MONJOB

recrute

ASSISTANTE DE DIRECTION

Description du poste

Missions
- Exécute des actes administratifs et de gestion courante.
- Recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de la
Direction Générale des Services.
- Informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.

Gestion administrative
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
- Assurer les prises de rendez-vous
- Traiter le courrier postal et électronique ainsi que les appels téléphoniques
- Suivre la circulation des parapheurs
Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports ….), les reproduire et les diffuser
• Traiter et diffuser des informations internes et externes
• Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
• Sélectionner et diffuser l'information en interne et en externe
• Organiser les réunions et leurs logistiques, rédiger les relevés de décisions
• Instruire des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
• Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées
• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative
• Classer, pré-archiver les documents en lien avec le service des archives
• Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administrative
• Participer à l’organisation d'événements internes et à l’organisation matérielle des élections
• Suivre certains dossiers (relations avec la Ferme Pédagogique, l’association Clinamen, …) et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés

Profil du poste

Connaissances :
 Maîtrise des techniques de communication orale et écrite.
 Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
 Maîtrise de WORD, Excel, POWERPOINT, et des outils de messagerie.

Compétences opérationnelles :
 Très bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale
 rigueur, sens de l'organisation et autonomie de travail
 Sens des priorités
 Sens de l'organisation
 Capacité à prendre des initiatives
 Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique
 Capacité à s'adapter aux changements, à faire face à des situations d'urgence
 Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion avec plusieurs
directeurs

Savoir être :
 Discrétion
 Très bon sens relationnel
 Calme
 Autonome
 Accueillante
 Capacité d’anticipation
 Force de proposition
 Sens de l'écoute
 Sens du service public

Dossiers de candidature

Merci d'envoyer votre dossier de candidature (CV et lettre de motivation) à l'adresse suivante recrutements@monjob.online  avec en objet: ASSISTANTE DE DIRECTION