Dans le cadre du renforcement de son équipe, une agence-conseil en publicité recherche une Assistante de Direction expérimentée, dynamique, organisée et dotée d’un excellent sens relationnel.

MISSION DU POSTE

Rattachée à la Direction, l’Assistante de Direction aura pour mission d’assurer la gestion administrative et organisationnelle du quotidien de la Direction, de faciliter la circulation de l’information et de contribuer à la qualité des relations avec les clients, partenaires, fournisseurs et collaborateurs.

Elle devra être capable de représenter l’image de l'agence avec professionnalisme, élégance, discrétion et courtoisie.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
1. Assistance à la Direction
- Gérer l’agenda et les rendez-vous de la Direction
- Organiser les réunions, rendez-vous et déplacements professionnels
- Préparer les dossiers et documents nécessaires aux réunions
- Assurer le suivi des tâches et actions confiées par la Direction
- Rédiger les comptes rendus de réunions et assurer leur suivi
- Effectuer les relances auprès des interlocuteurs concernés
- Assurer une bonne circulation des informations entre la Direction et les différents services

2. Gestion administrative et rédactionnelle
- Rédiger des courriers administratifs et professionnels
- Préparer des notes, comptes rendus, correspondances et documents officiels
- Mettre en forme des documents professionnels avec une excellente présentation
- Gérer et classer les documents physiques et numériques
- Assurer le suivi administratif de certains dossiers
- Préparer les courriers et réponses destinés aux clients, partenaires et institutions

3. Accueil et relations professionnelles
- Accueillir les visiteurs, clients et partenaires avec professionnalisme
- Répondre aux appels téléphoniques et orienter les interlocuteurs
- Entretenir une excellente relation avec les clients et partenaires
- Savoir communiquer avec différents profils d’interlocuteurs
- Contribuer à donner une image positive, professionnelle et chaleureuse de l’agence

4. Suivi commercial et opérationnel
- Assurer certaines relances clients et partenaires
- Suivre l'avancement de certains dossiers commerciaux ou administratifs
- Préparer des tableaux de suivi
- Participer à la préparation des rendez-vous commerciaux
- Assurer le suivi des devis, contrats, factures ou autres selon les instructions de la Direction

5. Coordination interne
- Faire le lien entre la Direction et les équipes
- Veiller au respect des échéances communiquées par la Direction
- Alerter rapidement la Direction en cas de difficulté ou de retard
- Participer à l'amélioration de l'organisation administrative de l'agence

PROFIL RECHERCHÉ
Nous recherchons avant tout une personnalité professionnelle, mature et fiable, capable d'évoluer dans un environnement exigeant et dynamique.

Formation
- Bac+2 à Bac+4/5 en assistanat de direction, gestion administrative ou domaine similaire
Minimum 5 années d'expérience professionnelle dans un poste d'assistante de direction
Une expérience dans une agence de communication, entreprise de services, cabinet, PME structurée ou environnement professionnel exigeant serait un atout.

COMPÉTENCES TECHNIQUES
La candidate devra notamment :

- Maîtriser parfaitement le français écrit et oral
- Avoir une excellente capacité rédactionnelle
- Savoir rédiger des courriers administratifs et professionnels de qualité
- Avoir une excellente maîtrise de Word, Excel et PowerPoint
- Être à l'aise avec les outils numériques et les outils de communication professionnelle
- Savoir organiser et gérer efficacement un agenda
- Être capable de préparer des réunions et comptes rendus
- Avoir une bonne capacité de classement et d'archivage
- Savoir gérer plusieurs dossiers simultanément
- Dotée d'un très bon feeling humain
- Souriante, courtoise et accueillante
- Capable de travailler sous pression et de gérer les priorités
- Ponctuelle et fiable
- Dynamique, ambitieuse et désireuse d'évoluer professionnellement
- Capable de travailler sous pression et de gérer les priorités ;
- Avoir une excellente capacité de synthèse et de restitution de l'information

La candidate idéale doit être un véritable bras droit administratif de la Direction : elle comprend rapidement les attentes, anticipe, organise, alerte, relance et facilite le travail du dirigeant.

Elle doit également avoir suffisamment de maturité professionnelle pour être en contact avec des dirigeants d'entreprises, cadres, institutions, clients importants et partenaires.

Elle devra être capable de représenter l'agence avec une attitude irréprochable.

La maîtrise de l'anglais serait un véritable atout.