Missions et responsabilités

* Soutenir le département dans toutes les tâches liées à l’administration, y compris la gestion du parc de véhicules des RH et les activités administratives.
* Assister l’équipe RH afin d’assurer le bon fonctionnement et l’efficacité des locaux physiques d’un bâtiment ou d’une organisation.

Gestion immobilière – Bâtiments administratifs et appartements résidentiels

* Veiller au respect des réglementations en matière de santé et de sécurité.
* Éliminer les matières dangereuses de toutes les zones accessibles aux employés et aux visiteurs.
* Identifier, évaluer et recommander des propriétés résidentielles adaptées au personnel expatrié, en tenant compte de la sécurité, des commodités, de la proximité des bureaux et des écoles, ainsi que des conditions du marché local.
* Traiter et suivre les factures dans l’outil SAP, notamment en affichant les factures entrantes et en vérifiant les mentions légales.
* Gérer et superviser tous les travaux d’entretien et de réparation courants, préventifs et d’urgence des bâtiments administratifs et des résidences des expatriés, notamment la plomberie, l’électricité, le CVC, les générateurs, les systèmes de traitement de l’eau, la menuiserie et la peinture.
* Assurer la liaison avec les entrepreneurs, fournisseurs et prestataires de services locaux, notamment les services de nettoyage, de lutte contre les nuisibles, de sécurité et de jardinage, et assurer leur supervision afin de garantir la qualité du travail et le respect des accords de niveau de service.
* Assurer la liaison avec les services des achats et des magasins pour l’achat et la fourniture de fournitures de bureau ainsi que d’autres services ou équipements de bureau.
* Coordonner et superviser l’entretien courant, l’entretien préventif et les réparations des systèmes et équipements des bâtiments.
* Veiller au respect de toutes les réglementations et normes pertinentes en matière de santé, de sécurité et d’environnement, notamment en matière de sécurité incendie et de codes du bâtiment.
* Mettre en œuvre et contrôler les procédures et protocoles de sécurité, en effectuant régulièrement des audits de sécurité et des évaluations des risques.
* Négocier les contrats de location et les contrats avec les propriétaires et agences immobilières, en veillant à obtenir des conditions favorables et à respecter la législation en vigueur.
* Superviser l’aménagement initial des nouvelles résidences des expatriés, y compris l’ameublement, les raccordements aux services publics (électricité, eau, Internet) et la mise à disposition des équipements ménagers essentiels.
* Effectuer des inspections approfondies avant l’emménagement et s’assurer que les propriétés répondent à des normes élevées en matière de sécurité, de propreté et de fonctionnalité.
* Aider à l’aménagement de l’espace, aux déménagements de bureaux et aux réaménagements.
* Gérer l’inventaire et l’approvisionnement en fournitures de bureau.
* Assurer la liaison avec les entrepreneurs et les fournisseurs externes pour les réparations et les services spécialisés, en garantissant la qualité du travail et le respect des délais.
* Assurer la liaison avec les services concernés afin de garantir une réponse efficace aux demandes de renseignements.
* Fournir un soutien administratif aux clients internes, notamment en matière de support technique.
* Contribuer à la performance globale du service en réalisant les objectifs qui lui sont assignés.
* Réaliser son évaluation de performance (PMS à mi-parcours et en fin d’année).
* Participer aux formations afin de développer ses compétences.
* Effectuer toute autre tâche assignée par le Responsable des Installations de temps à autre.

Profil du poste

Formation et expérience professionnelle

* BAC+3 en Administration, Transport, Sciences de gestion ou dans une discipline connexe.
* 5 ans d’expérience professionnelle substantielle.
* Bonne connaissance de la législation nationale.
* Bonne maîtrise de l’anglais professionnel, à l’oral et à l’écrit.
* Expérience professionnelle avérée en tant qu’Agent administratif, Administrateur ou dans un poste similaire.
* Solides connaissances des procédures administratives.
* Excellentes compétences interpersonnelles et communicationnelles, avec la capacité d’interagir efficacement avec des personnes issues de milieux culturels divers.
* Expérience avec les logiciels de gestion administrative, notamment MS Office (Excel et Word en particulier).
* Solides compétences organisationnelles et aptitude à résoudre les problèmes.
* Solides compétences en matière d’organisation et de gestion du temps.
* Excellentes compétences en communication écrite et orale.
* Capacité à travailler de manière autonome et en équipe.
* Souci du détail et approche proactive.
* Bonnes connaissances informatiques et maîtrise de la suite Microsoft Office.
* Connaissance approfondie des politiques et normes QHSE locales et approuvées par la DCCI.
* Bonne connaissance des normes ISO 9000 et du TPM.