Description du poste
L’assistant administratif / Assistante administrative effectue le traitement administratif de dossiers (frappe de courrier, mise en forme de document, ...) et fait suivre les informations (e-mail, notes, fax, ...) pour le compte d'un responsable ou d'un ou plusieurs services en fonction de l'organisation de l'entreprise.
Il/elle s'occupe du suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, de la structure, ...) et de la synchronisation de l’équipe.
Dans le détail, vous aurait pour rôle de :
• Recevoir les visiteurs, clients, fournisseurs, les diriger, noter les messages et planifie les rendez-vous,
• Trier, distribuer, affranchir, enregistrer le courrier et vous occuper de la gestion des messages électroniques
• Rédiger et mettre en forme les documents, les faire suivre et les ranger,
• Organiser les déplacements de membres de l'équipe ou du responsable
• Vérifier l'état des stocks, évaluer les besoins en approvisionnement et définit les commandes à passer
• Actualiser les données de suivi d'activité de la structure (tableaux de bord, tableaux de résultats, ...)
• Surveiller et contrôler l'exécution de contrats de maintenance des équipements de la structure
• Procéder à l'indexation et à l'archivage des comptes rendus de séance, dossiers professionnels.
• Rédige et mettre en page des documents juridiques (contrats, procès-verbaux et jugements, ...)
• S'occuper du suivi administratif des dossiers du personnel et mettre en place la logistique des formations et des recrutements,
Profil du poste
Compétences requises
• Éléments de base en comptabilité
• Éléments de base en droit du travail
• Gestion administrative du personnel
• Modalités d'accueil
• Normes rédactionnelles
• Procédures et circuits administratifs
• Techniques de gestion administrative
• Techniques de prise de notes
• Techniques de secrétariat
• Utilisation d'outils bureautiques
• Utilisation de logiciels de gestion comptable
Qualités requises
• Esprit d’initiative ;
• Qualités managériales ;
• Esprit de synthèse et d’analyse ;
• Rigueur ;
• Travaille sous pression ;
• Organisé ;
• Possède le sens de la communication.
Diplôme et Formation
• BAC +2/3 en secrétariat / assistanat ou tout autre discipline pertinente pour le poste.
• Parler parfaitement l'anglais
Dossiers de candidature
Veillez envoyer votre CV, votre lettre de motivation, votre prétention salariale à l’adresse shilofmedia@gmail.com.
