Position: Réceptionniste
(H /F)
Division: Administration
Supérieur hiérarchique : Office Manager
Location: Côte d’Ivoire
Bande: B

Objectif du Poste

Le Millennium Challenge Account (MCA) Régional en Côte d’Ivoire, en collaboration avec le Gouvernement de Côte d’Ivoire et le Millennium Challenge Corporation du Gouvernement des États-Unis d’Amérique, met en œuvre des projets dans le cadre du compact de 322,5 millions de dollars visant à répondre aux défis de développement du pays à travers la mise en œuvre du Compact Énergie Régional de la Côte d’Ivoire.
Le(la) Réceptionniste sert de premier point de contact pour les visiteurs, les appelants et les autres parties prenantes interagissant avec MCA–Côte d’Ivoire Régional et est responsable de fournir un soutien professionnel, courtois et efficace à l’accueil et au front office. Ce rôle contribue à maintenir un environnement de bureau positif et bien organisé en gérant les services de réception, en traitant les communications entrantes, en soutenant les protocoles de gestion des visiteurs, et en assistant dans les tâches administratives courantes.
Le(la) Réceptionniste soutient le bon déroulement des communications et des opérations de réception du bureau en accueillant les visiteurs, en répondant aux demandes générales, en orientant les invités, en recevant et en transférant les appels, en coordonnant les services de courrier et de messagerie, et en fournissant un appui administratif selon les besoins. Le rôle exige professionnalisme, confidentialité et réactivité dans toutes les interactions, tout en garantissant le respect des procédures internes et des exigences de sécurité.


Tâches et Responsabilités

- Accueillir, recevoir et orienter les visiteurs, invités et prestataires de services de manière courtoise, professionnelle et utile.
- Gérer les appels téléphoniques entrants, notamment en répondant, filtrant, transférant les appels, en prenant des messages précis et en fournissant des informations de base lorsque nécessaire.
- Servir de premier point de contact à la réception et veiller à ce que tous les visiteurs soient pris en charge rapidement et conformément aux procédures établies.
- Maintenir les procédures de gestion des visiteurs et de sécurité du front desk, y compris l’enregistrement des visiteurs, le suivi des registres, la coordination des exigences de contrôle d’accès et l’émission de badges visiteurs, le cas échéant.
- Recevoir, trier, enregistrer et distribuer le courrier, les livraisons de messagerie et la correspondance officielle, et coordonner l’envoi du courrier et des services de messagerie.
- Soutenir la planification et la coordination des réunions, rendez-vous et réservations de salles, y compris l’organisation logistique de base si nécessaire.
- Maintenir la zone de réception et le front office propres, organisés et présentables en tout temps afin d’assurer une première impression positive de MCA–Côte d’Ivoire Régional.
- Fournir un soutien administratif routinier à l’Unité Administration et Ressources Humaines ainsi qu’aux autres départements, notamment la préparation de documents, l’archivage, le scan, la photocopie, la saisie de données et la gestion des dossiers.
- Soutenir la préparation et l’organisation de documents, formulaires et matériels nécessaires aux réunions, aux visiteurs et aux opérations quotidiennes.
- Surveiller la disponibilité des fournitures de base de réception et de bureau et informer le personnel concerné lorsque les stocks doivent être réapprovisionnés.
- Répondre aux demandes simples du personnel, des visiteurs et des parties prenantes externes, et référer les questions au bureau ou au membre du personnel approprié lorsque nécessaire.
- Maintenir la confidentialité, le professionnalisme et un haut niveau de service client dans toutes les interactions et tâches administratives.
- Contribuer à l’efficacité du fonctionnement du bureau en accomplissant toute autre tâche connexe assignée par le superviseur.


Exigences (Formation, Expérience, Compétences Techniques)

Formation:
• Diplôme d'études secondaires requis. Une formation complémentaire, une certification ou un diplôme en Administration de Bureau, Administration des Affaires, Secrétariat ou un domaine connexe est souhaité.
Experience:
• Au moins cinq (5) années d’expérience professionnelle pertinente dans des fonctions de front desk, réception, soutien de bureau ou assistance administrative.
• Une expérience dans la gestion des appels entrants, l’accueil des visiteurs, la coordination du courrier/messagerie, le soutien à la planification et les tâches administratives courantes est souhaitée.
• Une expérience dans un environnement de bureau professionnel, de préférence au sein du gouvernement, de projets financés par des bailleurs, d’organisations internationales ou de bureaux corporatifs, est un atout.
Connaissances, Compétences et Aptitudes :
• Maîtrise des applications Microsoft Office, notamment Word, Excel, Outlook et PowerPoint.
• Bonne capacité de communication orale et écrite.
• Solides compétences organisationnelles et capacité à gérer efficacement plusieurs tâches.
• Connaissance des procédures administratives et de bureau, ainsi que des pratiques de réception.
• Forte orientation service client et capacité à interagir professionnellement avec un large éventail d’interlocuteurs internes et externes. Capacité à maintenir la confidentialité, le professionnalisme et la courtoisie dans toutes les interactions.
• Le candidat doit maîtriser parfaitement le français ; la maîtrise de l'anglais à l'oral et à l'écrit est un atout


Cette description de poste peut être révisée/actualisée au besoin afin d’assurer son alignement avec l’orientation stratégique et la structure de l’organisation. Toute révision est soumise aux politiques et procédures applicables des Ressources Humaines, et les versions officielles sont conservées par les Ressources Humaines.
MCA–Côte d’Ivoire Régional applique une politique de recrutement transparente : aucun paiement ni frais de quelque nature que ce soit ne sont demandés aux candidats durant le processus de recrutement.

Les candidat e s intéressé e s sont invités à transmettre leur CV et leur lettre de motivation à l'adresse suivante :
Recruitment@mcaciregional.ci au plus tard le 25 août 2026