Objectifs

Sous la responsabilité du responsable programme cellule et en étroite collaboration avec les membres des cellules et les missions, l’Assistant.e Cellule Opérationnelle facilite l’organisation administrative et le fonctionnement quotidien des Cellules Régulière, d’Urgence et Unit for pilot and innovative opérations (UPIO).

Il/elle appuie la production, la gestion, l’archivage et la diffusion des informations et documents opérationnels, et apporte un support à distance ou en présentiel aux missions et aux équipes des cellules et de la Task Force selon les priorités.

Responsabilités principales

       Organisation administrative et appui aux cellules

o   Planifier et organiser le calendrier de mouvement du personnel des cellules (visite terrain, vacances…)

o   Coordonner avec l’admin le planning des briefings et débriefings du personnel international et assure l’accueil et l’orientation de son passage sur la cellule à Abidjan

o   Préparer et organiser les réunions internes et externes des cellules et assurer le suivi des décisions et actions.

o   Appuyer l’organisation des évènements majeurs et exercices opérationnels (MYR, ARO…)

2.        Rédaction, reporting et communication interne

o   Assurer la prise de notes et la rédaction des comptes rendus des réunions cellule, événements majeurs et exercices opérationnels.

o   Gérer le classement, l’archivage et la mise à jour des documents des cellules, tout en garantissant leur accessibilité et la confidentialité des informations sensibles.

o   Participer à la relecture, reformulation et mise en forme des rapports, présentations, propositions et autres productions écrites.

o   Assure la coordination avec les référents GIS pour la production des supports cartographiques des cellules.

o   Traduire les documents au besoin

o   Rédiger les courriers institutionnels de la cellule, demande et suivi des réunions externes avec les différentes institutions à Abidjan.

3.        Responsabilités spécifiques à la section MSF / Contexte

o   Visite terrain : apporter un support aux missions avec présence physique dans les pays d’intervention au besoin et sous demande des missions.

o   Effectuer des recherches documentaires en lien avec l’activité de la cellule (Sociologie, histoire, politique, etc..) et à la demande du manager.

Pré-requis du poste

Formation

o   Diplôme universitaire dans le domaine de l’administration, la gestion des ressources humaines, gestion de projets, relations internationales, sciences politiques ou sociales, ou domaine équivalent.

Compétences

o   Rigueur, autonomie, proactivité et sens du service.

o   Bonnes connaissances de la cartographie (GIS), ouvert à des outils collaboratifs en Iigne

o   Capacité à gérer des informations sensibles et confidentielles.

o   Intérêt avéré pour l'aide humanitaire d'urgence

o   Capacité à travailler sous pression, dans des contextes d’urgence et avec des interlocuteurs multiples.

o   Esprit d’équipe, diplomatie et capacité à collaborer dans un environnement multiculturel.

Expériences professionnelles requises

o   Expérience dans un environnement administratif, opérationnel, humanitaire ou international souhaitée.

o   Une expérience au sein du mouvement MSF ou une connaissance de son environnement opérationnel constitue un avantage.

o   Expérience ou intérêt pour le travail avec les missions et les équipes terrain.

Connaissance Linguistique

·       Niveau professionnel en Français et Anglais (Requis)

Postulez Maintenant !