HEALTH ALLIANCE INTERNATIONAL (HAI)

recrute

UN ASSISTANT FINANCIER REGIONAL

OFFRE D’EMPLOI NATIONAL POUR UN ASSISTANT FINANCIER REGIONAL A HEALTH ALLIANCE INTERNATIONAL-COTE D’IVOIRE (HAI-CI)

HEALTH ALLIANCE INTERNATIONAL (HAI) est une ONG Internationale de droit américain qui travaille en Côted’Ivoire en partenariat avec le Ministère de la Santé et de l’Hygiène Publique (MSHP) avec pour objectif d’assurer une fourniture complète de soins et traitement aux personnes Infectées et /ou Affectées par le VIH (PIAVIH). Dans le cadre de son projet dénommé « Projet LINKS » financé par le CDC à travers les fonds du PEPFAR, HAI voudrait s’attacher les services d’un Assistant Administratif et Financier.

Poste :  Assistant Administratif et Financier 

Lieu d’affectation : Abengourou 

Superviseur Direct : Chef de bureau 

Date limite de dépôt des candidatures : 12 Août 2020

TACHES ET RESPONSABILITES PRINCIPALES

1.   Administration

• Coordonner l’accueil, le logement et le transport des visiteurs locaux ou internationaux en mission dans le bureau pour le compte de HAI 

• Prospecter pour la recherche de résidences ou d’hôtels répondant aux normes de sécurité et standards de HAI dans la région 

• Réceptionner, enregistrer et classer tous les courriers entrant et sortant du bureau 

• Faire la mise à jour du carnet d’adresse du bureau

2.   Finances

• Préparer le budget prévisionnel mensuel du bureau en collaboration avec les autres départements 

• Préparer les demandes de paiement et établir les chèques pour les différentes activités 

• Tenir la petite caisse du bureau en procédant au décaissement de fonds pour les activités 

• Faire des demandes de réapprovisionnement de la petite caisse 

• Classer les documents comptables selon les réglementations du bailleur et enregistrer dans le logiciel Peachtree 

• Veiller au respect des procédures financières 

• Collecter, vérifier et transmettre par quinzaine les pièces comptables au Bureau Pays 

• Rédiger et transmettre les rapports financiers mensuels au Responsable Financier 

• Effectuer les rapprochements bancaires 

• Assurer les paiements des factures avec les fournisseurs et maintenir à jour la liste et le contacte des fournisseurs, propriétaires ou tout autre interlocuteur des finances 

• Effectuer le suivi des voyages et l’état des chèques émis 

• Faire le suivi de toutes les tâches liées au service financier 

• Veiller au respect des procédures financières 

3.   Logistique

1. A.     Achats

• Faire la gestion du stock des fournitures et des consommables du bureau 

• Mettre à jour les fiches de stock et faire l’inventaire mensuel des stocks 

• Faire le suivi des achats avec l’appui du service logistique du bureau de la Coordination à Bouaké 

• Rechercher des pro-forma pour d’éventuels achats 

• Faire les mises à jour régulière des tableaux de bord relatifs au suivi de l’utilisation du matériel et des consommable du bureau 

• Faire le suivi des travaux de réhabilitation avec le département logistique 

• Veiller au respect des procédures d’achats

1. B.      Gestion du Parc Automobile

• Faire le suivi de l’utilisation des véhicules du bureau et de tout autre véhicule HAI-CI en déplacement dans le bureau à savoir : sorties de service, contrôle de la consommation de carburant, vérification de tout document afférent aux véhicules (impôts annuels, assurance, etc.) 

• Faire le suivi des rechargements des cartes carburant 

• Transmettre hebdomadairement les reçus de prise de carburant au département logistique à la Coordination 

• Effectuer des contrôles périodiques des véhicules du bureau 

• Faire le suivi de l’entretien des véhicules avec les chauffeurs 

• Faire le suivi du planning des missions et des déplacements des véhicules 

• Faire passer des visites médicales annuelles aux chauffeurs 

• S’assurer que tous les véhicules du bureau ont du matériel de première nécessité et des trousses de secours 

• Veiller au respect des procédures relatives à l’utilisation des véhicules HAI-CI

1. 4.              Ressources humaines

• Vérifier et transmettre les fiches de présence mensuelle (Timesheet) au département RH 

• Faire le suivi des congés du personnel avec l’appui du département RH 

• Répondre à toutes les préoccupations du staff en ce qui concerne les Ressources Humaines (assurance, CNPS etc.) 

• Faire le suivi de la mise en œuvre des formations FDFP en collaboration avec les RH 

• Tenir un registre de présence à jour dans le bureau 

• S’assurer que le personnel recruté pour le bureau exerce dans un environnement sain et sécurisé 

• Tenir la boite à pharmacie du bureau 

• Informer les Ressources Humaines de toutes difficultés liées au personnel 

• Veiller au respect du règlement intérieur de HAI-CI

5.   Supervision, communication et formation

• Faire des renforcements de capacité périodique des Chauffeurs 

• S’assurer que tout le personnel du bureau ait une copie dure des Procédures HAI-CI les plus récent 

• Contribuer en collaboration avec les RH au développement et à l’organisation de formation selon les besoins du personnel 

• Coordonner et superviser les activités des chauffeurs, du technicien de surface et de l’Assistant Gestionnaire des Sous Subventions 

• Effectuer les évaluations annuelles des chauffeurs, du technicien de surface et de l’Assistant Gestionnaire des Sous Subventions