Division : Administration
Supervisé par : Directeur Administration et Finance
Supervise : Chauffeurs / Assistants de Bureau / Assistants Administratifs / Personnel de Nettoyage et Maintenance / Autres personnels des Services Généraux, selon le cas
Bande : C
Lieu : Côte d’Ivoire

OBJECTIF DU POSTE

L’Office Facilities Manager, sous la supervision du Directeur de l’Administration et des Finances (DAF), supervise l’administration du bureau, la logistique et la gestion des installations du Millennium Challenge Account Côte d’Ivoire Régional (MCA), afin d’assurer la fourniture rapide et efficace de services de soutien de haute qualité.

Le poste est responsable de la gestion des services généraux, y compris les opérations du bureau, la maintenance, la sécurité et la gestion des équipements, afin de garantir un environnement de travail sûr, fonctionnel et bien entretenu.

L’Office Facilities Manager supervise le personnel des services généraux et veille au respect des plans de travail établis, des procédures internes et des directives de mise en œuvre du MCA et de la Millennium Challenge Corporation (MCC).

Le rôle comprend également la supervision des infrastructures du bureau, de la maintenance des installations, de la gestion des équipements et de la flotte de véhicules, ainsi que la coordination des polices d’assurance couvrant les biens, le personnel et les véhicules.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

• Gérer les opérations quotidiennes des plateformes administratives et des services généraux, y compris la flotte de véhicules, la logistique des missions et déplacements, la maintenance et le nettoyage des bureaux, la gestion du courrier, des fournitures de bureau, des équipements, ainsi que les activités d’aménagement ou de rénovation, selon le cas.

• Superviser le développement et la mise en œuvre des politiques, procédures et normes des services généraux ; examiner et approuver les demandes de fournitures et services ; assurer une communication efficace et le respect de ces procédures au sein du MCA et auprès des prestataires.

• Mettre en place et maintenir des outils de reporting et tableaux de bord conviviaux pour soutenir le suivi des activités administratives, logistiques et des services généraux au profit de la direction et du personnel du MCA.

• Gérer le système de gestion des actifs du MCA, y compris la tenue de registres précis et la réalisation d’inventaires physiques réguliers afin de garantir la responsabilité et la bonne utilisation des équipements.

• Superviser et fournir des orientations sur la gestion du pool de chauffeurs et des véhicules officiels, en veillant à une planification efficace des missions terrain, au respect des protocoles de sécurité, à une maintenance adéquate et à une utilisation optimale des ressources de transport.

• Réaliser des inspections régulières des bureaux et installations du MCA pour s’assurer du respect des normes de sécurité, sûreté et fonctionnement, et maintenir un environnement de travail propice à la productivité du personnel et aux interactions avec les partenaires.

• Superviser la gestion des fournitures et équipements du bureau, y compris la planification et la coordination des achats, le suivi des niveaux de stock, la vérification des livraisons, et la facilitation de l’accès aux biens et services couramment utilisés.

• Assurer le suivi, la documentation et la remise de tous les équipements du MCA, y compris la résolution rapide des problèmes liés aux équipements et leur communication.

• Coordonner avec la fonction des achats pour garantir la bonne exécution des processus de passation administrative, y compris la vérification de la documentation des fournisseurs (contrats, livrables, notes de réception) et la préparation de la documentation d’acceptation pour les achats administratifs.

• Servir de point focal pour les prestataires de services généraux, en veillant à ce que les spécifications de service, les coûts et les normes de qualité soient clairement définis, suivis et respectés.

• Assurer la résolution rapide des problèmes techniques et liés aux installations dans les bureaux du MCA, en coordination avec les prestataires concernés.

• Collaborer avec les équipes projets et opérations du MCA, le MCC et d’autres parties prenantes pour soutenir l’utilisation efficace des systèmes et outils de gestion du bureau, contribuant à une mise en œuvre efficiente, à une gestion des ressources optimisée et au contrôle qualité des activités du Compact.

• Superviser la gestion des polices d’assurance relatives aux biens, au personnel et aux véhicules, en garantissant une couverture adéquate, la conformité et le renouvellement dans les délais.

• Exécuter toute autre tâche connexe assignée par le Directeur Administration et Finance.

EXIGENCES

Formation, expérience et compétences techniques

• Licence en gestion, administration de bureau ou domaine connexe.

• Au moins sept (7) années d’expérience professionnelle dans la prestation de services administratifs / gestion de bureau.

• Maîtrise courante du français avec d’excellentes compétences de communication orale.

• Maîtrise professionnelle de l’anglais.

• Compétences informatiques, notamment la maîtrise des applications Microsoft Office : Word, Excel et PowerPoint.

• Familiarité avec les systèmes de gestion.

COMPÉTENCES PRÉFÉRÉES

• Expérience dans la gestion de contrats et de prestataires de services, y compris le suivi des performances, des coûts et de la qualité du service.

• Expérience antérieure en Côte d’Ivoire ou dans un contexte similaire en Afrique de l’Ouest fortement souhaitée.

• Expérience au sein d’organisations de développement international, y compris bailleurs, ONG ou institutions gouvernementales, souhaitée.

• Familiarité avec le MCA, la Banque Mondiale ou des environnements similaires de projets financés par des bailleurs constitue un atout.

• Expérience dans la coordination avec des institutions gouvernementales et des parties prenantes locales en Côte d’Ivoire souhaitable.

• Connaissance des normes de santé et sécurité au travail, des pratiques de sécurité de bureau et de la gestion des installations, est un avantage.

• Expérience dans la gestion des polices d’assurance liées aux biens, au personnel et/ou aux véhicules, est un atout.

NOTE ADDITIONNELLE

Cette description de poste peut être révisée ou mise à jour selon les besoins pour assurer son alignement avec l’orientation stratégique et la structure de l’organisation.

Toute révision est soumise aux politiques et procédures applicables des Ressources Humaines, et les versions officielles sont conservées par le service RH.

MCA Côte d'Ivoire Régional applique une politique de recrutement transparente : aucun paiement ni frais de quelque nature que ce soit ne sont demandés aux candidats durant le processus de recrutement.

CANDIDATURE

Les candidat(e)s intéressé(e)s sont invité(e)s à transmettre leur CV et leur lettre de motivation à l'adresse suivante :

Recruitment@mcaciregional.ci

Date limite de candidature : 25 août 2026.