SA.ENTREPRISE
recrute
SECRETARIAT
Description du poste
Description de poste
Afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, appels téléphoniques, ...).
La secrétaire organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.
Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers équipements, suivi de relance clients, gestion administrative du personnel ...) ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, salons, ...).
Activités et compétences de base
• Accueillir une clientèle
• Filtrer des appels téléphoniques
• Organiser le planning d'un responsable, collaborateur
• Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note...)
• Traiter l'information (collecter, classer et mettre à jour)
• Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.)
• Réaliser la gestion administrative des contrats
• Organiser des déplacements professionnels
• Préparer et organiser des réunions
• Saisir des documents numériques
• Réaliser la gestion administrative du courrier
Compétences
• Outils bureautiques
• Notions en BTP
• Gestion administrative
• Normes rédactionnelles
• Sténographie
• Méthode de classement et d'archivage
• Modalités d'accueil
• Techniques de prise de notes
• Techniques de numérisation
• Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise, ...)
Activités
• Suivre l'évolution d'un dossier professionnel
• Construire un dossier professionnel
• Concevoir un tableau de bord
• Réaliser un suivi d'activité
• Actualiser la documentation professionnelle et réglementaire
• Archiver des documents de référence
• Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité
• Organiser des actions de communication
• Réaliser un suivi administratif du personnel
• Organiser la logistique des recrutements et des formations
• Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons
• Suivre les conditions d'exécution d'un contrat
• Coordonner l'activité d'une équipe
Compétences
• Veille informationnelle
• Veille réglementaire
• Organisation d'évènements
• Gestion administrative du personnel
Profil du poste
Cet emploi/métier est accessible avec un diplôme de niveau Bac+2 (BTS, DUT, ...) en assistanat de direction, secrétariat bureautique, bilingue.
Il est également accessible avec un diplôme de niveau Bac (professionnel, technologique, ...) en secrétariat complété par une expérience professionnelle.
Un complément de formation de niveau Licence en droit, gestion comptable ou langues peut permettre d'accéder à des postes à responsabilité.
Dossiers de candidature
envoyer CV + LM a paulphenix4@gmail.com
