Détails de l'offre

LA CHAINE DE L'ESPOIR

recrute

RESPONSABLE ADMINISTRATIF, FINANCIER ET LOGISTIQUE

Description du poste

CONTEXTE
La Chaîne de l’Espoir (LCDE), association française de Solidarité Internationale fondée en 1994 a pour mission de réunir tous les moyens et les compétences pour faciliter l’accès aux soins, à l’éducation et au bien-être des enfants démunis, de leurs familles et de leurs communautés. LCDE contribue ainsi directement aux ODD 3 et 4. Chaque année, plus de 100 000 enfants bénéficient des programmes de soins et d’éducation.

La Chaîne de l’Espoir est présente depuis de nombreuses années en Afrique de l’Ouest et est active aujourd’hui dans 13 pays africains. Elle y met en œuvre des programmes pour le renforcement des systèmes de santé nationaux et plus particulièrement pour la promotion et le développement de la chirurgie pédiatrique


MISSION GENERALE : assurer la gestion comptable, financière et budgétaire, la gestion administrative, et la gestion des achats et la logistique dans le respect des réglementations applicables, internes à LCDE ou externes.

Rattaché.e au.à la coordinateur.trice projet (CP), le.la Responsable administratif.ve, financier.ère et logistique est en charge de l’exécution des tâches suivantes :

1. Gestion et suivi comptable
• Assurer la saisie des journaux de banque et journaux de caisse mensuels ;
• Réaliser les affectations comptables et analytiques ainsi que leur contrôle ;
• Assister la préparation des états financiers mensuels ;
• Assurer les clôtures comptables mensuelles ;
• Assister le.la CP dans la production des rapprochements bancaires et inventaires de caisse ;
• Préparer les prévisionnels de trésorerie de l’antenne, valider ceux des partenaires et les soumettre à le.la CP pour validation et soumission au siège ;
• Contrôler l'éligibilité des pièces comptables du projet, y compris des partenaires ;
• Suivre les factures des fournisseurs et assurer le règlement ;
• Accompagner, lorsque c’est nécessaire, les partenaires des projets à la gestion et suivi comptable ;
• Transmettre au siège les états comptables mensuels accompagnés des pièces justificatives.

2. Suivi budgétaire et financier
• Contribuer à la préparation du budget opérationnel du projet et toutes ses activités ainsi que ceux des partenaires ;
• Assurer le suivi budgétaire en réalisé et en prévisionnel du projet, des activités et des contributions des bailleurs institutionnels et privés ;
• Former, suivre et accompagner les associations partenaires du projet dans leur suivi budgétaire ;
• Participer aux réunions de suivi budgétaire en collaboration avec le.la CP et les partenaires
• Assister les exercices de révision budgétaire ;
• Connaître et maîtriser les contrats bailleurs pour la bonne imputation et le respect des règles et des procédures liées aux budgets.

3. Gestion administrative
• Contribuer à la négociation des contrats (achats, locations, etc.) en lien avec le.la CP ;
• Soumettre au.à la CP, établir les contrats et s’assurer de leur suivi administratif ;
• Etablir et tenir à jour les dossiers individuels du personnel, international et national, selon la législation en vigueur localement et les procédures de LCDE y compris les formalités liées au recrutement ;
• Etablir et soumettre à la validation du.de la CP les fiches de paie mensuelles, les déclarations de cotisations, d’impôts et tout autre formalité relative à la rémunération, droits et taxes du personnel ;
• En collaboration avec le.la CP, procéder à toutes les démarches nécessaires pour assurer la conformité de LCDE notamment à la législation en vigueur localement et à tout autre réglementation qui lui soit applicable dans le cadre de ses activités ;
• Alerter sur les évolutions de la réglementation externe qui pourraient avoir des incidences sur les activités ou le statut de LCDE au Mali et en Côte d’Ivoire ;
• Rédiger la partie administrative, financière et logistique du rapport mensuel interne et soumission au.à la CP ;
• Assurer l’archivage, physique et/ou informatique, selon les standards de LCDE, de l’ensemble des documents administratifs, financiers et logistiques de l’antenne ;
• Fournir au.à la CP des informations régulières et actualisées des avancées et défis rencontrés ;
• Contribuer aux travaux relatifs aux audits et autres contrôles, internes ou externes, ainsi qu’à la mise en œuvre des recommandations acceptées ;
• Produire et consolider des rapports de qualité et participer dans l'élaboration des rapports externes (bailleurs, autorités, etc.) à partir des données du projet et des partenaires.

4. Gestion achats et logistique
ACHATS :
• Participer à l’établissement des plans d’achat et d’approvisionnement pour le projet ;
• Réaliser les achats tel que validés par le.la CP, de la demande jusqu’à la réception des articles ou prestations ;
• Constituer tous les dossiers originaux des achats réalisés ;
• Effectuer les commandes régulières pour le fonctionnement du bureau (produits d’entretien, papeterie…) ;
• Tenir à jour le suivi des achats réalisés ;
• Assurer la mise en place d’un réseau de fournisseurs locaux pour son approvisionnement comme pour ses besoins en services. Il/elle connaît le marché local, élabore et tient à jour une base de données sur les fournisseurs et une liste de prix locaux.

GESTION DE STOCK :
• Assurer la gestion des stocks : organisation et modalités de rangement, tenue de fiches de stock, mise à jour du suivi informatique, suivi des rotations, réalisation des inventaires, …

LOGISTIQUE :
• Assurer la gestion du parc d’équipement (informatique, communication, sécurité, etc.) ;
• Effectuer et analyser le suivi des consommations ;
• Veiller à la maintenance et aux réparations des équipements (véhicule, climatisation, etc.) ;
• Assurer la gestion des transports : organisation des déplacements du personnel y compris des missionnés ;
• Assurer le suivi et la réception des frets en lien avec les transitaires et expéditeurs ;
• Assurer l’organisation et la mise en œuvre de la maintenance et de l’entretien du local occupé par LCDE (électricité, plomberie, maçonnerie, etc.) ;
• Contribuer à l’accueil et à l’organisation des séjours des missionnés et organiser les mouvements des équipes dans le cadre des activités.

Profil du poste

FORMATION
BAC + 3 minimum en gestion administrative, financière ou logistique, en gestion de projet de développement ou formation équivalente.

EXPERIENCE PROFESSIONNELLE
Expérience de 3 ans minimum sur un poste similaire, de préférence au sein d’une ONG internationale, Bonne connaissance des financements institutionnels

COMPETENCES ET QUALITES REQUISES
• Très bonne maitrise du Français (oral + écrit), l’anglais serait un plus ;
• Adhésion aux principes humanitaires et au code éthique de La Chaîne de l’Espoir ;
• Patience, flexibilité et capacité d’adaptation ;
• Excellente capacité d’organisation ;
• Rigueur, esprit d’analyse et de synthèse ;
• Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, etc.) ;
• Maitrise de SAGA serait un plus ;
• Aptitude à effectuer des déplacements, notamment entre le Mali et la Côte d’Ivoire ;
• Sens du relationnel et du contact ;
• Sens du travail en équipe ;
• Connaissance des financements des bailleurs institutionnels.

CONDITIONS
• CDD de droit ivoirien avec une société de portage salarial, 1 an renouvelable
• Poste à temps plein
• Salaire proposé : selon profil et expérience, compris entre 400.000 Fcfa et 650.000 Fcfa net négociable en fonction de la pertinence du dossier

Dossiers de candidature

DOSSIER A FOURNIR
• Une Lettre de motivation
• Un curriculum vitae avec trois (3) références professionnelles et contacts

A adresser par courrier électronique au plus tard le 21/08/2020 à : lcdeci.isc@gmail.com 
Précisez en objet : Recrutement LCDE – RAFL ISC/SCOE