Description du poste

Objet : Appel d’offres pour la sélection d’un Commissaire aux comptes pour la certification des comptes de COVIE

TERMES DE REFERENCE POUR LA SELECTION D’UN COMMISSAIRE AUX COMPTES

1. PRESENTATION DE L’ONG COVIE

L’Organisation Non Gouvernemental Conscience et Vie (COVIE) est une organisation de santé communautaire à caractère humanitaire née le 30 mars 2014 en Côte d’Ivoire. Elle prône un monde où chaque individu à un libre accès aux services de santé sexuelle dans le respect des droits humains fondamentaux dans une communauté sans discrimination. Basée auparavant à Dabou elle a délocalisé son siège à Abidjan depuis novembre 2019 et à maintenir un siège annexe à Dabou. Elle lutte contre les IST/VIH/SIDA chez les TS à travers les activités prévention combinée et de soins et soutien

2. CONTEXTE ET JUSTIFICATION

COVIE travaille avec plusieurs partenaires financiers et techniques notamment ONU FEMME et UNICEF entrainant de ce fait un nombre très importants des flux financiers.
Un compte rendu des fonds reçus par projet est fait à chaque partenaire à des périodes définies dans les protocoles d'accord signés. Aussi, des audits et contrôles des comptes sont réalisés par certains partenaires sur les comptes liés exclusivement à leur projet. Cependant, aucun audit inclusif sur l’ensemble des comptes de l’organisation n’a à ce jour pas encore été réalisé. Dans le souci donc, d'accroitre sa crédibilité vis-à-vis de l’ensemble de ses partenaires (y compris ceux à venir), COVIE veut procéder à la certification de ces comptes et doit alors sélectionner un Commissaire aux Comptes qui devra vérifier l'exactitude des comptes de COVIE sur la période du 1er janvier au 31 décembre 2020.


Le présent TDR a pour but essentiel de décrire l'objectif de la mission, la période couverte par l'examen des comptes, les champs d’application ainsi que sa méthodologie de mise en œuvre et les résultats attendus.

3. Objectif général et contenu de la mission

L'objectif de la mission est de permettre aux Commissaires aux Comptes d'émettre une opinion professionnelle et indépendante sur la régularité, la conformité, l'exactitude, la sincérité des comptes annuelle de COVIE et sur l'image fidèle que celle-ci donne de son patrimoine et de sa situation financière.
Le Commissaire aux Comptes émettra par ailleurs une opinion sur le niveau de structuration financière, sur les procédures du contrôle interne et les méthodes utilisées par COVIE. Il devra formuler des recommandations de façon claire sur le niveau du contrôle interne pour permettre à COVIE, d’évaluer les progrès restant à accomplir.
A cet égard, la mission de contrôle des comptes de COVIE, devra s’exercer dans le cadre des dispositions statutaires et réglementaires, selon les normes d’audit internationales ISA (International Standards on Auditing) édictées par la Fédération Internationale des experts Comptables, IFAC (International Federation of Accountants).


L'objectif de la certification est de garantir la bonne gestion des ressources mises à la disposition de
COVIE, d'améliorer sa crédibilité et d’assurer la confiance auprès des partenaires techniques et financiers. Au final, le commissariat aux comptes devra se prononcer sur les états financiers produits par COVIE (Bilan, Compte de Résultat, Tableau Emplois Ressources).

4. DUREE DU MANDAT

Le mandat du Commissaire aux Comptes durera un an, et couvrira uniquement l’exercice comptable 2020 clos au 31 décembre 2020.

5. CHAMP D’APPLICATION DES OPERATIONS D’AUDIT

Le Commissaire aux Compte a la responsabilité de définir les méthodes et approches d’audit qui lui permet de fournir à COVIE les résultats.
Il pourra mettre en œuvre les diligences, tests, contrôles et sondages qu’il jugera nécessaires à la formulation de son opinion. Celle-ci doit se faire par référence aux normes d’audit internationales ISA (International Standards on Auditing) édictées par la Fédération Internationale des Experts Comptables, IFAC (International Federation of Accountants), eu égard aux référentiels comptables en vigueur.

Toute méthode/approche utilisée par le Commissaire aux Comptes devra nécessairement inclure des vérifications/contrôles permettant de déterminer que :

i) Des mécanismes de contrôle interne sont en place et rigoureusement suivis, incluant :
 Vérification des taches/responsabilités incompatibles au sein de l’Equipe Finance,
 Contrôle de conformité avec les niveaux d’approbation et d’autorisation définis dans les procédures financières,
 Et la revue de toute documentation et tout suivi concernant la délégation de pouvoirs au sein de COVIE.

ii) Les Achats de biens et services sont conduits en conformité avec :

 Des procédures financières mises à jour (incluant la vérification d’au moins trois cotations, l’analyse des offres reçues et le processus de sélection des fournisseurs/prestataires),


iii) La gestion des immobilisations fournit les données essentielles suivantes :

 Inventaire exhaustif de toutes les immobilisations détenues,
 Localisation de chaque immobilisation,
 Codification et numéro de série de chaque immobilisation,
 Observations sur l’état de l’immobilisation
 Systèmes de gestion des entrées, sorties et pertes/vol d’immobilisations
 Systèmes de gestion des achats et délivrance d’immobilisations acquises pour le compte des Partenaires de Mise en œuvre,

iv) La gestion des avances aux tiers (Personnel, Sous Récipiendaires, tout autre tiers, etc.) est adéquatement suivie et documentée au niveau de la comptabilité. Les contrôles et vérifications à effectuer devront donner l’assurance que :

 Les avances ont été correctement approuvées et autorisées par les responsables habilitées,
 Les avances sont faites sur la base de pièces comptables probantes,
 Les justifications/liquidations sont effectuées dans les délais définis dans les procédures financières,
 Les écritures de liquidations sont passées au jour-le-jour dans le système comptable.

v) Le cycle de gestion des subventions est conduit en conformité avec les dispositions du manuel de gestion des subventions de COVIE. Ceci inclut la vérification et le contrôle des étapes ci-après du mécanisme de gestion des subventions :

 Le processus de sélection des partenaires de mise en œuvre (PMO) notamment la documentation des appels à candidature, les revues interne et externe des projets soumis par les PMO, etc.
 L’existence légale des PMO (inscription au Journal Officiel de la République de Côte d‘Ivoire),
 La signature d’un accord de subvention avec les PMO, principalement la procédure d’approbation des accords telle que décrite dans le manuel de gestion et les exigences des bailleurs de fonds,
 Le décaissement des avances aux PMO suivant la procédure de revue des rapports et d’approbation de décaissement du manuel de gestion des subventions
 La gestion des subventions par l’Equipe Finance fournissant des données à jour pour chaque PMO (Montant du contrat, décaissements effectués, justifications/liquidations, etc.)
 Le système opéré par l’Equipe Finance pour la comptabilisation des subventions et des avances pour les PMO,

vi) Les systèmes et pratiques comptables suivis par l’Equipe Finance fournissent des données à jour pour le reportage financier aux bailleurs et sont conformes aux principes comptables généralement admis. Les contrôles et vérifications à effectuer doivent assurer que :

 Les transactions financières sont correctement saisies dans le système comptable,
 Chaque transaction est basée sur une pièce comptable justificative probante,
 Une séparation des taches existe au sein de l’Equipe Finance dans la saisie comptable et le contrôle/vérification et la validation des écritures,
 Les opérations financières sont revues et approuvées avant leur saisie dans le système comptable,
 L’Etat des dépenses et des recettes peut être réconcilié avec les écritures dans le système comptable,
 Les Rapports financiers soumis aux bailleurs peuvent être réconcilié avec le système comptable,
 Les soldes de banque et caisse peuvent être réconciliés avec les relevés bancaires et les contrôles de caisse,


vii) La gestion des Ressources Humaines est assurée sur les aspects fondamentaux suivants :
 Existence d’une politique des ressources humaines et rigoureusement suivie,
 Les processus de recrutement sont correctement documentés,
 Les recrutements sont faits sur une base compétitive, équitable et transparente,
 Existence d’une grille de salaire,
 Tout le personnel est régulièrement déclaré,
 Les dossiers du personnel sont correctement tenus et préserve la confidentialité,

viii) La paie des salaires est effectuée sur la base de :
 Un contrat de travail en bonne et due forme pour chaque membre du personnel,
 Des feuilles de temps de travail (Time-sheet) mises à jour a la fin de chaque mois par chaque employé,
 Un bulletin de salaire,
 Et toute autre disposition légale (fiscale, sociale, etc.),

ix) La conformité avec les règles et lois en vigueur en Côte d’Ivoire:
 Existence légale de COVIE (Inscription au JORCI)
 Existence de la Déclaration Fiscale d’Existence (DFE)
 Immatriculation CNPS



6. RESULTATS ATTENDUS

A l’issue de ses travaux, le Commissaire aux Comptes devra rédiger les rapports suivants :

I. Un rapport d’audit des comptes (dont modèle devra être joint à la soumission)
II. Un rapport sur le contrôle interne (dont modèle devra être joint à la soumission);
Le rapport sur le contrôle interne indiquera les principales faiblesses, anomalies et irrégularités relevées. Pour chaque faiblesse relevée, il sera indiqué :
 La description de la faiblesse (nature, causes, etc.….) ;
 Les conséquences et l’impact de la faiblesse sur les comptes annuels ;
 Les principaux risques auxquels est exposée COVIE;
Les recommandations permettant de corriger les faiblesses constatées
Une Lettre de recommandations sur le Contrôle Interne


7. CONTENU DES OFFRES

L’offre technique devra inclure tous les renseignements nécessaires à sa bonne évaluation, notamment :
• La présentation du cabinet (forme sociale, implantation, domaines d’activités, organisation, références professionnelles, appartenance à un réseau, etc.) ;
• Une description de l’expérience du cabinet en général et particulièrement dans le domaine des Organisations Non Gouvernementales.
• La compréhension de la mission ;
• La méthodologie de travail proposée ;
• Le planning et les délais d’exécution des travaux ;
• L’organisation de l’équipe d’intervention et les curriculums vitae des intervenants ;
L’offre Financière comportera :
• Une lettre de soumission
• Une proposition financière détaillée sous forme de devis quantitatif, estimatif ou de bordereau de prix.
Certains soumissionnaires pourraient être conviés à la négociation de leurs offres financières selon les modalités qui seront communiquées ultérieurement.
Les conditions du marché conclu ne sont pas révisables en cours de mandat.
COVIE se réserve le droit de faire vérifier toutes les informations et d’écarter éventuellement tout soumissionnaire ayant fourni des informations erronées ou incomplètes.

8. COUT DE PREPARATION DE L’OFFRE DE SERVICE

Le coût de préparation de l’offre de service et autres coûts liés à la négociation du contrat ne sont pas remboursables.
La présente consultation, quelle qu’en soit l’issue, n’entraîne aucun engagement de COVIE et ne saurait donner à quelconque dédommagement en faveur du soumissionnaire.


9. PRESENTATION ET DEPOT DE L’OFFRE DE SERVICE
L’offre technique et l’offre financière seront présentées sous un pli fermé qui portera la mention ci-après :
« CONSULTATION POUR LA SELECTION D’UN COMMISSAIRE AUX COMPTES /
OFFRE TECHNIQUE ET FINANCIERE POUR L’AUDIT DES COMPTES DE ONG COVIE A N’OUVRIR QU’EN SEANCE DE DEPOUILLEMENT »

10. DELAI ET LIEU DE SOUMISSION

Les offres doivent être déposées à COVIE au plus tard le 21 mai 2021 à 17h.
Siège de COVIE à l’adresse indiquée ci-après :
Situation géographique : ABIDJAN, Yopougon- Cité verte- 2ème Tranche Lot 67 non loin du Terminus bus 44


11. RENSEIGNEMENTS
Pour toute information complémentaire, les représentants des soumissionnaires pourront appeler aux numéros suivants :
Téléphone (+225) 05 64 93 47 16 / 07 09 76 55 94
Fixe : (+225) 27-23 41 14 16

OU écrire aux adresses suivantes : 25 BP1906 ABIDJAN 25
Email : conscienceetvi@gmail.com

12. DEPOUILLEMENT DES OFFRES
Les offres seront ouvertes par un Comité de Sélection.
Préalablement à l’examen des offres, le Président du Comité de Sélection fera connaître, le cas échéant, les observations qui ont pu être soulevées par les soumissionnaires.
Les décisions du Comité de Sélection seront transmises au Conseil d’Administration de COVIE pour validation. Elles sont sans appel ni justification.
Les résultats de la consultation seront individuellement notifiés aux candidats, chacun en ce qui le concerne. Par ailleurs, un entretien se fera avec le chargé de mission de Sidaction pour plus de précision sur les attentes et la charge de travail de la mission.

Profil du poste

• Etre un cabinet d’expertise comptable inscrit au tableau de l’Ordre National des Experts Comptables et des Comptables Agréés de Cote d'ivoire ;

• avoir une expérience confirmée d’au moins cinq (05) ans en audit et/ou commissariat aux comptes ;

• avoir conduit au cours des trois (03) dernières années au moins deux (2) missions de commissariat aux comptes prouvées par des documents (certificats
de bonne fin d’exécution et page de garde et de signature des contrats.);

• avoir réalisé au cours des trois (03) dernières années au moins deux missions d’audits comptables et financiers de projets/programmes et prouvées par des documents (certificats de bonne fin d’exécution et page de garde et de signature des contrats.);

• Disposer d’un personnel hautement qualifié:

- Un (1) Chef de mission: Expert-comptable diplômé inscrit tableau de l’Ordre National des Experts Comptables et des Comptables Agréés de Cote d'Ivoire ayant au moins cinq (05) ans d’expérience professionnelle dans le domaine de l’audit et du commissariat aux comptes;

- Deux (2) Auditeurs disposant d’un diplôme de niveau Bac +5 ayant au moins dix (03) ans d’expérience professionnelle dans le domaine de l’audit en général et celle des projets et

Dossiers de candidature

PRESENTATION ET DEPOT DE L’OFFRE DE SERVICE

L’offre technique et l’offre financière seront présentées sous un pli fermé qui portera la mention ci-après :
« CONSULTATION POUR LA SELECTION D’UN COMMISSAIRE AUX COMPTES /OFFRE TECHNIQUE ET FINANCIERE POUR L’AUDIT DES COMPTES DE ONG COVIE A N’OUVRIR QU’EN SEANCE DE DEPOUILLEMENT »

DELAI ET LIEU DE SOUMISSION

Les offres doivent être déposées à COVIE au plus tard le 21 mai 2021 à 17h.
Siège de COVIE à l’adresse indiquée ci-après :
Situation géographique : ABIDJAN, Yopougon- Cité verte- 2ème Tranche Lot 67 non loin du Terminus bus 44

RENSEIGNEMENTS
Pour toute information complémentaire, les représentants des soumissionnaires pourront appeler aux numéros suivants :
Téléphone (+225) 05 64 93 47 16 / 07 09 76 55 94
Fixe : (+225) 27-23 41 14 16

OU écrire aux adresses suivantes : 25 BP1906 ABIDJAN 25
Email : covierecrutement@gmail.com