Une entreprise recrute une Assistante exécutive et coordination en stage pour appuyer la direction et les équipes dans l’organisation, le suivi des priorités et la gestion administrative quotidienne. Elle devra garder une vision claire des échéances et actions en cours, organiser les réunions, effectuer les relances nécessaires et maintenir une documentation fiable. Le poste est ouvert à un profil junior : rigueur, autonomie, anticipation et aisance numérique priment sur l’expérience. La maîtrise de Microsoft Office ou Google Workspace et des outils de visioconférence est indispensable. La candidate doit être capable de travailler en français et en anglais.

Rôles et missions
• Gérer et tenir à jour les agendas, réunions, rendez-vous, invitations calendrier et liens de visioconférence de la direction et des équipes.
• Tenir à jour les priorités, échéances, actions et livrables par mission ou équipe, effectuer les relances nécessaires et signaler les risques de retard ou de blocage.
• Préparer, lorsque nécessaire, des comptes rendus courts, relevés de décisions et listes d’actions à l’issue des réunions.
• Créer, renseigner et maintenir des tableaux de suivi fiables sur Excel ou Google Sheets pour les activités, échéances, prestataires et éléments administratifs.
• Assurer le classement, l’archivage et l’organisation des documents administratifs, notamment les devis, factures et pièces relatives aux fournisseurs ou prestataires.
• Maintenir la traçabilité des documents reçus et émis afin de savoir ce qui est entré, sorti, traité ou reste en attente, et identifier les pièces manquantes.
• Participer au suivi administratif des fournisseurs et prestataires et prendre progressivement en main les plateformes et procédures internes après formation.
• Rédiger et mettre en forme des mails, documents, présentations ou tableaux en français et en anglais, et organiser les dossiers numériques sur les espaces collaboratifs.

Compétences recherchées
• Très bonne maîtrise de Microsoft Office ou Google Workspace, en particulier Excel/Google Sheets, Word/Google Docs et PowerPoint/Google Slides.
• Bonne maîtrise des outils de messagerie, calendrier et visioconférence : Outlook, Gmail, Google Calendar, Teams, Google Meet, Zoom ou équivalents.
• Capacité à construire et maintenir des tableaux de suivi simples, lisibles et fiables, et à organiser correctement les documents numériques.
• Très bon niveau de français écrit et oral, avec un anglais professionnel permettant de comprendre, rédiger et échanger dans un contexte de travail.
• Rigueur, attention aux détails, sens du suivi, capacité à hiérarchiser les priorités et à anticiper les besoins ou échéances.
• Aisance numérique, capacité à apprendre rapidement de nouveaux outils et respect de la confidentialité des informations traitées.
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Ce que nous vous offrons
• Une expérience concrète au contact direct de la direction et de plusieurs équipes dans un environnement fortement digitalisé.
• Une montée en compétence sur l’organisation opérationnelle, la gestion administrative, le suivi d’activités et les outils numériques professionnels.
• Une exposition à plusieurs métiers et projets pour développer rapidement autonomie, polyvalence et sens des responsabilités.
• Un cadre de travail agréable, calme et confortable, avec une possibilité d’évolution selon les performances et les besoins de l’entreprise.

Rémunération
Indemnité de stage : 80.000FCFA.