au travail les nouvelles ou nouveaux secrétaires d’école ou de centre ainsi qu’à coordonner le travail du personnel de soutien.
Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.
Profil du poste
QUALIFICATIONS REQUISES
Scolarité et expérience
Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir quatre (4) années d’expérience pertinente. Très Motivé (e), impliqué(e) et engagé (e) pour la réussite de la jeunesse Ivoirienne.
Autre exigence
Avoir des connaissances en bureautique.
Dossiers de candidature
Dossiers de candidature
IMPORTANT (Mettre en OBJET DE VOTRE MAIL : Annonce Secrétaire Elites).
FAIRE PARVENIR LETTRE DE MOTIVATION, CV, DIPLÔMES, ATTESTATIONS DE TRAVAIL PAR
MAIL A : collegeelites.tdi@gmail.com (Mettre en objet Secrétaire ELITES)
Contact : +225 07 09 47 22 21 / 05 75 26 97 23 / 01 72 92 00 90 / 07 67 13 64 92
NB : Les candidatures féminines sont encouragées !
