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recrute
AGENT ADMINISTRATIF
Description du poste
I / Mission principale du service
L'agent de bureau/agent administratif assure le secrétariat, la réalisation, le suivi administratif et l'archivage des dossiers, Il veille à la circulation de l'information. Il réalise l'activité d'accueil ainsi que des tâches administratives d'appui et de contrôle, paie, il assure le traitement des appels téléphoniques, la réception et l'expédition du courrier.
II / Mission et activité du poste
Mission : Traitement administratif, à ce titre il doit : (activités)
· Réceptionner et rédiger des courriers ;
· Constituer des dossiers administratifs ;
· Étudier une demande ;
· Anticiper et prévenir des besoins des personnes : rappel des échéanciers et des procédures administratives et transmission de l’information ;
· Participer à l’élaboration des supports de communication ;
· Répondre aux demandes d’informations des autres services ;
· Renseigner des tableaux de bord selon les instructions reçues ;
· S’assurer du respect et de l’application des différents règlements et procédures en lien avec son secteur d’activités ;
· Identifier, établir, vérifier et mettre à jour les documents administratifs ;
· Reproduire, diffuser, classer et archiver manuellement des documents ;
· Saisir, mettre à jour et présenter tout type de données ;
· Rédiger, sur consignes, des écrits courants ;
· Gérer les commandes et les stocks de fournitures sous la supervision de son supérieur hiérarchique ;
· Recevoir les personnes et évalue leur demande.
III / Mission principale du service
L'agent de bureau/agent administratif assure le secrétariat, la réalisation, le suivi administratif et l'archivage des dossiers, Il veille à la circulation de l'information. Il réalise l'activité d'accueil ainsi que des tâches administratives d'appui et de contrôle, paie, il assure le traitement des appels téléphoniques, la réception et l'expédition du courrier.
Profil du poste
Les « savoirs » : (de quelles connaissances principales à besoin l’agent ?)
• Communication orale et écrite en français ;
• Connaissance de l’organisation générale et le fonctionnement de l’établissement et de ses composantes ;
• Utiliser les outils bureautiques.
Les « savoir-faire » : (que doit-il être capable de faire ?)
• Répondre chaleureusement et courtoisement aux appels téléphoniques et visiteurs ;
• Prendre le temps nécessaire pour comprendre les demandes des interlocuteurs et leur transmettre l’information demandée ;
• Gérer la confidentialité des informations et des données ;
• Apporter un soin particulier à la qualité des documents qu’il produit et se préoccupe de la qualité de la présentation des documents.
Les « savoir-faire » comportementaux : (quelles sont les façons souhaitables d’agir ?)
• Faire preuve en tout temps de tact ;
• Savoir être Organisé
• Faire preuve de respect et de courtoisie ;
• Être propre et soigné ;
• Savoir être disponible et à l’écoute
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