DESCRIPTION DU POSTE : 

L'Agent d'Accueil oriente et accompagne les visiteurs, partenaires, prestataires et collaborateurs au siège de La Villa Nova, gère le standard téléphonique, réceptionne le courrier et les colis, et veille à la bonne tenue des espaces d'accueil, afin de refléter l'image de rigueur et d'excellence du Groupe. 

MISSIONS DU POSTE : 

1- Accueil physique et orientation des visiteurs : 
• Accueillir avec courtoisie et professionnalisme les visiteurs, partenaires, prestataires et invités du Groupe. 
• Vérifier l'identité et le motif de la visite. 
• Annoncer les visiteurs aux personnes concernées, puis les orienter ou les accompagner vers les bureaux et salles de réunion. 
• Veiller à la confidentialité et au protocole d'accueil, en particulier pour les visiteurs de la Direction Générale. 
• Appliquer les consignes d'accès du siège, en lien avec le personnel de sécurité. 

2- Standard téléphonique et gestion des communications : 
• Réceptionner, filtrer et transférer les appels entrants vers les bons interlocuteurs. 
• Prendre les messages et en assurer la transmission fiable et rapide. 
• Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier, les colis et les livraisons ; remettre sans délai le courrier de la Direction Générale à l'Assistante Exécutive. 

3- Support administratif et logistique de l'accueil : 
• Assurer la réservation et la préparation des salles de réunion, en lien avec l'Office Manager et l'Assistante Exécutive. 
• Accueillir et installer les participants lors des réunions et événements internes et institutionnels du Groupe. 
• Suivre les fournitures et consommables d'accueil et signaler les besoins à l'Office Manager. 
• Participer à la saisie, au classement et à l'archivage des documents courants. 

4- Tenue des espaces et sécurité : 
• Veiller à la propreté, à l'ordre et à la présentation de la réception, des espaces d'attente et des salles de réunion. 
• Respecter et faire respecter les règles de sécurité, d'accès et de confidentialité du siège. 
• Alerter immédiatement l'Office Manager et le personnel de sécurité en cas d'incident ou de comportement suspect. 
• Signaler tout dysfonctionnement matériel (éclairage, climatisation, équipements, informatique) au responsable concerné. 
• Superviser, en coordination avec l’Office Manager, les travaux des différentes prestataires. 

PROFIL RECHERCHE : 

• Bac+2 en secrétariat, assistanat de direction, communication, accueil et relations clientèle, hôtellerie ou domaine équivalent. 
• 2-3 ans d’expérience minimum au poste d’agent d’accueil 

Compétences techniques 
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et des outils de messagerie et de communication. 
• Maîtrise des techniques d'accueil physique et téléphonique, et de la gestion d'un standard et d'un registre de visiteurs. 
• Capacité à s'approprier rapidement l'organisation du Groupe, de ses entités et de ses interlocuteurs clés. 
• Excellente maîtrise du français ; bon niveau d'anglais professionnel apprécié. 

Compétences comportementales (soft skills) 
• Présentation soignée, élégance et sens de la représentation. 
• Discrétion et sens aigu de la confidentialité. 
• Courtoisie, amabilité, écoute et excellent sens relationnel. 
• Ponctualité, rigueur et sens de l'organisation. 
• Réactivité, sang-froid et maîtrise de soi face aux situations délicates ou urgentes.