GROUPE S
recrute
ASSISTANTE DE DIRECTION BTP
Description du poste
GSI recrute pour son entreprise spécialisée dans le BTP, la construction, l’immobilier une Assistante de Direction.
Missions :
Rattachée au Directeur Général l’assistante sera chargée de :
Gérer l’ordre du jour, le planning, le courrier et l’agenda du Directeur ;
Organiser les réunions, et en réaliser les comptes rendus (réunions de la Direction ;
Prendre des rendez-vous, préparer, contrôler et fournir les documents nécessaires aux missions de la Direction ;
Accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers de l’établissement ;
Saisir, mettre en forme divers documents (courriers, rapports, convocations…), les reproduire et/ou les scanner et les diffuser ;
ASSURER LE SUIVI ADMINISTRATIF DES OFFRES ET DES MARCHES DE L’ENTREPRISE
Présélectionner des offres pouvant correspondre aux compétences de l’entreprise et les transmettre au responsable (chef d’entreprise, conducteur de travaux…).
Participer à la constitution administrative du dossier de réponse à la consultation (entreprise isolée, groupement conjoint ou solidaire : différentes pièces, procédures administratives …) sous le contrôle du responsable du dossier.
Assurer le suivi administratif du dossier d’offre accepté jusqu’au démarrage des travaux (pièces, échéances…).
Ouvrir, à la demande du responsable des travaux, un dossier administratif de chantier.
Etablir les factures et situations en collaboration avec les conducteurs de travaux (à qui facturer, mode de règlement, mentions obligatoires des factures, cautionnement, retenue de garantie, compte prorata, respect des délais de paiement…).
Collecter en interne les informations permettant le suivi financier et administratif du chantier en liaison avec les différents services de l’entreprise.
Traiter, c'est-à-dire diffuser ou enregistrer les données reçues.
Suivre et clôturer, en accord avec le responsable du dossier, les chantiers administrativement et financièrement
Gérer le classement et archivages des documents de suivi chantier
Gérer les dossiers d'Appel d'Offres (via Excel et plateformes dédiées)
Gérer la sous-traitance (contrat, agrément et procédures)
Saisir et mettre à jour les bases de données utilisées au sein du l’entreprise (annuaire, catalogues, prix…)
Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers ;
Classer et archiver (papier et numérique) les documents et informations ;
Servir d’appui ponctuel aux chargés de missions de la Direction Générale
Assurer la gestion des commandes ;
Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes de services, etc.)
Organiser des déplacements professionnels
Profil du poste
La candidate doit :
• Avoir un Bac + 2 en assistanat de Direction ou universitaire ;
• Avoir au moins 5 ans d’expérience à un poste similaire ;
• Maîtriser la communication en français et anglais (bilingue) ;
• Avoir une connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat en BTP
• Avoir une très bonne maîtrise des techniques bureautiques ;
• Avoir un savoir-faire opérationnel et une excellente expression orale et de bonnes capacités rédactionnelle ;
• Maîtriser les outils de bureautiques (Word, Excel, PowerPoint…) ;
• Savoir utiliser les modes de communication (téléphone, fax, messagerie, agenda électronique…) ;
• Avoir une capacité d’organisation et être polyvalente ;
• Être discrète et avoir le sens de la confidentialité ;
• Avoir une bonne présentation physique ;
• Avoir un forte capacité d’organisation, être rigoureuse et méthodique ;
• Être capable de résister au stress ;
Dossiers de candidature
Envoyez CV avec photo, lettre de motivation, diplôme, attestation de travail/ certificat de travail à
drhcibtp@gmail.com en précisant en objet « ASSISTANTE DE DIRECTION BTP »